Что такое и как осуществляется сортировка фильтрация данных
Ваш персональный компьютер
Сортировка и фильтрация
Сортировка – это расположение записей списка по возрастанию или убыванию значений какого-либо столбца.
Основное отличие фильтра от упорядочивания – это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.
Совместное использование сортировки, фильтрации и условного форматирования может помочь принимать более эффективные решения, основанные на анализе данных.
При работе со списками наиболее важными для анализа данных являются сортировка и фильтрация. В Excel 2007 появились новые возможности сортировки и фильтрации, такие как выбор нескольких значений в автофильтрах, сортировка или фильтрация по цвету, а также «быстрые фильтры» для отдельных типов данных.
Для того, чтобы Excel смог автоматически выбирать диапазон, строку с итоговыми данными следует отделить от сортируемого диапазона пустой строкой.
Сортировку можно выполнить:
а) вкладка Главная, группа Редактирование, кнопка Сортировка и фильтр, команда сортировка от минимального к максимальному, сортировка от максимального к минимальному (этот способ удобно использовать для сортировки списка по данным одного столбца), настраиваемая сортировка;
б) вкладка Данные, группа Сортировка и фильтр, кнопка Сортировка (этот способ можно применять для сортировки как по одному столбца, так и по нескольким столбцам).
Программа Microsoft Excel: сортировка и фильтрация данных
Для удобства работы с большим массивом данных в таблицах, их постоянно нужно упорядочивать по определенному критерию. Кроме того, для выполнения конкретных целей, иногда весь массив данных не нужен, а только отдельные строки. Поэтому, чтобы не путаться в огромном количестве информации, рациональным решением будет упорядочить данные, и отфильтровать от других результатов. Давайте выясним, как производится сортировка и фильтрация данных в программе Microsoft Excel.
Простая сортировка данных
Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.
Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.
Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».
Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.
Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».
Список перестраивается в обратном порядке.
Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).
Настраиваемая сортировка
Но, как видим, при указанных видах сортировки по одному значению, данные, содержащие имена одного и того же человека, выстраиваются внутри диапазона в произвольном порядке.
А, что делать, если мы хотим отсортировать имена по алфавиту, но например, при совпадении имени сделать так, чтобы данные располагались по дате? Для этого, а также для использования некоторых других возможностей, все в том же меню «Сортировка и фильтр», нам нужно перейти в пункт «Настраиваемая сортировка…».
После этого, открывается окно настроек сортировки. Если в вашей таблице есть заголовки, то обратите внимание, чтобы в данном окне обязательно стояла галочка около параметра «Мои данные содержат заголовки».
В поле «Столбец» указываем наименование столбца, по которому будет выполняться сортировка. В нашем случае, это столбец «Имя». В поле «Сортировка» указывается, по какому именно типу контента будет производиться сортировка. Существует четыре варианта:
Но, в подавляющем большинстве случаев, используется пункт «Значения». Он и выставлен по умолчанию. В нашем случае, мы тоже будем использовать именно этот пункт.
В графе «Порядок» нам нужно указать, в каком порядке будут располагаться данные: «От А до Я» или наоборот. Выбираем значение «От А до Я».
Итак, мы настроили сортировку по одному из столбцов. Для того, чтобы настроить сортировку по другому столбцу, жмем на кнопку «Добавить уровень».
Появляется ещё один набор полей, который следует заполнить уже для сортировки по другому столбцу. В нашем случае, по столбцу «Дата». Так как в данных ячеек установлен формат даты, то в поле «Порядок» мы устанавливаем значения не «От А до Я», а «От старых к новым», или «От новых к старым».
Таким же образом, в этом окне можно настроить, при необходимости, и сортировку по другим столбцам в порядке приоритета. Когда все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
Как видим, теперь в нашей таблице все данные отсортированы, в первую очередь, по именам сотрудника, а затем, по датам выплат.
Но, это ещё не все возможности настраиваемой сортировки. При желании, в этом окне можно настроить сортировку не по столбцам, а по строкам. Для этого, кликаем по кнопке «Параметры».
В открывшемся окне параметров сортировки, переводим переключатель из позиции «Строки диапазона» в позицию «Столбцы диапазона». Жмем на кнопку «OK».
Теперь, по аналогии с предыдущим примером, можно вписывать данные для сортировки. Вводим данные, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, столбцы поменялись местами, согласно введенным параметрам.
Конечно, для нашей таблицы, взятой для примера, применение сортировки с изменением места расположения столбцов не несет особенной пользы, но для некоторых других таблиц подобный вид сортировки может быть очень уместным.
Фильтр
Кроме того, в программе Microsoft Excel существует функция фильтра данных. Она позволяет оставить видимыми только те данные, которые вы посчитаете нужными, а остальные скрыть. При необходимости, скрытые данные всегда можно будет вернуть в видимый режим.
Чтобы воспользоваться данной функцией, становимся на любую ячейку в таблице (а желательно в шапке), опять жмем на кнопку «Сортировка и фильтр» в блоке инструментов «Редактирование». Но, на этот раз в появившемся меню выбираем пункт «Фильтр». Можно также вместо этих действий просто нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+L.
Как видим, в ячейках с наименованием всех столбцов появился значок в виде квадрата, в который вписан перевернутый вниз треугольник.
Кликаем по этому значку в том столбце, по данным которого мы собираемся проводить фильтрацию. В нашем случае, мы решили провести фильтрацию по имени. Например, нам нужно оставить данные только работника Николаева. Поэтому, снимаем галочки с имен всех остальных работников.
Когда процедура выполнена, жмем на кнопку «OK».
Как видим, в таблице остались только строки с именем работника Николаева.
Усложним задачу, и оставим в таблице только данные, которые относятся к Николаеву за III квартал 2016 года. Для этого, кликаем по значку в ячейке «Дата». В открывшемся списке, снимаем галочки с месяцев «Май», «Июнь» и «Октябрь», так как они не относятся к третьему кварталу, и жмем на кнопку «OK».
Как видим, остались только нужные нам данные.
Для того, чтобы удалить фильтр по конкретному столбцу, и показать скрытые данные, опять кликаем по значку, расположенному в ячейке с заглавием данного столбца. В раскрывшемся меню кликаем по пункту «Удалить фильтр с…».
Если же вы хотите сбросить фильтр в целом по таблице, тогда нужно нажать кнопку «Сортировка и фильтр» на ленте, и выбрать пункт «Очистить».
Если нужно полностью удалить фильтр, то, как и при его запуске, в этом же меню следует выбрать пункт «Фильтр», или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+Shift+L.
Кроме того, следует заметить, что после того, как мы включили функцию «Фильтр», то при нажатии на соответствующий значок в ячейках шапки таблицы, в появившемся меню становятся доступны функции сортировки, о которых мы говорили выше: «Сортировка от А до Я», «Сортировка от Я до А», и «Сортировка по цвету».
Умная таблица
Сортировку и фильтр можно также активировать, превратив область данных, с которой вы работаете, в так называемую «умную таблицу».
Существует два способа создания «умной таблицы». Для того, чтобы воспользоваться первым из них, выделяем всю область таблицы, и, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке на ленте «Форматировать как таблицу». Данная кнопка находится в блоке инструментов «Стили».
Далее, выбираем один из понравившихся стилей, в открывшемся перечне. На функционал таблицы выбор влиять не будет.
После этого, открывается диалоговое окно, в котором можно изменить координаты таблицы. Но, если вы ранее выделили область правильно, то больше ничего делать не нужно. Главное, обратите внимание, чтобы около параметра «Таблица с заголовками» стояла галочка. Далее, просто нажать на кнопку «OK».
Если вы решили воспользоваться вторым способом, тогда тоже нужно выделить всю область таблицы, но на этот раз перейти во вкладку «Вставка». Находясь тут, на ленте в блоке инструментов «Таблицы», следует нажать на кнопку «Таблица».
После этого, как и в прошлый раз, откроется окно, где можно скорректировать координаты размещения таблицы. Жмем на кнопку «OK».
Независимо от того, каким способом вы воспользуетесь при создании «умной таблицы», в итоге получите таблицу, в ячейках шапки которой уже будет установлены значки фильтров, описанные нами ранее.
При нажатии на этот значок, будут доступны все те же функции, что и при запуске фильтра стандартным способом через кнопку «Сортировка и фильтр».
Как видим, инструменты сортировки и фильтрации, при правильном их использовании, могут значительно облегчить пользователям работу с таблицами. Особенно актуальным вопрос их использования становится в том случае, если в таблице записан очень большой массив данных.
Помимо этой статьи, на сайте еще 12470 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Сортировка и фильтрация данных
Чтобы отсортировать текстовое поле, содержащее цифры, в порядке возрастания или убывания значений, нужно дополнить их ведущими нулями до одинаковой длины. Например, данные 001, 011, 101 будут отсортированы правильно, даже если они определены как текстовые.
При сортировке записей по нескольким полям сортировка осуществляется последовательно, слева направо. Поэтому поля сортировки должны быть смежными и располагаться в нужной последовательности.
В отличие от сортировки, которая упорядочивает информацию, фильтрация позволяет извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям. Например, можно создать фильтр, который находит в таблице Клиенты всех клиентов, проживающих в Сиэтле, или клиентов, разместивших заказы после 18 января.
Работая с таблицами и формами, можно задавать простые фильтры. Обычно эти фильтры относятся к выделенному полю, но, если к результатам отбора применить дополнительные фильтры, область просмотра сузится еще больше.
Фильтрация записей осуществляется с помощью команды Фильтр (Filter) в меню Записи (Records), кнопок на панели инструментов и команд в контекстном меню. Доступ к этим командам зависит от конкретной ситуации.
При фильтрации таблицы, записи, не отвечающие условиям отбора, не удаляются, а просто перестают отображаться.
Если точное значение критерия отбора неизвестно, можно воспользоваться заменителями символов (wildcard characters). Наиболее распространенные из них: символ «*» заменяет любое число символов, символ «?» заменяет один символ, символ «#» заменяет одну цифру.
С помощью функции Изменить фильтр (Filter By Form) можно легко и быстро создать сложный фильтр, основанный на содержимом полей таблицы. Если открыть таблицу, а затем щелкнуть на кнопке Изменить фильтр (Filter By Form) вместо записей таблицы отобразится пустая строка, ячейки которой представляют собой поля со списками, содержащими все значения, встречающиеся в данном столбце таблицы.
Выбрав элемент из списка, можно щелкнуть на кнопке Применить фильтр (Apply Filter), чтобы отобразить только те записи, которые содержат выбранное значение.
Если таблица содержит десятки полей, использование функции Изменить фильтр (Filter By Form) усложняется, поскольку приходится прокручивать таблицу по горизонтали. В этом случае лучше воспользоваться кнопкой Изменить фильтр (Filter By Form) в режиме формы. Вместо исходной формы отобразится пустая форма, предназначенная для создания фильтра. Если щелкнуть в любом поле, а затем щелкнуть на стрелке, появится список всех значений поля. Выбрав значение и щелкнув на кнопке Применить фильтр (Apply Filter), щелкните на кнопке Следующая запись (Next), чтобы отобразить первую из отобранных записей. Воспользуйтесь кнопками перехода, чтобы просмотреть остальные записи.
Функция Изменить фильтр (Filter By Form) применима как в режиме таблицы, так и формы. В тех случаях, когда проще задать фильтр в форме, а просматривать результаты удобнее в таблице, можно быстро создать форму, воспользовавшись функцией Автоформа (Autoform). Затем, определив фильтр в форме, можно переключиться в режим таблицы для просмотра результатов.
Сортировка и фильтрация записей в Access
Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.
О сортировке и фильтрации
Сортировка записей
В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.
Для сортировки записей:
После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».
Фильтрация записей
Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.
В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.
Чтобы создать простой фильтр:
Создание фильтра из выделения
Чтобы создать фильтр из выделения:
Создание фильтра из поискового запроса
Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.
Фильтрация текста по поисковому запросу
Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:
Фильтрация чисел с поисковым термином
Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:
Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.
Средства работы с базами данных (списками). Сортировка и фильтрация данных
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Понятие о списке (базе данных Excel)
Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 5.1 рис. 5.1) и используют соответствующую терминологию:
Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.
Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.
Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.5.1 рис. 5.1) необходимо:
Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные.
Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис.5.1) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.
Сортировка данных в списке
Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.
Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.
В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (рис. 5.2 рис. 5.2, а) параметром Сортировать по.
Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.
В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом – от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),
При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.
Кнопка выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 5.2 б рис. 5.2): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки – обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.
Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные > Фильтр.
Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные> Форма.
Автофильтрация
Команда Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (рис. 5.3 рис. 5.3). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора.
По отдельному столбцу в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:
Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.
Каждая часть условия включает:
Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить. Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.
Расширенный фильтр
Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка:
Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогда его называют множественным критерием.
Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).
Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:
Этап 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра. Область критериев поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий.
Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.
Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:
Правила формирования множественного критерия:
Пример1. Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету п1 на оценки 4 или 5 можно записать несколькими способами:
1-й способ. Множественный критерий сравнения- все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка- оператор сравнения со значением константы.
2-й способ. Множественный критерий сравнения – все условия (точные значения полей) находятся в одной строке, столбец Оценка используется дважды, связка И.
3-й способ. Множественный критерий сравнения – условия (точные значения полей) записаны в двух строках, связка ИЛИ.
Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Формула строится с использованием: адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (числа, текст, дата, логическая константа), операторов отношения.
Внимание! Имя столбца, содержащего формулу вычисляемого критерия, должно отличаться от имени столбца в списке.
Пример2. Выбрать записи о сдаче экзаменов студентами группы 133 с оценкой ниже общего среднего балла или записи с оценкой 5:
После завершения ввода вычисляемого критерия в ячейке должна появиться логическая константа ИСТИНА или ЛОЖЬ – результат применения сформированного вычисляемого критерия по отношению к первой записи списка; формулу критерия можно просмотреть лишь в строке формул. Этот же критерий можно было записать по-другому: