Что такое документ в делопроизводстве

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

К организационным документам предприятия можно отнести:

К распорядительным документам относятся:

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.

Нормативно-правовая база

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:

Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Номенклатура дел

Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.

Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).

Источник

Что такое документ в делопроизводстве

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions

Дата введения 2014-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы

3 Термины и определения

3.1 Общие понятия

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36 реквизит документа: Элемент оформления документа.

37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Источник

Что такое документ в делопроизводстве

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions

ОКС 01.040.01
01.140.20
ОКСТУ 0090
0006

Дата введения 2014-03-01

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012* (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
_______________
* Вероятно, ошибка оригинала. Следует читать: ГОСТ Р 1.0-2012. – Примечание изготовителя базы данных.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – светлым, синонимы – курсивом*.
_______________
* В бумажном оригинале обозначение и номер стандарта приводятся обычным шрифтом. – Примечание изготовителя базы данных.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004* Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
________________
* На территории Российской Федерации документ не действует. Действуют ГОСТ Р 1.5-2012, ГОСТ Р 1.7-2008. – Примечание изготовителя базы данных.

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

3. Термины и определения

3.1. Общие понятия

1. делопроизводство: деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. управление документами: деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. архивное дело: деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. служба делопроизводства: структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. архив (нрк архивохранилище): организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. официальный документ: документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. архивный документ: документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. электронный документ: документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. документированная информация: структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. носитель (документированной) информации: материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. автор документа: организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. юридическая значимость документа: свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. юридическая сила документа: свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. аутентичность (электронного документа): свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. достоверность (электронного документа): свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. целостность (электронного документа): состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. пригодность для использования (электронного документа): свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: копия документа, созданная в электронной форме.

25. заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. выписка из документа: копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. письменный документ: документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. текстовой документ: содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. изобразительный документ: документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. фотодокумент: изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.

31. аудиовизуальный документ: документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

34. фонодокумент: аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. графический документ: изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. реквизит документа: элемент оформления документа.

37. формуляр документа: совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. хранение документов: организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. экспертиза ценности документов: изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. срок хранения документов: период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. постоянное хранение документов: вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. временное хранение документов: хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. доступ к документу: возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. документирование: запись информации на носителе по установленным правилам.

45. средства документирования: средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. вид документа: классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. бланк документа: лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. унифицированная форма документа; уфд: формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. табель унифицированных форм документов: перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. альбом унифицированных форм документов: сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. оформление документа: проставление на документе необходимых реквизитов.

53. согласование документа; визирование: оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. лист согласования (визирования) документа: часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. виза: реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. гриф согласования: реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. подписание (документа): заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. подпись: реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. электронная подпись: информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. утверждение документа: способ придания документу правового статуса.

61. гриф утверждения: реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. гриф ограничения доступа к документу: реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. дата документа: реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

65. резолюция: реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. текст документа: основная содержательная часть документа.

67. адресат: реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. отметка о наличии приложения: реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. отметка о поступлении документа: реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. отметка о заверении копии: реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. печать: устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. официальное опубликование документа: первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. документооборот: движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. электронный документооборот: документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. объем документооборота: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. документопоток: совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. плотность документопотока: количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. включение документа в сэд: осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. метаданные: данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. миграция (электронных документов): перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. предварительное рассмотрение документов: изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. регистрация документа: присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. регистрационно-учетная форма: документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. государственный регистрационный номер документа: номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. контроль исполнения документов: совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. типовой срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. индивидуальный срок исполнения документа: срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. оперативное хранение документов: хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. номенклатура дел: систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. дело: документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. электронное дело: электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. признаки заведения дела: основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. формирование дела: группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. оформление дела: подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. заголовок дела: краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101 внутренняя опись: документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. лист-заверитель дела: документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. индекс дела: цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. уничтожение документов: исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

106. государственный архив: федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. муниципальный архив: структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. профиль архива: установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. архивный фонд личного происхождения: архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. архивная коллекция: совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. фондирование документов: определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. фондообразователь: юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. обеспечение сохранности документов: комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. обеспечение физико-химической сохранности документов: разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. архивохранилище (нрк архив): специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. режим хранения архивных документов: совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. реставрация архивного документа: восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. консервация архивного документа: система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. старение документа: изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. страховая копия архивного документа: копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. страховой фонд архивных документов: совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. фонд пользования (архива): совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. учет архивных документов: определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. единица учета архивных документов: единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. единица хранения архивных документов: учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. учетные документы (архива): комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. список фондов: учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. лист фонда: учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. архивный шифр: обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. проверка наличия и состояния архивных документов: установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. топографический указатель: документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. комплектование архива: систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. критерии экспертизы ценности документов: признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. источник комплектования (архива): организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. выборочный прием документов: прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. перечень документов со сроками хранения: систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. документ временного срока хранения: документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. документ постоянного срока хранения: документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. документ Архивного фонда Российской Федерации: архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. особо ценный документ: документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. уникальный документ: особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. упорядочение архивных документов: комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. выделение документов к уничтожению: выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

информационная деятельность архива: создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. пользование архивными документами: ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. организация пользования архивными документами: деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. пользователь архивными документами: государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. владелец архивных документов: государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. собственник архивных документов: государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. ограничение доступа к архивным документам: временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. публикация архивных документов: подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. документальная выставка: экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. описание архивных документов: структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. описательная статья архивного справочника: совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: совокупность описаний архивных документов.

162. система научно-справочного аппарата к документам архива: комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. архивный справочник: справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. опись дел, документов: справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. архивный путеводитель: справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. архивный каталог: справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. архивный указатель: справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. обзор архивного фонда: справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. тематический обзор архивных документов: справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. историческая справка к архивному фонду: документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. каталогизация архивных документов: подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. архивная справка: документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. архивная копия: дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. архивная выписка: документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Источник