Что такое дебиторская задолженность должника
Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты
Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.
Дебиторская задолженность классифицируется:
В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.
Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов
Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.
1. Предоплата
Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.
2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии
3. Встречная задолженность (кредиторская)
Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.
4. Аккредитив
Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).
В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.
К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.
6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности
Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.
1. Плановый уровень дебиторской задолженности
Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.
Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.
2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам
У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.
Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.
Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.
3. Мотивация сотрудников
Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.
4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам
Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.
Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.
Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.
5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации
В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.
6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами
Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.
С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что такое кредиторская и дебиторская задолженность и чем отличаются?
Предпринимательская деятельность требует непосредственного взаимодействия с широким кругом лиц, куда входят поставщики, банки, покупатели и другие лица. Все они носят название контрагентов, то есть тех агентов, которые оказывают непосредственное влияние на организацию. От того, насколько грамотно предприниматель работает с контрагентами, зависит положение его компании на рынке и конкурентоспособность. Контрагенты делятся на дебиторов и кредиторов. Контрагенты — это одна из сторон договора в гражданско-правовых отношениях.
Далее рассмотрим что такое дебиторская и кредиторская задолженности.
Что такое дебиторская задолженность?
Кто такой дебитор?
Дебиторская задолженность – это средства, которые обязан выплатить дебитор. В бизнесе дебиторами чаще всего являются покупатели, а также компании, оформившие займ. Дебитором может являться и физическое лицо, взявшее средства в долг. Это может быть сотрудник компании или владелец доли в уставном капитале. Где посмотреть долги физическому лицу мы подробно описали в статье «Как узнать задолженность по кредитам».
Дебиторская задолженность включена в бухгалтерскую отчетность и учитывается на счете 62 «Расчеты с покупателями заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Она достаточно динамична и зависит от взаимодействия компании с клиентами и партнерами. Можно сказать, что именно этот вид задолженности формирует прибыль компании. При этом она является и источником формирования собственного капитала организации.
Что такое кредиторская задолженность
Кредитор – это тот, кому должны. Другими словами кредиторская задолженность — это такой вид задолженности, который возникает на договорной основе. Например, компания закупает комплектующие для собственного производства. Стоимость комплектующих и есть кредиторская задолженность. При этом в задолженность не включаются расходы по доставке и упаковке товаров. Сегодня выделены два вида:
Учет производится по счетам, соответствующим определенному виду кредиторской задолженности. Данный вид долга отражается в бухгалтерской отчетности. Таким образом, кредиторская задолженность представляет собой не только просроченные платежи, но и текущие обязательства организации перед своими кредиторами, срок действия которых еще не истек. Организация может списать свою задолженность, если она погашена, либо если кредитор не счел нужным взыскать ее своевременно. Срок давности по кредиту по закону в России – 3 года (по российским контрагентам). Таким образом, кредиторская задолженность– обязательства компании, которые необходимо погасить в конкретные сроки. Данная графа фактически предполагает основные расходы организации на деятельность.
Виды дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность делится на два вида:
Стандартный вид дебиторской задолженности включает в себя выдачу кредита (оформление договора с определенной суммой) на конкретный срок. Такая задолженность строго запланирована и должна быть погашена до конкретной даты. Как только срок действия истекает, долг переход в разряд просроченной задолженности. Нарушая условия договора, компания-дебитор получает штрафы и пени. Для снижения риска неоправданной задолженности организация-кредитор должна:
Таким образом, вне зависимости от вида дебиторки работа с контрагентами в данном направлении должна вестись постоянно, поскольку такой вид задолженности является залогом успеха любой организации.
Как списать дебиторскую задолженность?
Сегодня законодательство дает организациям право списывать просроченную дебиторскую задолженность только в следующих случаях:
При этом Налоговый кодекс устанавливает, что «дебиторка» может быть списана на вне реализационные расходы, с созданием резерва по сомнительным долгам, в том случае, если она безнадежна.
Если долг будет списан в убыток, то такая задолженность законодательно аннулируется и не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Это, конечно, влечет дополнительные убытки для компании. Для списания задолженности необходимо составление акта об инвентаризации дебиторской задолженности, а также обоснования и приказа руководителя предприятия. Списать «дебиторку»можно и раньше, чем наступит ликвидация дебитора. Любой процесс ликвидации начинается с затяжной процедуры банкротства.
Во время данной процедуры конкурсные управляющие проводят собрания кредиторов, на которых заявляются основные финансовые требования к дебитору. При этом, после осуществления конфискации и продажи имущества, денежные средства возвращаются к компании-кредитору в порядке очереди. Законодательство дает право при получении долга в этот период полностью списать «дебиторку». Непросроченная дебиторская задолженность списывается при погашении должником задолженности по счету. Таким образом, работа с дебиторской и кредиторской задолженностью важна для благополучия компании. Для этого необходимо проводить постоянный финансовый мониторинг и тщательно отбирать контрагентов для работы.
Дебиторская задолженность в налоговом учете: порядок признания и списания
Дебиторская задолженность: понятие и виды
При предоставлении контрагентам займов и продаже товаров с отсрочкой платежа у организации образуется так называемая дебиторская задолженность.
Дебиторская задолженность – это денежная сумма, которую налогоплательщику задолжали другие коммерческие организации, ИП, учреждения, банки, а в некоторых случаях и государство (например, при переплате налогов и страховых взносов). Также под этим термином часто понимают и совокупность имущественных требований налогоплательщика к своим непосредственным контрагентам и любым третьим лицам, являющимся его должниками.
Дебиторскую задолженность принято подразделять на:
В зависимости от возможности списания просроченная дебиторская задолженность подразделяется на сомнительную и безнадежную.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Дебиторская задолженность – это денежная сумма, которую налогоплательщику задолжали другие коммерческие организации, ИП, учреждения, банки, а в некоторых случаях и государство.
2. Дебиторскую задолженность принято подразделять на просроченную и непросроченную, срок погашения которой еще не наступил.
3. В зависимости от возможности списания просроченная дебиторская задолженность подразделяется на сомнительную и безнадежную.
4. Безнадежные долги списываются за счет суммы созданного резерва, а если величины резерва недостаточно, то полученная разница (убыток) подлежит включению в состав внереализационных расходов.
5. Списание долга само по себе нельзя рассматривать в качестве аннулирования задолженности. Эта задолженность отражается на балансе в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Сомнительной признается задолженность перед налогоплательщиком, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, если она не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией, но по ней еще не истек срок исковой давности (п. 1 ст. 266 НК РФ). По сомнительной задолженности организации праве создавать специальные резервы за счет своей прибыли, включая соответствующие отчисления в состав внереализационных расходов на последнее число отчетного периода. Именно за счет этого резерва будет в дальнейшем происходить покрытие долгов, которые организация не сможет вернуть со своих должников.
Сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10% от выручки за указанный налоговый период либо 10% от выручки за прошедший год (п. 4 ст. 266 НК РФ). Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от платежеспособности должника.
Резерв по сомнительным долгам используется организацией исключительно на покрытие убытков от безнадежных долгов, которыми признаются нереальные к взысканию долги перед налогоплательщиком, вернуть которые даже в судебном порядке не представляется возможным.
Безнадежную задолженность, которая превышает величину резерва по сомнительным долгам, налогоплательщики вправе списать, уменьшив тем самым налогооблагаемую прибыль и, как следствие, налог к уплате. Напомним, под списанием здесь понимается операция по отнесению/включению безнадежных долгов в состав внереализационных расходов организации (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Какую задолженность можно списать
Говоря о задолженности, подлежащей списанию, в первую очередь имеют в виду те долги, по которым истекли сроки исковой давности и налогоплательщик утратил возможность их вернуть в судебном порядке.
Напомним, общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Течение этого срока начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права, а по обязательствам с определенным сроком исполнения – с момента окончания срока исполнения (ст. 200 ГК РФ).
Однако задолженность, по которой истек срок исковой давности, является далеко не единственной, которая признается нереальной к взысканию и подлежит списанию. Наряду с долгами с истекшими сроками исковой давности, налогоплательщикам разрешается списать (п. 2 ст. 266 НК РФ):
Если у организации есть какие-либо из перечисленных долгов, она может их списать, проведя инвентаризацию и издав приказ о ликвидации задолженности. При этом стоит учитывать особенности применения каждого из указанного выше основания признания задолженности безнадежной.
К примеру, сам по себе факт банкротства должника и завершение в его отношении конкурсного производства не позволяет признать его долг безнадежным и списать его в состав расходов при расчете налога на прибыль. В настоящее время налоговики выступают категорически против списания долгов фактически ликвидированных контрагентов, сведения о которых еще присутствуют в ЕГРЮЛ.
В письме Минфина от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17813 отмечается, что датой признания дебиторской задолженности безнадежной по основанию ликвидации организации-банкрота является дата исключения такой организации из ЕГРЮЛ. Только после исключения должника из реестра налогоплательщик получает возможность списания такой задолженности в расходы.
В то же самое время исключение ИП из ЕГРИП не является законным основанием для признания его дебиторской задолженности безнадежной ко взысканию. Дело в том, что ИП как физлицо отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом (ст. 24 ГК РФ).
Поэтому после прекращения гражданином деятельности в качестве ИП он продолжает нести перед организацией имущественную ответственность по своим обязательствам. И долги такого физлица можно списать в расходы только после признания его банкротом и освобождения от дальнейшего исполнения требований кредиторов (письмо Минфина от 16.09.2015 № 03-03-06/53157).
Обязательные условия для списания безнадежной задолженности
Списанию долга должна предшествовать инвентаризация сомнительных долгов, в рамках которой организация проверяет наличие безнадежных долгов. Такая инвентаризация может проводиться регулярно в конце каждого отчетного периода.
Инвентаризация проводится на основании приказа или распоряжения руководителя организации. По ее итогам оформляется акт инвентаризации по форме № ИНВ-17 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88) и справка к данному акту, в которой отражаются суммы выявленных долгов с указанием должников и подтверждающих первичных документов.
В случае утраты таких документов организация должна их восстановить. Восстановление первичных документов может осуществляться как в рамках инвентаризации, так и в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем организации (письмо Минфина от 13.11. 2020 № 02-07-10/99509).
Проведя инвентаризацию и обнаружив по ее итогам долги с истекшими сроками исковой давности и иную безнадежную задолженность, руководитель организации издает приказ о списании такой дебиторской задолженности.
Списание дебиторской задолженности в налоговом учете
Безнадежные долги списываются за счет суммы созданного резерва, а если величины резерва недостаточно, то полученная разница (убыток) подлежит включению в состав внереализационных расходов организации (абз. 2 п. 5 ст. 266 НК РФ). У некоммерческих организаций безнадежные долги относятся на увеличение расходов.
При наличии нескольких таких оснований задолженность списывается в том периоде, в котором имело место первое по времени возникновения основание для признания ее безнадежной (письмо Минфина от 22.06.2011 № 03-03-06/1/373).
Что касается налоговой отчетности, то списанные долги отражаются в Приложении № 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль, утв. приказом ФНС от 23.09.2019 № ММВ-7-3/475@.
Понятие дебиторской задолженности – это мы должны или нам должны?
Дебиторская задолженность – это долг внешних контрагентов и работников предприятия перед организацией.
Дебиторская задолженность покупателей возникает в случае предоставления им отсрочки платежа (в этом случае говорят о коммерческом кредите), а также при неисполнении покупателем своих обязательств по договору об оплате полученных товаров, работ, услуг. Предоплата поставщикам товаров, работ, услуг также включается в состав дебиторской задолженности. Примерами такой дебиторки могут служить арендные депозиты или суммы, оплаченные за годовую подписку печатных изданий.
В составе дебиторской задолженности числится переплата по налогам, сборам и взносам во внебюджетные фонды, а также различная задолженность работников перед организацией, например:
Что такое кредиторская задолженность предприятия простыми словами
Кредиторская задолженность – это долг предприятия перед внешними контрагентами, бюджетом и внебюджетными фондами, а также работниками предприятия.
Кредиторская задолженность возникает, если предприятие получило товары, работы или услуги, оприходовало их в учете, но не исполнило обязательства по оплате. Задолженность перед кредиторами бывает текущей и просроченной в зависимости от права на отсрочку платежа и даты возникновения долга.
Так, например, заработная плата начисляется в бухгалтерском учете в последний день месяца, а выплачивается в начале следующего месяца. На конец месяца начисления кредиторская задолженность перед работниками предприятия по выплате заработной платы будет текущей. В случае невыплаты заработной платы в установленный срок такая задолженность будет считаться просроченной.
Рассмотрим, каким образом дебиторка и кредиторка отражаются в бухгалтерской отчетности предприятия.
Дебиторка и кредиторка за год в ф. 1 баланса и в других формах годовой отчетности
В зависимости от срока погашения кредиторку делят на долгосрочную (более года) и краткосрочную (менее года) и, в соответствии с этой классификацией, показывают в бухгалтерском балансе. Кредиторская задолженность в балансе – это либо долгосрочное обязательство, которое отражается в разделе IV, либо краткосрочное обязательство, которое отражается по строке 1520 раздела V.
Дополнительную информацию о порядке заполнения бухгалтерского баланса читайте в статье «Заполнение формы 1 бухгалтерского баланса (образец)».
Дебиторская задолженность отражается по строке 1230 в разделе II бухгалтерского баланса.
Подробнее об отражении в балансе дебиторки и порядке расшифровки статьи 1230 читайте в статье «Расшифровка строк бухгалтерского баланса (1230 и др.)».
Пример заполнения строки 1230 «Дебиторская задолженность» от КонсультантПлюс
Показатели по счетам 46, 62, 60, 70, 71, 73, 76 и 63 (дебетовые остатки по счетам 68, 69 и 75 отсутствуют).
Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Дебиторская и кредиторская задолженность – это важные показатели бухгалтерской отчетности предприятия, которые подлежат расшифровке в пояснениях к отчетности (п. 27 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н). Расшифровка дебиторки и кредиторки интересует пользователей отчетности в первую очередь, т. к. эти активы и обязательства могут быть источниками рисков.
Что значит соотношение дебиторской и кредиторской задолженности?
Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности – немаловажный предмет анализа финансового состояния предприятия. Однако его нельзя рассматривать обособленно от других статей отчетности.
Если кредиторка превышает дебиторку – это может означать, что предприятие испытывает нехватку оборотных средств, но также может значить, что предприятие располагает достаточным количеством других ресурсов, например денежных средств.
Однозначно можно сказать, что отсрочка платежей, предоставленная покупателям, должна быть меньше или равна отсрочке платежей в адрес поставщиков предприятия. В противном случае предприятие будет испытывать острую нехватку средств, необходимых для расчетов с кредиторами, с вытекающими из этой ситуации дополнительными расходами на уплату пени и штрафов.
Необходимо понимать, что пользоваться терминами «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность» необходимо правильно. Если вы напишете покупателю претензию следующего содержания: «Просим оплатить дебиторскую задолженность по договору поставки», ваш контрагент не поймет сущность просьбы, т. к. задолженность перед вашей компанией у него числится как кредиторка.
Важно! При оформлении юридически значимых документов не обозначайте задолженность как кредиторскую или дебиторскую, используйте понятия, определенные в договоре.
Дебиторская и кредиторская задолженность является источником рисков
Можно выделить следующие риски, связанные с дебиторкой и кредиторкой:
Какие же меры должно принимать предприятие для снижения влияния рисков на текущую деятельность?
Работа по предотвращению возникновения просроченных и невозможных к взысканию долгов покупателей (кредитный риск) начинается с оценки благонадежности клиентов перед заключением договора. Для такой оценки мало проанализировать бухгалтерскую отчетность клиента. Важно иметь информацию об участии будущего покупателя в судебных процессах, налоговых спорах, проверить полномочия должностных лиц, подписывающих юридические документы, а также провести другие необходимые проверки.
Безусловно, самым надежным способом предотвращения взыскания долгов с покупателей является работа на основе предоплаты, но в рыночных условиях приходится находить компромиссные варианты оплаты, в т. ч. предоставление отсрочки платежа.
Работа по прогнозированию денежных потоков в зависимости от полученной и предоставленной отсрочки платежа может значительно снизить риск потери ликвидности.
Снижение операционных рисков достигается построением четкой системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Одним из элементов управления дебиторской задолженностью является страхование дебиторки.
Страхование дебиторской задолженности
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
К преимуществам страхования дебиторской задолженности можно отнести повышение финансовой независимости компании. Надо отметить, что компаниям, застраховавшим «дебиторку», как правило, проще получить более выгодные условия.
Подробнее о преимуществах, а также о недостатках страхования ДЗ читайте в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Как работает страхование дебиторской задолженности? Предприятие заключает договор со страховой компанией, где определяются основные условия договора страхования, включая перечень страховых случаев, порядок оценки финансового положения должников и другие. Например, в договоре страхования может быть определено, что страховым случаем признается неисполнение обязательств покупателем в течение определенного договором страхования срока.
Страховая компания и страхователь определяют перечень и объем дебиторской задолженности, подлежащей страхованию.
Обратите внимание! Страховая компания не страхует дебиторскую задолженность в целом, а тщательно подходит к оценке рисков неплатежей в разрезе каждого клиента страхователя.
Что же происходит в результате наступления страхового случая? Страховая компания выплачивает предприятию-страхователю сумму застрахованной дебиторской задолженности с определенным дисконтом, т. е. часть суммы долга списывается в расходы предприятия. После этого право требования задолженности переходит к страховой компании.
Несмотря на то что страхование дебиторской задолженности является достаточно надежным инструментом в снижении кредитных рисков, предприятию стоит сопоставить предстоящие расходы и предполагаемую выгоду от данного вида страхования.
Итоги
Для того чтобы обеспечить конкурентоспособные коммерческие условия для своих клиентов, в частности, предоставить им отсрочку платежа, предприятие должно найти источник финансирования собственных расходов на период отсрочки. Кредиторская задолженность предприятия является одним из таких источников финансирования текущей деятельности предприятия. Грамотное и эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью является залогом успеха любой коммерческой деятельности.