Что такое документальное наследие
Архивы — память общины 
Материалы семинара: Европейские архивы бахаи
Поддержите этот сайт, установите у себя наш баннер
Этот сайт о памяти общины. Присылайте рассказы о своей общине бахаи. Мы их опубликуем в нашем блоге.
«. ничто так не символизирует единение народа, как общая память», – Сергей Миронов, Председатель Совета Федерации.
ПАМЯТЬ МИРА
Память мира: Общие руководящие принципы сохранения документального наследия
2.6 Документальное наследие: определения
2.6.1 Программа «Память мира» охватывает документальное наследие человечества.
Документом является все то, что «документирует» или «регистрирует» какие-либо сведения посредством целенаправленного интеллектуального действия. Хотя понятие документа носит всеобщий характер, следует констатировать, что некоторые культуры больше других «привержены документам». В силу этой и иных причин не все культуры будут в равной степени представлены в глобальном документальном наследии и, тем самым, в рамках программы «Память мира». Так, например, нематериальное и устное наследие является прерогативой других программ ЮНЕСКО.
2.6.2 Для целей программы «Память мира» документальное наследие определяется как:
• движимое (с учетом, однако, изложенной ниже оговорки);
• состоящее из знаков/кодов, звуков и/или изображений;
• сохраняемое (носители информации не являются живыми объектами);
• воспроизводимое и поддающееся переносу с одного носителя на другой;
• продукт преднамеренного процесса документирования.
Обычно сюда не включаются объекты, являющиеся частью какой-либо неподвижной структуры, такой, как здание или природный объект; предметы, на которых имеются знаки/коды, не соотносимые с их предназначением, или объекты, созданные в качестве невоспроизводимых «подлинников», такие, как произведения живописи, трехмерные артефакты или предметы искусства как таковые. Однако, некоторые документы, такие, как настенные надписи, петроглифы и наскальные рисунки, не являются движимыми (см. также сноску к пункту 2.7.3).
2.6.3 Считается, что документ имеет два компонента: информационное содержание и носитель, на котором оно размещается. Оба эти компонента могут быть весьма разнообразными, и они в равной мере важны в качестве элементов памяти. К ним можно отнести, например, следующие:
текстовые материалы, такие, как рукописи, книги, газеты, афиши и др. Текстовое содержание может быть нанесено тушью, чернилами, карандашом, краской и др. Носителем может служить бумага, пластик, папирус, пергамент, пальмовые листья, кора, текстильная ткань, камень или иная основа, на которую наносится текст;
в равной степени нетекстовые материалы, такие, как рисунки, оттиски, карты, ноты и др.;
аудиовизуальные материалы, такие, как фильмы, диски, магнитофонные пленки и фотографии, представленные в аналоговых или цифровых форматах с помощью механических, электронных или иных средств, которые имеют материальную основу с нанесенным на нее слоем носителя информации, где размещается содержание 4;
виртуальные документы, такие, как веб-сайты, размещаемые на серверах: носителем может служить жесткий диск или магнитофонная пленка, а содержание представлено в виде электронных данных.
Хотя срок эффективной службы некоторых носителей может быть коротким, оба этих компонента, как правило, тесно взаимосвязаны. Важно по мере возможности иметь доступ к обоим из них. Перенос содержания с одного носителя на другой в целях сохранения или обеспечения доступа может оказаться необходимым или удобным, однако в ходе этого процесса может быть утрачена некоторая информация или контекстное содержание.
2.6.4 Единицей документального наследия может быть отдельный документ любого характера. Это может быть также и группа документов, такая, как коллекция, собрание, или архивный фонд. Коллекция – это комплект подобранных по отдельности документов.
Собрание представляет собой коллекцию или совокупность коллекций, находящуюся в распоряжении какого-либо учреждения или отдельного лица, либо же фонд или серию архивных материалов, или их свод, размещенные в каком-либо архивном учреждении. К числу таких учреждений могут относиться библиотеки, архивы, образовательные, религиозные и исторические органы, музеи, правительственные учреждения и культурные центры.
2.6.5 Архивные фонды формируются в согласованном порядке государственными
административными службами, корпоративными органами и отдельными лицами в рамках их обычной деятельности. Однако в силу своей строгой избирательности реестры «Памяти мира» не могут включать в себя все материалы государственных и частных архивов, невзирая на возможную важность соответствующих органов или отдельных лиц.
Значительная часть архивных материалов касается местных, национальных и, порой, региональных проблем.
2.6.6 Определение документального наследия будет нуждаться в периодическом толковании, и окончательное суждение выносится Международным архивным советом. При этом будут учитываться первоначальная цель, предназначение или направленность соответствующего объекта: например, для ответа на вопрос о том, относится ли данное произведение живописи к документальному наследию, необходимо установить, заключалась ли первоначальная цель произведения живописи в документальной регистрации либо оно представляет собой прежде всего субъективное самовыражение художника.
2.6.7 Программа «Память мира» не делает различий между государственным и частным документальным наследием за исключением признания неодинаковых форм хранения. При всем том, что механизмы обеспечения доступа могут быть весьма разнообразными в зависимости от конкретной политики или используемых средств, значение имеет именно объект, а не его местонахождение или владелец. Сопутствующие обстоятельства, как и право владения с течением времени меняются.
2.6.8 Хотя записанные образцы устной истории после своего появления на свет становятся частью документального наследия и их создание поощряется, особенно в культурах, в рамках которых устные традиции служат одним из важных факторов, программа «Память мира» не дублирует другие программы ЮНЕСКО, занимающиеся этой конкретной областью наследия.
4 Определение носителя аудиовизуальной информации, содержащееся в пункте А 3.2.3 книги «Философия аудиовизуального архивирования», принято в качестве нормативного.
Сохраним документальное наследие лекция
Тема лекции:
«СОХРАНИМ ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ НАСЛЕДИЕ – СОХРАНИМ ИСТОРИЮ»
План изложения:
Вступление.
1. Документальное наследие – составная часть историко-культурного наследия.
2. Как создается документальное наследие?
3. Где хранится документальное наследие?
4. Научно-практическое использование архивных документов.
5. Что хранится в государственных архивах Гродненщины?
Заключение.
Основные цели лекции:
1. Дать сведения о документальном наследии, его хранении и научном использовании.
2. Кратко сообщить, какие документы хранятся в гродненских архивах.
3. Привлечь внимание о важности создания, архивирования и хранения документов.
2.
По вопросам правильного оформления документов существует в нашей республике достаточно большая нормативно-правовая база: Государственный стандарт СТБ 6.38-2004, Инструкции по ведению делопроизводства, Правила подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденные Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 года № 359, Альбомы форм документов, различные Методические рекомендации, разъяснения, образцы, шаблоны и т.п.
Очень важно выполнение их требований, ибо в дальнейшем от этого зависит правильное архивирование и сохранность документов. Для этих целей в организациях ежегодно утверждаются номенклатуры дел, образовываются экспертные комиссии по отбору документов к уничтожению, уничтожение документов ведется комиссиями по актам. Ответственность за делопроизводство как и за архив организации согласно законодательства Республики Беларусь несет руководитель. Им издается приказ о назначении конкретного ответственного лица за ведение делопроизводства и содержание архива.
В нашей республике действуют четыре основные Инструкции по ведению делопроизводства: общая, по административным процедурам, по обращениям граждан и по секретному делопроизводству.
(Показать и прокомментировать три Инструкции, Гостандарт, Правила и др.)
5.
В Гродно на пл. А. Тызенгауза, 2 располагается государственное учреждение «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно». В нем хранится 1200 фондов, более 400,0 тыс. единиц хранения с ХУ1 века до начала ХХ века. Это документы учреждений бывшей Гродненской губернии и бывших Виленского, Дисненского, Лидского, Ошмянского уездов Виленской губернии Российской империи. Особый интерес представляют документы Канцелярии гродненского губернатора и губернского правления, губернского по крестьянским делам присутствия, а также документы об Отечественной войне 1812 года, о восстании 1830-1831 годов, о событиях 1905-1907 годов в России. Имеются фонды статистического комитета, управления земледелия и государственных имуществ, дирекции народных училищ, врачебного отделения, депутатского собрания, религиозных конфессий и др. Фонды личного происхождения помещиков Быховцев, Слизней, Булгариных и «Инвентари помещичьих имений» часто используются при ответах на запросы генеалогического и имущественного характера. Эти запросы исполняются на платной основе. В архиве хранятся документы о деятельности Т. Костюшко, Э. Ожешко, А. Пашкевич (Тетки), И. Луцевича (Янки Купалы), М. Огинского, М. Богдановича, Л. Заменгофа и др. На хранении в архиве находятся инвентарные описания, планы, карты, чертежи, дневники, письма, метрические и похозяйственные книги периода Х1Х – начала ХХ веков. Если кто-то заинтересовался родословной своей семьи, то надо обращаться в этот архив. Сейчас на такой вид запросов уже имеется очередь более одного года. Архив готовится к переезду в новое здание на ул. Горького (бывшая столовая завода «Радиоприбор», напротив ООО «Молочный мир»). Сейчас архив располагает небольшим читальным залом.
В подчинении отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Гродненского облисполкома находятся два областных государственных архива и два зональных. В состав отдела входят также сотрудники архива органов, регистрирующих акты гражданского состояния (ЗАГС).
Ведущим в нашей области является учреждение «Государственный архив Гродненской области», которое находится в специальном здании по ул. Дзержинского, 84 в г. Гродно. На хранении находится более 1600 фондов, более 500,0 тыс. единиц хранения с 1919 года. Самые ранние документы относятся к периоду создания на Гродненщине первых органов Советской власти. Имеется значительный комплекс документов на польском языке учреждений Белостокского и Новогрудского воеводств Польши до 1939 года. Среди них – отчеты, донесения, информации, переписка, списки избирателей, учащихся, преподавателей, перечни имений, фольварков и их жителей, приговоры польского суда, документы о содержании в гродненской тюрьме Ф.Пестрака, В. Тавлая, М. Машары и др. Представлено также немало документов на немецком языке периода немецко-фашистской оккупации. Они хранятся без перевода и редко используются. Самый большой массив документов – документы советского периода о деятельности органов власти и организаций по различным направлениям народного хозяйства. Документы разнообразные по видам: протоколы, решения, постановления, приказы, отчеты, планы, уставы, штатные расписания, сметы расходов и доходов, материалы народного контроля, правоохранительных органов, налоговых инспекций и др. С 90-х годов ХХ века по документам можно проследить создание и деятельность кооперативов, открытых акционерных обществ, предпринимательских структур. В фондах личного происхождения – документы философа, члена-корреспондената АН СССР, уроженца г.Гродно А.О.Маковельского, профессоров Гродненского государственного университета имени Янки Купалы Я.Н.Мараша и В.Н.Черепицы, писателя А.Н.Карпюка, директора архива, заслуженного деятеля культуры БССР А.Н.Плешевени, доктора медицинских наук профессора Гродненского государственного медицинского института В.И.Бжеского, участников Октябрьской социалистической революции, гражданской войны, Великой Отечественной войны, передовиков социалистического строительства. В архиве хранятся также секретные документы органов власти и организаций. Архив ежегодно комплектуется документами более 500 организаций г. Гродно, Берестовицкого, Гродненского, Зельвенского, Волковысского, Мостовского, Свислочского и Щучинского районов. В архиве имеется лаборатория по реставрации документов, работает читальный зал. Действуют локальная компьютерная сеть, компьютерная программа по контролю за рассмотрением обращений граждан и организаций. Свыше 1000 дел сканировано и переведено на электронные носители (диски CD и DVD).
В нашей области сохранен бывший архив обкома партии, который сейчас называется «Государственный архив общественных объединений Гродненской области» и находится на ул. Замковая, 20 в г. Гродно. Здесь на хранении более 1,0 тыс. фондов, свыше 250,0 тыс. дел периодов 1918-1920, 1939-1941, 1944-2002 годов. Значительная часть секретных партийных документов сейчас рассекречена. Архив хранит партийные и комсомольские документы Белостокского и Гродненского обкомов партии, городских и районных партийных органов, партийных и комсомольских организаций, политотделов военкомата и МТС, воспоминания ветеранов партии, войны и труда. Документы 1918-1920 годов рассказывают об установлении Советской власти в Западной Белоруссии, 1939-1940 годов – о вхождении Западной Белоруссии в состав БССР. Документов периода немецкой оккупации не много. Они повествуют о партизанском движении, гродненском подполье, освобождении Гродненщины от немецко-фашистских захватчиков. Полно и хорошо сохранились документы послевоенного периода: протоколы партийных конференций и пленумов, заседаний бюро, отчеты, справки, информации, уставы, доклады, списки, штатные расписания, бухгалтерские документы. В архив поступают документы политических партий и общественных объединений, женских, молодежных организаций, национальных обществ и благотворительных фондов. Среди документов личного происхождения – фонд доктора исторических наук, профессора, бывшего первого секретаря партии КПБ В.П.Верхося. Имеется коллекция фотодокументов (негативы, пленки) по истории Гродно и Гродненской области в 1920-1939 и 1944-1990 годах. Архив располагает небольшим читальным залом. В связи с предстоящей реконструкцией комплекса зданий Нового замка по указанию руководства облисполкома в настоящее время изучается вопрос о переносе фондов архива в другое помещение. С 2013 года часть малоиспользуемых фондов переведена в архив Пенсионного фонда Гродненской области по ул. Дзержинского, 88 в г. Гродно.
С 1963 года на Гродненщине работают зональные государственные архивы в г. Лиде и г. Новогрудке. В них хранятся документы организаций закрепленных районов с 1944 года. В лидском архиве – Лидского, Вороновского, Ивьевского, Островецкого, Ошмянского и Сморгонского районов, в новогрудском – Новогрудского, Дятловского, Кореличского и Слонимского районов. В связи с реконструкцией и возведением пристройки лидский архив временно не комплектуется.
В области работают Гродненский городской и 16 районных территориальных архивов, в которых находятся на хранении документы ликвидированных организаций и индивидуальных предпринимателей, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Названия фондов и перечни хранимых документов можно узнать на сайте главного управления юстиции Гродненского облисполкома в разделе «Архивное дело и делопроизводство».
Кроме вышеназванных архивов, на территории Гродненской области действуют архив органов, регистрирующих акты гражданского состояния (ЗАГС), который располагается в г. Гродно на ул. Социалистическая, 35, и нотариальный архив Гродненской области на проспекте Космонавтов, дом 37-а в г. Гродно. В их деятельности имеются отличия по сравнению с государственными архивами, как по комплексу хранимых документов, так и по порядку их комплектования. Справки о выдаче ими сведений можно получить по телефонам: 77 09 54 (архив ЗАГС) и 75 21 93 (нотариальный архив).
Заключение.
В целом архивы различных уровней решают важнейшую задачу. Они обеспечивают отбор и хранение документального наследия государства и принеманского края. Без архивов невозможно сохранить историю народа, обеспечить социальные права граждан, решать их запросы и обращения.
Какова перспектива архивного дела?
Бережно сохраняя и разумно используя архивные документы на бумажной основе, необходимо активнее внедрять новые информационные технологии в архивную практику, развивать поисковые системы, смелее переходить на электронный документооборот, создавать архивы для хранения электронных документов, не допуская их повреждений и потерь документов.
Сохраняя документы, мы сохраняем историю.
Доклад председателя Архивного совета РАН чл.-корр. В.П. Козлова на заседании Президиума РАН 17 июня 2014 г.
Доклад председателя Архивного совета РАН
чл.-корр. В.П. Козлова на заседании Президиума РАН
Архивный фонд РАН: состояние и перспективы развития.
1.Общая характеристика документального наследия РАН
Документальное наследие академических учреждений является одной из крупнейших в нашей стране информационных систем, создававшейся в течение почти трех столетий и структурированной в настоящее время в единый и неделимый документальный комплекс, обеспечивающий научные разработки и отражающий их ход и результаты. Оно является материализованным символом российской фундаментальной науки, навсегда запечатлев ее озарения и взлеты, ее нелегкие и выдающиеся страницы истории. Одновременно это не поддающееся балансовой оценке совокупность материальных ценностей. Это рукописи научных трудов, и другие материалы из личных архивов ученых, материалы научных экспедиций, документы о деятельности академических учреждений и организаций, начиная с момента создания Академии в XVIII в. В документальном наследии РАН находятся коллекции уникальных памятников письменности, древние славянские, западноевропейские и восточные рукописи, НАПРИМЕР, на десятках языков народов России и мира. Древнейшие документы в Институте восточных рукописей датируются VIII —X веком до нашей эры! Это одно из крупнейших в мире документальных собраний по истории науки, насчитывающее около 3 млн. единиц хранения и в соответствии с Законом об архивном деле РФ являющееся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
Документальное наследие РАН непосредственно зафиксировало состояние российской науки в разные периоды ее существования. В то же время ему присуще свойство воспоминательности благодаря наличию значительного количества мемуарных источников, НАПРИМЕР, ( слайд 8). Оно отражает непрерывность ее развития несмотря на различные катаклизмы в ее истории и истории страны. Документальное наследие РАН носит системный характер, объединяя тысячи архивных фондов и коллекций по всем направлениям научного знания. В нем прошлое российской науки, экспериментальные и источниковые данные упакованы естественным образом – так как организовывалась и развивалась наука через ее документированную упорядоченность. Это наследие неизменчиво и неприкосновенно, оно хранит память о науке такой, какая зафиксирована в документах, что обеспечивается специальными условиями ее сбережения и правилами учета. Документальное наследие уже около трех столетий находится в постоянном востребованном состоянии – в специальных исследованиях и документальных публикациях, а также в социальной защите нескольких поколений научных и других работников РАН.
В своей деятельности по пополнению, сохранению и использованию документального наследия фундаментальной науки академические учреждения обязаны руководствуются Законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» ( от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ) (слайд 9), Уставом РАН и другими нормативными документами, в том числе специальными. Закон об архивах впервые закрепил за РАН право постоянно, т.е. вечно, хранить документы и коллекции, возникшие или собранные в процессе деятельности академических учреждений. Ниже увидим, что в настоящих условиях в связи с этим законом возникла определенная проблемность.
2. Современная система организации хранения документального наследия РАН
Современная система организации хранения документального наследия РАН определена давно устаревшим в ряде своих норм «Положением об Архивном фонде Российской академии наук», утвержденном Постановлением РАН от 21.04.1994 № 125.
Она включает (слайд 10):
13 академических архивов с постоянным составом документов, которым представлено право государственного хранения документов:
— научные архивы Сибирского, Уральского отделений РАН (в Дальневосточном отделении сформирован архив Президиума ДВО); научные архивы Бурятского, Иркутского, Якутского научных центров СО РАН, отдел ««Научный архив и энциклопедия» Коми научного центра УрО РАН; научные архивы Дагестанского, Карельского, Кольского, Уфимского научных центров, объединенный научный архив Пущинского научного центра;
— 10 архивов с постоянно-переменным составом документов — научно-отраслевые, мемориальные архивы и научные архивы учреждений РАН, которым предоставлено право постоянного хранения исторически сложившегося комплекса документов, собранных учреждениями для проведения научных исследований в: Институте русской литературы (Пушкинском Доме), Институт востоковедения, Институте восточных рукописей, Санкт-Петербургском институте истории, Институте мировой литературы (включая Архив А.М.Горького), Санкт-Петербургском институте истории, Институте археологии, Институте истории материальной культуры, Бурятском институте монголоведения, тибетологии и буддологии БНЦ СО РАН.
— текущие архивы юридически самостоятельных учреждений и организаций РАН, передающие свои документы в Архив РАН и региональные научные архивы с постоянным сроком хранения.
Кроме того, документальные памятники Архивного фонда РАН хранятся в академических музеях и библиотеках.
3.Документальное наследие РАН как информационная система
Документальное наследие РАН представлено множеством документов, уходящим в бесконечность. Никто не знает их числа, но это не означает, что их невозможно упорядочить и строго учесть для эффективного поиска и сохранности. Архивный фонд и опись находящихся в нем архивных дел являются классификационной единицей и учетным инструментом. Опись одновременно является и по сей день основным поисковым средством. Перед вами образцы описей архивного фонда Президиума РАН и личного архивного фонда академика Энгельгардта.
Традиционная опись как учетный документ сохранит свою роль и значение и в будущем, поскольку архивный документ – это не только источник информации, но и материальная ценность. Однако как поисковое средство опись утрачивает свое значение в связи с внедрением современных информационных технологий. Начиная с 90-х годов учреждения РАН в рамках скромных финансовых возможностей ведут работу по информатизации основных архивных процессов. Электронные описи, каталоги, базы данных позволяют осуществлять тематический поиск нужной информации. В Архиве РАН разработан совместимый с ИС АРАН программный модуль «Typer», для подготовки описей в электронном формате и последующего включения информации в ИС АРАН. Архивы 12 учреждений РАН в Москве уже перешли к составлению электронных описей с использованием программного модуля: институты биологии гена, биохимической физики, физической химии и электрохимии, экономики, физики атмосферы, Главный ботанический сад и др. Архивом РАН разработан программный комплекс имеющий учетные функции и функции электронного каталога, создана информационная система. В Интернете представлена ее web-версия. Создан и ведется сайт «Архивы Российской академии наук», задуманный как корпоративный сайт академических архивов.
4. Основные проблемы современного состояния академического документального наследия
Хотелось бы довести до сведения участников сегодняшнего заседания одно очевидное, но далеко не всем известное, понятное и принимаемое положение. Пополнение, сохранение и трансляция документальной памяти – вещи затратные и лишь частично компенсируемые, причем, иногда с болезненными для информационной безопасности страны, потерями. Архив как самостоятельная структура или архивохранилище как подразделение научного учреждения сравнимы по затратам на их содержание с техническими лабораториями любого негуманитарного научного учреждения. Затраты на их содержание – не только необходимы, постоянны, но и вечны, если только есть у государства и общества посыл к вечному сохранению документальной памяти. Давно в прошлом остались образы архивов, созданные Осоргиным в романе «Сивцев Вражек» или Ильфом и Петровым в «Двенадцати стульях». Там же, в прошлом, остались образы тех, кто организует и транслирует документальную память, вроде «Менделя-Букиниста» Анатоля Франса или «Фисуна» у Ивана Бунина в его рассказе «Архивное дело».
Хочу заметить, что за последние 15 лет в нашей стране для преодоления обывательского небрежения архивов сделаны важные позитивные шаги. На слайде вы можете увидеть как теперь хранится документальная история России Х1Х в., часть ее военно-морской истории или истории советской экономики. Ведомства, которым в соответствии с законом об архивах предоставлено право депозитарного хранения, уже озаботились постройкой современных архивохранилищ. Новые хранилища в последние годы получили документы МВД, МЧС, МО. Картинок не нашел в Интернете!
Есть позитивные примеры материально-технического обеспечения хранилищ академических учреждений. Архив РАН (Москва) имеет специализированное здание, архивохранилища, оборудованные системами кондиционирования и пожаротушения, металлическими стеллажами. Построено новое здание Бурятского института монголоведения, тибетологии и буддологии БНЦ СО РАН с современным архивохранилищем. В Институте русской литературы к 200-летнему юбилею А.С. Пушкина оборудовано новое хранилище рукописей и архивных документов. Современное оборудование для хранилища приобретено Институтом мировой литературы. Введены в строй система пожаротушения в Санкт-Петербургском филиале Архива РАН, система обеспечения нормативного температурно-влажностного режима, противопожарного оборудования в хранилищах Санкт-Петербургского института истории.
Однако все эти позитивные примеры случайны, они не носят программного, системного характера, т.е. не затрагивают всю инфраструктуру сохранения документального наследия академических учреждений. Самая болевая точка этой инфраструктуры сегодня – филиал Архива РАН в Санкт-Петербурге. Его не изменявшаяся с начала ХХ в. площадь исключает прием документов санкт-петербургских академических учреждений уже на протяжении более пятидесяти лет, а инфраструктура восходит к 30-м годам прошлого века. А там хранится вся дореволюционная история Академии, включая личные фонды первых академиков, в том числе Ломоносова. Только недавно усилиями РАН, выдающихся ученых, к юбилею М.В. Ломоносова, правительством было принято решение о включении строительства нового здания СПБ филиала Архива РАН в инвестиционную программу, выделены необходимые финансовые средства. Проектирование здания несколько затянулось из-за того, что Архиву пришлось добиваться выделения земельного участка для строительства. Участок выделен и прошел практически все этапы регистрации.
Заметим, что и многие академические институты, хранящие крупные научные коллекции архивных документов например, такие как Пушкинский Дом, Институт восточных рукописей РАН и др. не в полной мере обеспечены хранилищами и оборудованием для создания нормативных условий хранения документов.
В тоже время существует немало проблем научного, научно-методического и научно-организационного характера в области архивного дела академических учреждений и организаций.
Такой статус Архивной службы ФАНО объясняется тремя причинами.
Во-первых, возможная оптимизация сети академических учреждений в соответствии с Законом РФ об архивном деле в РФ потребует оперативного решения вопросов сохранения их текущих архивов и коллекций. Обоснованное в профессиональном и экономическом отношении разрешение этой проблемы, на мой взгляд, очевидно – это передача таких архивов и коллекций в существующий архив РАН, так же как и архивов учреждений двух других академий.
Во-вторых, уникальные архивные коллекции учреждений РАН, давно вошедшие в научный оборот, не могут быть отторгнуты от учреждений, их создававших или ими образовавших. Их отторжение будет означать разрушение этих учреждений и потребует сохранения архивных фондов и коллекций в специальных однопрофильных архивохранилищах. В современном мире наличие крупных документальных собраний характерно для ведущих исследовательских центров, например Гуверовского института войны, революции и мира, амстердамского института социальной истории и др.
В третьих, создание Архивной службы ФАНО даст возможность организовать архивное дело ведомства на единой нормативной и методической основе как это предусмотрено Законом Российской Федерации об архивном деле и остающимися не внедренными в текущие и исторические архивы РАН «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН», зарегистрированных в Минюсте РФ в 2007 г. Внедрение этих правил в деятельность учреждений, хранящих документальное наследие РАН, могло бы стать вторым шагом упорядочения этого наследия.
Третий шаг – это разработка, утверждение и внедрение комплекса нормативно-методических документов, регулирующих пополнение, сохранение и использование документального наследия академических учреждений. Это система этих документов, без наличия которых сегодня любая ведомственная архивная служба, тем более имеющая статус депозитарного хранения, нормально функционировать просто не может. Она включает Положение о документальном наследии академических учреждений, Положения о ЦЭПК ФАНО, типовые положения о ЦЭК регионального отделения и научного центра, об экспертной комиссии учреждения по отбору документов на постоянное хранение, о научном архиве регионального отделения и научного центра, о научно-отраслевом архиве учреждения, об архиве учреждения РАН, «Перечень документов со сроками хранения РАН, академических учреждений, организаций и предприятий».
Четвертый шаг – это реализация нормы закона об архивах в Российской Федерации, связанной с централизованным государственным учетом и поиском документов Архивного фонда Российской Федерации. Эта норма предполагает обязательное представление в Федеральное архивное агентство в электронном формате данных о каждом архивном фонде по нескольким десяткам параметров с последующим размещением их на портале «Архивы России» в виде Центрального фондового каталога документов АФ РФ для публичного пользования. Ныне на этом портале (слайд 32) уже размещены сведения о более чем 588 тысячах архивных фондов. Ни одного фонда академических архивов здесь не представлено. Документальное наследие академических структур просто еще не готово к этому из-за медленного внедрения на единой основе в ее функционирование современных архивных технологий.
Одна из важных задач деятельности академических архивов – представление их информационных ресурсов во все более широких масштабах в Единой информационной системе РАН (ЕИС РАН). Для решения этих вопросов необходима разработка единой целевой программы информатизации академических архивов как подпрограммы программы «Архивное дело РАН» или Программы информатизации.
Следующий шаг связан с недопущением разрушения репрезентативности академического документального наследия. Мне не хотелось бы здесь приводить примеры такого разрушения, угрожающе складывавшиеся в последние два десятилетия в печальное явление. Его парирование не требует существенных материальных затрат – необходимо лишь соблюдение общеизвестных нормативов, например, связанных со сроками хранения документов в текущих архивах академических учреждений. Длительное время сверх нормативов документы хранятся, например, в Институте российской истории, Институте востоковедения, Институте истории естествознания и техники, Институте мировой экономики и международных отношений, Физико-техническом институте им. А.Ф. Иоффе (с 1918 г.!), и ряде других. Только Институт государства и права начал передавать документы, хранившиеся с 1935 г.! Это серьезная проблема, негативно сказывающаяся на обеспечении сохранности документального наследия РАН.
В результате, в текущих архивах скапливаются за многие годы документы, часто не имеющие научно-технического описания. И в отраслевых отделениях РАН нередко документы не обрабатываются, имеются случаи утраты части документов. Есть случаи повреждения или уничтожения архивных документов из-за аварий техногенного характера (повреждения систем отопления, водоснабжения и канализации) институтах. Так, утрачена часть архива почти за 20 лет Института русского языка РАН. В Пушкинском Доме из-за несанкционированного срабатывания системы пожаротушения расположенной в архивохранилище были повреждены некоторые документы классиков русской литературы XIX в., И.А. Крылова, Д.В. Григоровича Пушкинской коллекции печатных изданий.
В разное время в системе АН СССР существовали научно-координационные советы и комиссии по архивному делу, аналогичные по задачам и функциям действующим в настоящее время Библиотечному и Музейному советам. Только недавно было принято постановление Президиума РАН о создании научно-координационного Архивного совета РАН, который приступил к рассмотрению актуальных вопросов развития архивного дела в РАН, подготовки предложений по их решению и перспективному развитию, повышению уровня научно-методического руководства и координации деятельности архивохранилищ учреждений и организаций РАН, независимо от их подчинения, разработки проектов документов общеакадемического характера. Совет провел опрос своих членов о возможном статусе академических архивов, обсудил проект положения о ЦЭПК РАН, направил письма в ФАНО с рядом предложения по вопросам архивного дела РАН. (Не получил ответа). Но для эффективной работы Совета необходимо формирование специальной программы и выделение соответствующих средств, хотя бы в объеме, имеющемся у Музейного совета.
Заключая свой доклад, хотел бы подчеркнуть: все, что мы знаем о нашем прошлом, о прошлом фундаментальной науки пришло не трансцедентно, а основано на документальных источниках академического документального наследия. Его собирали и сохраняли поколения людей, действуя в разных исторических условиях. Сегодня эти условия в очередной раз стремительно меняются. Очень бы хотелось, чтобы решение глобальных задач развития фундаментальной науки не заслонили необходимость устранения проблемных вопросов ее документального наследия, не остались на периферии академической реформы и без внимания со стороны и Президиума РАН и ФАНО.