Что может входить в состав электронного письма
Компоненты электронного письма: с точки зрения пользователя, с технической стороны, в деловой переписке
Электронная почта, благодаря большому количеству преимуществ по сравнению с бумажными письмами, давно стала одним из основных видов общения. Однако, как и многие другие технологические новинки, такой тип коммуникации имеет свои правила. Несмотря на то что общение через интернет-почту стало неотъемлемой частью многих сфер жизни, большинство пользователей не смогут ответить на вопрос о том, что собой представляют компоненты электронного письма.
Структура электронного письма с точки зрения пользователя
Электронные сообщения одновременно и похожи, и сильно отличаются от привычных старшему поколению бумажных писем. Но независимо от почтового сервиса, структура имейла всегда однотипная. Перечислим компоненты электронного письма, кратко охарактеризовав каждый из них:
Скрытые компоненты электронного письма
Мы рассмотрели видимую структуру письма. Но помимо заметных невооруженным глазом элементов, к компонентам электронного письма также можно отнести и следующие поля:
Компоненты электронного письма с технической точки зрения
С технической же точки зрения, любое электронное письмо включает в себя еще и следующие составляющие:
Структура E-mail для деловой переписки
Если до сих пор речь шла о структуре имейла с технической точки зрения, то теперь рассмотрим элементы корректно составленного электронного сообщения для деловой переписки, ведь каждая уважающая себя компания старается соответствовать общепринятым нормам коммуникаций.
Перечислим компоненты электронного письма каждого типа отдельно.
Письмо-коммуникация
В его структуру обязательно должны входить:
Письмо-договоренность
Как уже было сказано выше, этот вид электронных сообщений используется для подведения итогов встречи, обозначения плана мероприятий с каждой стороны и фиксации сроков исполнения. Такие письма являются своеобразным «протоколом» встреч и позволяют удобно структурировать информацию. Письмо такого типа строится по плану:
информатика помогитеее. Перечислите компоненты электронного письма
Электронное письмо состоит из следующих частей:
* Заголовков SMTP-протокола, полученных сервером. Эти заголовки могут включаться, а могут и не включаться в тело письма в дальнейшем, так что возможна ситуация, когда сервер обладает большей информацией о письме, чем содержится в самом письме. Так, например, поле RCPT TO указывает получателя письма, при этом в самом письме получатель может быть не указан. Эта информация передаётся за пределы сервера только в рамках протокола SMTP, и смена протокола при доставке почты (например, на узле-получателе в ходе внутренней маршрутизации) может приводить к потере этой информации. В большинстве случаев эта информация не доступна конечному получателю, который использует не-SMTP протоколы (POP3, IMAP) для доступа к почтовому ящику. Для возможности контролировать работоспособность системы эта информация обычно сохраняется в журналах почтовых серверов некоторое время.
* Самого письма (в терминологии протокола SMTP — ‘DATA’), которое, в свою очередь, состоит из следующих частей, разделённых пустой строкой:
* Заголовков письма, иногда называемых по аналогии с бумажной почтой конвертом (англ. envelope). В заголовке указывается служебная информация и пометки почтовых серверов, через которые прошло письмо, пометки о приоритете, указание на адрес и имя отправителя и получателя письма, тема письма и другая информация. С термином «конверт» есть некоторая путаница, потому что в зависимости от ситуации «конвертом» называют либо заголовок письма, либо информацию, которой располагает SMTP-сервер после получения письма (так, например, в документации к почтовому серверу postfix, термин «конверт» используется в отношении SMTP-данных, включающих не только поля RCPT TO и MAIL FROM, но и IP-адрес отправителя, его строчка HELO и т. д. )
* Тела письма. В теле письма находится, собственно, текст письма. Согласно стандарту, в теле письма могут находиться только символы ASCII. Поэтому при использовании национальных кодировок или различных форм представления информации (HTML, RTF, бинарные файлы) текст письма должен кодироваться по стандарту MIME и не может быть прочитан человеком без использования декодера или почтового клиента с таким декодером.
Правила написания электронного письма или этикет электронной почты
Сегодня практически все в своей практике коммуникаций используют электронную почту, ICQ, факс или мобильную связь. Но мало кто понимает, что электронная почта – это показатель вашего профессионализма.
За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения.
Вычитывая адреса и темы пришедших сообщений, абонент электронной почты решает, какие письма читать, а какие удалить не раскрывая. К сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты. Их нужно знать и соблюдать, иначе мы можем невольно причинить неудобство, вызвать смущение или случайно обидеть того, кому пишем.
Познакомимся с 19 правилами, созданными, основанными на опыте многочисленных пользователей электронной почты.
Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.
Структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.
Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».
Указанная тема письма значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема письма должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще, прямее или заманчивее будет звучать Тема вашего письма, тем больше вероятности, что ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда вы в первый раз пишете кому-либо. Помните: тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. Если изменяется основная мысль диалога, изменяйте, соответственно, и Тему; а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, чтобы избежать путаницы при виртуальном общении.
Правило 4. Используйте («Re:»)только для ответа.
При этом открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма. Следует иметь в виду, что функция «ответить» означает «Мой ответ на:». Если при ответе меняется тема обсуждения, то лучше создать НОВОЕ письмо с НОВОЙ темой, чтобы не вводить в заблуждение собеседника.
Правило 5. Адрес получателя вставляйте в письмо в последнюю очередь.
Во избежание преждевременной отправки, когда письмо еще не дописано, не проверено и вложения не добавлены, внимательно обращайтесь с кнопкой «Отправить»( ): убедитесь, что вы посылаете выверенное письмо тому, кому хотели.
Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.
В качестве приветствия можно использовать следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте» и только после этого переходите к цели вашего сообщения.
Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной.
P.S. Не следует впадать в крайность и ставить три (или более) восклицательных знака, так как в конце приветствия они будут восприниматься как неуместный крик и могут нанести обиду вашему адресату.
Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.
Читать c экрана монитора труднее, чем с бумажных носителей, поэтому разбивайте текст письма на логические абзацы. Предложения должны содержать не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.
Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.
Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Начинайте письмо с цели обращения, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Правильная формулировка первого предложения – гарантия того, что получатель вашего письма прочтёт его до конца. Постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Для пересылки важной информации большого объема составьте краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформите в виде вложения.
Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.
Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Иногда случалось и вам получать письма, которые пересылались исключительно для передачи некоторой информации, но эту информацию не содержали. Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.
Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.
Не прикрепляйте никаких вложений без согласования с получателем, в противном случае он может подумать, что данное вложение – это прицепившийся вирус. Данное письмо будет уничтожено без прочтения. Подобные вирусы чаще приходят со спамом.
P.S. Обращайте внимание на размер пересылаемого файла. Он не должен быть очень большим, чтобы адресат не тратил много времени на его скачивание
Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы.
Отвечая на письмо, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы в письме. Замалчивание вопроса очень неэтично, т.к. адресат нуждается в вашем ответе и ждёт его. Если не знаете, как ответить, лучше об этом сообщить. При ответах на вопрос можно процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать ответ на вопрос. Не забывайте отделять текст ответов от текста цитируемых писем, тогда ответ будет легче читаться.
Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.
Это важно, потому что очень трудно читать текст без запятых и точек. Для грамотного написания используйте возможности проверки, которые сегодня представлены у всех почтовых служб
Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.
В соответствии с правилами этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, и время ответа не должно превышать трех суток. Если адресат не получил ответ на свое электронное письмо в течение указанного времени, следовательно, с ним не желают общаться. Причины задержки ответа необходимо объяснять тем, с кем хотели бы продолжить диалог. При получении письма с вложением, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. Если вы получили незатребованное письмо от неизвестных людей, можно на него не отвечать. Незатребованное письмо может оказаться спамом. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая, т.к. это может быть компьютерным вирусом.
Правило 14. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.
Весь текст, написанный прописным шрифтом, воспринимается как КРИК. Это может вызвать нежелательную реакцию у читателя. Если хотите выделить некую интересную мысль в пересылаемом сообщении, напишите таким шрифтом несколько слов. Выделенные таким способом, они лучше подчеркнут важность данного фрагмента текста.
Правило 15. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.
Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Помните, что электронная почта может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.
Правило 16. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.
В деловой электронной почте старайтесь не использовать аббревиатуры BTW (by the way) или LOL (laugh out loud) и смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке.
Правило 17. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.
Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец сообщений, который идентифицирует вас и содержит вашу контактную информацию. Подпись делайте краткой: не более четырех-семи строк. Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера телефонов и факса).
Правило 18. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.
Мы стали безличными и прячемся за электронной почтой, которая начинает контролировать нашу жизнь. Поэтому, прежде чем отправить следующее электронное письмо, подумайте, может быть лучше позвонить или лично встретиться с адресатом?
Материал составлен методистом Шутилиной Л.А, в статье были использованы материалы следующих авторов:
Как работает электронная почта
Это начало большого курса про работу почтовых серверов. Я не преследую цели быстро научить кого-то работать с почтовыми серверами. Тут будет много дополнительной информации, касающаяся тех вопросов, которые мы будем встречать по пути, потому что я стараюсь делать курс в основном для тех, кто только делает первые шаги.
Так уж сложилось, что подрабатываю преподавателем по администрированию линуксов. И в качестве домашнего задания даю студентам десяток ссылок на различные ресурсы, так как где-то материала недостаточно, где-то он слишком сложный. А на разных ресурсах материал часто дублируется, а иногда начинает расходится. Также, большинство контента на английском, а бывают студенты, которые испытывают трудности с пониманием. Есть прекрасные курсы у Семаева и Лебедева, и, возможно, у других, но, на мой взгляд, какие-то темы недостаточно раскрыты, какие-то недостаточно связаны с другими.
Поэтому в один день решил как-то конспектировать материал и давать его студентам в удобном виде. Но раз уж делаю дело, почему бы не делиться им со всеми? Сначала пытался делать текстом и разбавлять его ссылками, но таких ресурсов миллионы, а толку? Где-то не хватало наглядности и объяснений, где-то студенты ленятся прочесть весь текст(да и не только они) и получаются пробелы в знаниях.
Но дело не только в студентах. Всю свою карьеру я работал в IT интеграторах, а это огромный опыт работы с различными системами. В итоге я стал широкопрофильным инженером. Часто приходится сталкиваться с айтишниками в различных компаниях и довольно часто я замечаю у них пробелы в знаниях. В айти сфере многие самоучки, в том числе и я. И у меня этих пробелов достаточно, и мне хотелось бы помочь другим и себе избавиться от этих пробелов.
Как по мне, небольшие ролики с информацией более интересны и легче усваиваются, поэтому решил попробовать этот формат. И я прекрасно знаю, что язык у меня не подвешен, слушать меня сложно, но я стараюсь стать лучше. Для меня это новое хобби, которое я хочу развивать. Раньше был микрофон похуже, сейчас в основном решаю проблемы со звуком и речью. Я хочу делать качественный контент и очень нуждаюсь в объективной критике и советах.
P.S. Некоторые посчитали, что видео формат не совсем подходит и лучше делать текстом. Я не совсем согласен, но пусть будет выбор — как видео, так и текст.
Чтобы иметь возможность работать с электронной почтой, вам нужен почтовый клиент. Это может быть как веб-клиент, допустим gmail, owa, roundcube, так и приложение на компьютере — outlook, thunderbird и т.п. Предположим, вы уже зарегистрировались на каком-то почтовом сервисе и вам нужно настроить почтовый клиент. Вы открываете программу и она запрашивает у вас данные: имя для аккаунта, ваш почтовый адрес и пароль.
После того, как вы введёте эти данные, ваш почтовый клиент попытается найти информацию о вашем почтовом сервере. Это делается для упрощения настройки подключения к серверу, так как большинство пользователей не знают адресов и протоколов подключения. Для этого почтовые клиенты используют разные способы поиска информации о сервере и настройках подключения. Эти способы могут различаться в зависимости от почтового клиента.
Для примера, Outlook использует метод «autodiscover», клиент обращается к dns серверу и спрашивает об определённой записи autodiscover, которая связана с тем почтовым доменом, который вы указали в настройках вашего почтового клиента. Если администратор настроил данную запись на DNS сервере, она указывает на вебсервер.
После того, как почтовый клиент узнал адрес вебсервера, он обращается к нему и находит там заранее подготовленный файл с настройками подключения к почтовому серверу в формате XML.
В случае с Thunderbird, почтовый клиент обходится без поиска DNS записи autodiscover, а сразу пытается подключиться к вебсерверу autoconfig. и имя указанного домена. И также пытается на вебсервере найти файл с настройками подключения в XML формате.
Если почтовый клиент не находит файла с необходимыми настройками, он попытается угадать настройки среди часто используемых. Например, если домен называется example.com, то почтовый сервер проверит, есть ли сервера с названиями imap.example.com и smtp.example.com. Если найдёт — пропишет это в настройках. Если же почтовый клиент никак не может определить адрес почтового сервера, он предложит пользователю самому ввести данные подключения.
Тогда вы заметите 2 поля для серверов — адрес сервера входящей почты и адрес сервера исходящей почты. Как правило, в небольших организациях эти адреса совпадают, пусть даже указаны через разные DNS имена, а в больших компаниях это могут быть разные сервера. Но не важно, это один и тот же сервер или нет — сервисы, стоящие за ними, разные. Одна из самых популярных связок почтовых сервисов — Postfix & Dovecot. Где Postfix выступает в роли сервера исходящей почты (MTA — mail transfer agent), а Dovecot в роли сервера входяшей почты (MDA — mail delivery agent). По названию можно догадаться, что Postfix используется для отправки почты, а Dovecot — для получения почты почтовым клиентом. Сами почтовые сервера же общаются между собой по протоколу SMTP — т.е. Dovecot (MDA) нужен для пользователей.
Допустим, мы настроили подключение к нашему почтовому серверу. Давайте попробуем отправить сообщение. В сообщении мы указываем свой адрес и адрес получателя. Теперь, чтобы доставить сообщение, ваш почтовый клиент отправит сообщение на ваш сервер исходящей почты.
Когда ваш сервер получит сообщение, он попытается найти, кому же доставить это сообщение. Ваш сервер не может знать наизусть адреса всех почтовых серверов, поэтому он обращается к DNS с целью найти специальную запись MX — указывающую на почтовый сервер для данного домена. Эти записи могут отличаться для разных сабдоменов.
После того, как он узнает адрес сервера получателя, он отправляет ваше сообщение по SMTP на этот адрес, где почтовый сервер (MTA) получателя примет сообщение и положит в специальную директорию, в которую также смотрит сервис, отвечающий за получение клиентами сообщений (MDA).
Когда в следующий раз почтовый клиент получателя спросит у сервера входящей почты о наличии новых сообщений, MDA отправит ему ваше сообщение.
Но так как почтовые сервера работают в интернете и любой желающий может к ним подключиться и отправить сообщений, а также почтовые сервера широко применяются различными компаниями для обмена важными данными, это довольно лакомый кусочек для злоумышленников, особенно для спаммеров. Поэтому в современных почтовых серверах есть множество дополнительных мер для подтверждения отправителя, проверки на спам и т.п. И множество этих тем я постараюсь раскрыть в следующих частях.
Как работает электронная почта
Самый старый формат общения в интернете
Что умеет электронная почта
Электронная почта — асинхронный формат общения в интернете. Асинхронный — это значит, что никто из участников не сидит с открытым почтовым клиентом и не ждёт ответа в реальном времени, а просто читает почту, когда ему удобно. Это похоже на то, как работают обычные бумажные письма: мы отправляем конверт, но когда его получат и прочитают — от нас уже не зависит.
По электронной почте можно отправить как обычный текст (как в бумажном письме), так и приложить к нему какие-то дополнительные данные:
Это как на почте положить в бандероль кроме письма пачку фотографий, открытку с приветом и банку огурцов от бабушки — получается как бы письмо с прикреплёнными дополнительными материалами.
👉 Отправить слишком большой файл не получится — почти у всех почтовых серверов есть ограничения на максимальный размер файла или письма. Но в таких случаях можно большой файл залить в облако и дать на него ссылку.
Для чего нужна
Обычно электронная почта нужна в трёх случаях:
Адрес электронной почты
Чтобы получать и отправлять письма, нужно получить адрес электронной почты. Раньше их выдавали только провайдеры интернета своим абонентам — например, если ты подключался к провайдеру «Кубаньэлектросвязь», то тебе выдавался адрес вроде name@kuban.net. Часто услуга была платной.
Потом появились онлайн-сервисы, которые выдают адреса всем желающим и бесплатно. Сейчас каждый может зарегистрировать сколько угодно электронных почт — для этого достаточно зайти на Яндекс и придумать имя для своего почтового ящика.
Каждый адрес электронной почты состоит из трёх частей: имени, символа @ и адреса почтового сервера:
Имя пользователя каждый придумывает сам, но есть момент: если кто-то до вас уже взял себе такое имя, то вы не сможете его использовать и нужно придумать другое. Для имени используются цифры, буквы латинского алфавита, дефис, знак подчёркивания. Некоторые почтовые службы также разрешают использовать точку, например: misha.ivanov@yandex.ru
Разделитель — это специальный символ @, который отделяет имя пользователя от адреса сервера. В русском языке его называют собакой, в английском — at, в Польше — обезьяной, а во Франции — улиткой. Происхождение — от предлога at, «при». Получается «Миша Иванов при Яндексе».
Адрес сервера показывает, на какой сервер будут приходить входящие письма. Если кто-то напишет на адрес thecode.media@yandex.ru, то это письмо будет обрабатывать почтовый сервер Яндекса.
Почтовые серверы
Чтобы письма можно было отправлять и получать, используют почтовые серверы. Они решают две задачи:
Когда компьютеров в сети было всего несколько сотен, у каждого был свой адрес, все писали друг другу письма напрямую и отдельных почтовых серверов не было. Потом, когда компьютеров стало много, стало ясно, что хранить полный список всех пользователей уже не получится. Вместо этого каждый провайдер интернета запустил свой почтовый сервер, а пользователям дал имена внутри этого сервера.
Например, если у провайдера был свой сервер provider.com, то все, кто пользовался его услугами, получали адрес вида vasya@provider.com или thecode@provider.com. Если менялся провайдер — менялся и адрес, потому что у каждого провайдера был свой сервер.
Сейчас такого уже нет — можно использовать бесплатные серверы Яндекса или вообще поднять собственный сервер и настроить его для работы с почтой. Но вариант получить адрес в домене провайдера тоже остался, мало ли что.
👉 Технически почтовый сервер — это не столько «компьютер», который обрабатывает письма, сколько программа, которая работает на этом компьютере. Вы можете скачать на свой компьютер программу почтового сервера, запустить, настроить адресацию и обмениваться письмами сколько угодно. Но так обычно не делают, потому что гораздо удобнее хранить корреспонденцию на чужом сервере и подключаться к нему по необходимости.
Как электронные письма доставляются по назначению
Чтобы написать письмо, используют почтовые клиенты — программы, которые занимаются отправкой писем на сервер. Это может быть отдельная программа, например Outlook или «Почта» в MacOS, а может быть вкладка в браузере, если используется онлайн-сервис.
Когда вы нажимаете кнопку «Отправить», то дальше всё происходит так:
Эта схема не учитывает много тонкостей (например, когда есть переадресация писем или на одном домене стоит почтовый сервер из другого домена), но в целом всё работает так. А нюансы отправки разберём в следующей статье, заодно и посмотрим, из чего на самом деле состоит электронное письмо.
Что дальше
Впереди ещё много интересных тем: заглянем внутрь служебной части письма, чтобы научиться отличать письма от мошенников, а потом попробуем запустить свой почтовый сервер. Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые статьи.