роль обучения персонала в развитии организации
Обучение персонала в организации
Обязательные виды
Если речь идет о профессиональной подготовке, реализуемой, в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273, по программам профессиональной подготовки, переподготовки или повышении квалификации, то необходимость их прохождения для работников определяется на усмотрение работодателя ( ст. 196 ТК РФ ). В то же время обучение и переподготовка персонала организации становится обязательной мерой, если оно является условием выполнения работниками определенных видов деятельности (ст. 196 ТК РФ).
Еще одна форма обязательной подготовки работников осуществляется в сфере охраны труда ( ст. 212 ТК РФ ). Постановление Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 предусматривает следующие ее виды:
Не обязательные, но очень нужные
Законодательство не предусматривает иных обязательных видов подготовки помимо выше перечисленных. Тем не менее на практике внутреннее обучение персонала в организации проводится повсеместно. В одних предприятиях оно ограничивается введением в должность и передачей дел, а в других разработана целая система обучения персонала в организации. Компании, избравшие второй путь, очевидно достигают гораздо большей эффективности как на управленческом, так и на экономическом уровнях. Это объясняется тем, что система учебы на предприятии решает задачи, соответствующие основным аспектам развития сотрудника:
Рассмотрим, какие методы задействует корпоративное обучение персонала организации на каждом из этих уровней.
Методики
Итак, чем быстрее принятый на работу человек адаптируется к новой рабочей среде и корпоративной этике, тем быстрее он продемонстрирует ожидаемые от него результаты. Помимо традиционной практики наставничества, для этой цели все чаще используются электронные методы (презентации, пособия, корпоративные соцсети). После успешного прохождения адаптации для развития сотрудников компании основным становится поддержание их мотивации, а также совершенствование их профессиональных, коммуникативных, управленческих и прочих специфических навыков. Формы обучения персонала в организации следующие.
Указанные методы не только работают на развитие тех или иных навыков, но и укрепляют лояльность сотрудников к компании за счет предоставления возможности профессионального роста.
Организация процесса обучения персонала
Начальным этапом организации процесса обучения персонала является постановка целей. Цели обучения персонала в организации должны быть четко сформулированы не только для самого работодателя, но и для сотрудников. От того, насколько хорошо работник представляет себе цель, будет зависеть уровень его мотивации и успешности изучения материала. Кроме того, цели определяют общую концепцию подготовки кадров и выбор конкретных методик. Далее следует осуществить оценку потребности в развитии, которая позволит ответить на ключевые вопросы: кого учить и чему учить. На основании этого проводится комплекс подготовительных мероприятий, включающий в себя выбор образовательных программ и поставщиков данного вида услуг. Затем осуществляется сам образовательный процесс с последующей проверкой полученных знаний. Завершающим этапом является оценка эффективности проделанной работы. Вся процедура должна быть закреплена в таком локальном нормативном акте, как положение об обучении персонала в организации (скачать его можно в конце статьи).
Цена вопроса
Если вопрос учить или не учить не стоит, когда речь идет об обязательных видах подготовки кадров, то в случае корпоративного развития он возникает неизбежно. Немалую роль в принятии работодателем соответствующего решения играет финансовый аспект. Получение качественных образовательных услуг в рамках единой системы развития сотрудников, работающей на долгосрочную перспективу, не может стоить дешево. Таким образом, затраты на обучение персонала в организации должны планироваться соотносимо с прибылью и фондом заработной платы в расчете на одного сотрудника. При этом в ряде случаев законодательством предусмотрена возможность освобождения от обложения НДФЛ суммы оплаты предприятием образовательных услуг. В соответствии с п. 21 Налогового кодекса РФ, речь идет о подготовке по основным и дополнительным образовательным программам в российских компаниях, осуществляющих образовательную деятельность, либо иностранных, имеющих право на ведение образовательной деятельности.
Построение процесса обучения персонала в рамках общей системы развития персонала
В статье рассмотрено место системы обучения персонала в развитии персонала предприятия в условиях экономических изменений в стране. Предложена схема построения системы обучения персонала и описаны результаты ее внедрения на базе исследования. Обоснована целесообразность ее применения и представлены предложения по оценке эффективности обучения персонала.
The article examines the place of training system in personnel development in terms of economical changes in the country. There is offered a sheme of a training system construction. As well as we consider its use on the base of a special enterprise. The article proves advisability of this scheme use and presents offers regarding estimation of personnel training system efficiency.
Ключевые слова: развитие персонала, обучение персонала, виды и формы обучения персонала, бизнес-процесс обучения персонала, эффективность обучения.
База исследования – управляющая компания (объединение промышленных предприятий), г. Донецка, Украина.
В ситуации острой нехватки оборотных средств на многих предприятиях именно человеческий капитал становится его главным конкурентным преимуществом. На фоне экономического кризиса особенно важными становятся «качественные» характеристики персонала, так как именно высококвалифицированные работники с креативным мышлением могут находить выход из нестандартных ситуаций, которые возникают в связи с рецессией мировой экономики. Основным фактором, который непосредственно влияет на качественные характеристики персонала и стоимость человеческого капитала предприятия в целом является система развития персонала. Эта система является ключевой составляющей управления персоналом в целом и способствует укреплению конкурентных преимуществ предприятия на рынке. Целью развития персонала является формирование и поддержание кадрового потенциала, повышение профессионального мастерства работников, формирование у них современного экономического мышления, умения работать в команде, обеспечение на этой основе высокой производительности труда и эффективного функционирования предприятия в целом.
На нашем предприятии с ухудшением ситуации в стране возник вопрос о построении именно системы развития персонала, так как до этого большая часть направлений развития персонала велись бессистемно: обучение, оценка и даже планирование карьеры проводились эпизодически для конкретных работников. Однако с сокращением возможностей финансирования развития эффективность этих мероприятий вышла на первый план, а оказалась невозможной без четкой «вырисовки» бизнес-процессов и построения комплексной системы развития персонала.
При изучении вопроса развития персонала предприятия во множестве современных источников информации можно растеряться. Авторы и даже школы управления в это слово вкладывают различные значения и подразумевают неоднозначный перечень подсистем, входящих в систему развития персонала 1, 2, 3. На основании обобщения теоретических исследований отечественных и зарубежных исследователей, опыта ведущих специалистов в области развития персонала и бизнес-процессов нашего предприятия была представлена взаимосвязь развития персонала с другими направлениями работы с персоналом (как показано на рис. 1.).
Стратегия развития персонала основывается на стратегии развития предприятия. Исходя из этого стратегическое управление развитием персонала осуществляет руководитель предприятия, а за разработку политики и тактики развития персонала, а также за воплощение их в жизнь отвечает руководитель службы управления персоналом. Исследуя данный вопрос, можно встретить довольно много значений, которые вкладываются в термин «развитие персонала» 1, 4. С целью устранения неоднозначности под развитием персонала здесь будет пониматься комплекс мероприятий, охватывающих вопросы:
§ оценки кандидатов на вакантную должность;
§ текущей периодической оценки персонала;
§ планирования деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения;
§ работы с кадровым резервом;
§ вопросы организации изобретательской и рационализаторской деятельности на предприятии.
Каждое из указанных направлений заслуживает подробного рассмотрения и изучения. Первоначально на нашем предприятии была построена система оценки персонала, которая уже была рассмотрена в публикациях 5. Следующей составляющей в построении комплексной системы развития персонала стало построение системы обучения персонала на предприятии.
В современной литературе по управлению персоналом много внимания уделяется различным формам и видам обучения, их эффективности, особенностям взаимодействия провайдеров и заказчиков обучения. Однако судя по количеству вопросов на эту тему на различных HR – форумах, множество аспектов остается еще не выясненными. Достаточно редко представлены конкретные примеры построения системы обучения с подробным анализом роли каждого из участников обучения в этом процессе.
Цель данной статьи – раскрыть суть, принципы и этапы построения системы обучения персоналом одной из важнейших составляющих системы развития персонала, дать практические рекомендации и рассмотреть на примере их внедрения.
В рамках нашего предприятия был проведен анализ организационных потребностей, в результате которого было выяснено, что система обучения персонала должна быть направлена на решение следующих основных задач:
§ подготовка персонала к выполнению новых производственных задач;
§ систематическое обновление знаний работников;
§ повышение профессиональной культуры персонала;
§ подготовка сотрудников к карьерному росту.
На предприятии с целью систематизации действий и процедур, направленных на обучение персонала, были разработаны все локальные нормативные документы (Положение об обучении персонала, приказ о его утверждении, планы и программы обучения и т.п.). В положении четко прописаны цели, задачи и направления развития персонала, основные виды обучения, использующиеся на предприятии, порядок взаимодействия структурных подразделений, ответственность, полномочия и обязанности сотрудников при организации обучения персонала.
Важным аспектом в процессе обучения персонала является определение основных его участников. Для построения конкретной системы обучения персонала было принято ниже следующее определение.
Участником процесса обучения персонала является лицо или организованная группа лиц, которые оказывают непосредственное влияние на процесс обучения персонала и отсутствие которых делает невозможным его проведение. С учетом степени ответственности и функциональных обязанностей, в зависимости от их участия в этапах обучения, участники разделены по ниже указанным категориям:
§ Руководитель предприятия – это человек из администрации предприятия, который наделен полномочиями утверждать планы и бюджет обучения, имеет информацию о финансовом состоянии предприятия, целях, задачах, планах развития организации в целом.
§ Руководитель структурного подразделения – это непосредственный начальник сотрудника, который в первую очередь определяет потребность в обучении и организовывает для этого необходимые мероприятия.
§ Служба управления персоналом – группа сотрудников, в обязанности которых входит составление программы и плана обучения персонала, создание новых и подбор уже существующих видов, форм и методов обучения персонала, определение непосредственных исполнителей, форм и вида предоставления результатов. После согласования всех возникающих вопросов, служба управления персоналом делегирует непосредственным исполнителям часть полномочий и информации для проведения и обучения персонала.
§ Исполнитель – лицо (организованная группа лиц), которое непосредственно осуществляет процесс обучения отдельного работника (или их группы).
§ Обучаемый – сотрудник (группа сотрудников) предприятия, на которого направлены организационно-экономические мероприятия в области обучения, переподготовки и повышения квалификации.
Для обучения персонала на предприятии могут использоваться различные виды и формы, обучения. Прежде чем приниматься за обучение сотрудников, нужно определиться, какие формы и виды обучения будут использоваться на конкретном предприятии. Выбранные нами представлены в табл.1 и 2. При необходимости использования других видов и форм обучения персонала рассматривается возможность и целесообразность их применения.
Таблица 1. Виды обучения персонала
Классификационный признак
Виды обучения в соответствии с классификационным признаком
В зависимости от участников процесса обучения:
§ внутреннее – готовится и проводится работниками предприятия;
§ внешнее – готовится и проводится с привлечением внешних специалистов;
§ самообучение – готовится и проводится работником самостоятельно.
В зависимости от совмещения учебного процесса и работы на предприятии:
§ с отрывом от производства – во время прохождения обучения работник освобождается от своих обязанностей;
§ без отрыва от производства – во время обучения работник совмещает его с выполнением своих основных обязанностей.
В зависимости от целевого назначения:
§ первичная подготовка – обучение работника без образования в первый раз;
§ переподготовка – обучение работника, имеющего образование, новой специальности (профессии);
§ повышение квалификации – получение работником новых знаний, умений и формирование у него новых навыков в рамках своей профессии, специальности;
§ адаптационное обучение – обучение работника с целью профессиональной, социальной адаптации на предприятии.
В зависимости от времени обучения:
§ краткосрочное – обучение в течении не более 5 дней, время активного восприятия информации до 40 часов;
§ среднесрочное – обучение в течении не более 6 месяцев;
§ долгосрочное – обучение более 6 месяцев.
В зависимости от количестваобучаемых:
Таблица 2. Формы обучения персонала на предприятии
Название формы обучения персонала
Краткая расшифровка
Лекция (презентация)
пассивная форма обучения, которая используется для изложения теоретических, методических знаний и обучения применению полученной информации в практической деятельности. В этом процессе в качестве лекторов выступают руководители и квалифицированные специалисты предприятия или внешние лекторы
Семинары, конференции
активные формы обучения, участие в которых развивает логическое мышление и вырабатывает способы поведения в различных ситуациях
Тренинг
это активная форма обучения, целью которой является формирование у работника определенных навыков
Деловые игры
обучение манере вести себя в различных производственных ситуациях, в которых обладатели ролей должны вырабатывать альтернативные точки зрения. Эта форма наиболее близка к реальной профессиональной деятельности обучаемых сотрудников
Самообучение
индивидуальная, самостоятельная форма обучения
Стажировка
это форма обучения, при которой сотрудник предприятия направляется для обмена опытом в другуюорганизацию. Планирование и применение стажировок, как формы развития персонала и формирования кадрового резерва, предусматривается в работе с кадровым резервом
ПрограммыобученияМВА(Master of Business Administration)
специализированные долгосрочные программы подготовки специалистов. Основной целью МВА является подготовка профессиональных руководителей с глубокими знаниями в области менеджмента и бизнеса для практической деятельности на предприятии
Обучение для получения квалификации бакалавра, специалиста, магистра
Обучение по долгосрочным академическим программам высших учебных заведений
Учебные курсы
обучение по специальным многоуровневым программам учебных центров
Интерактивное обучение
это обучение, основанное на использовании современных информационных и телекоммуникационных технологий, позволяющих осуществлять обучение без непосредственного лектора (наставника)
Дистанционное обучение
это обучение на расстоянии без непосредственного контакта
индивидуальная помощь новым сотрудникам в ознакомлении с традициями, общими правилами, профессиональными особенностями работы на предприятии
обучение в период испытательного срока, подробно рассмотрено в положении об адаптации персонала
обучение, которое сочетает в себе несколько видов, рассмотренных выше
Четкое определение участников процесса обучения персонала, его основных форм и видов очень важно для однозначного понимания терминов работниками предприятия. Не все сотрудники владеют терминологией hr-ов, а обучать необходимо всех. Поэтому уточнение смысла, вкладываемого во все понятия, предполагаемые к употреблению и связанные с обучением персонала, является первым необходимым шагом в формировании системы обучения персонала. Это значительно облегчает общение, понимание, помогает в поиске компромиссных решений и формирует позитивное мнение о предстоящих изменениях.
Основой нормального функционирования на предприятии системы обучения персонала является ее планомерность и тесная взаимосвязь с условиями внутренней и внешней среды. Схема планирования обучения персонала представлена на рис.2.
Рисунок 2. Схема планирования обучения персонала
На нашем предприятии процесс обучения персонала проводиться ниже изложенным образом. Служба управления персоналом ежегодно в срок до первого декабря составляет программу обучения персонала предприятия (образец представлен в приложении 1) и предоставляет на рассмотрение руководителю. Для формирования программы обучения персонала предприятия проводятся мероприятия по выявлению потребности в обучении персонала, которая определяется:
§ результатами внутренней сертификации персонала (это процедура оценки персонала, на основании которой выдается сертификат, открывающий доступ работнику к выполнению ответственных заданий, повышению заработной платы, повышению по службе. Методика проведения данной процедуры рассматривается в положении о внутренней сертификации персонала предприятия);
§ личными планами развития сотрудников;
§ обоснованными заявками руководителей структурных подразделений предприятия о необходимости подготовки (переподготовки, повышения квалификации) специалистов соответствующего профиля (образец в приложении 2).
Ежегодно в срок до первого мая руководители структурных подразделений сдают в службу управления персоналом ежегодную заявку по утвержденной форме (приложение 2). На основании утвержденной программы обучения персонала с учетом изменения внешних и внутренних условий руководители структурных подразделений уточняют потребность в обучении, предоставляя ежеквартальную заявку. Создается план обучения персонала на квартал, который утверждается руководителем. Заявка руководителями структурных подразделений сдается в срок до 15 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу. Ответственность за несвоевременное предоставление вышеуказанных заявок несет руководитель соответствующего подразделения. Не предоставленные в указанные сроки заявки от руководителей подразделений исполняются по мере выделения дополнительных средств. Специалисты службы управления персоналом проводят мониторинг рынка образовательных услуг и информируют руководителей структурных подразделений о появляющихся возможностях профильного обучения. По согласованию и с учетом мнения руководителей структурных подразделений, рекомендаций специалистов, соотношения цена-предполагаемое качество услуг выбирают наиболее подходящую организацию для обучения сотрудников.
Для обеспечения эффективности обучения необходимо, чтобы все участники были активными в процессе обучения. Для более эффективного осознавания своих обязанностей, а также воздействия на сознание людей с целью формирования ценностей корпоративной культуры развивающейся организации была разработана памятка при обучении (приложение 3). Для более полного понимания процесс «обучение персонала» на предприятии представлен на рис. 3.
Рисунок 3. Процесс обучения персонала предприятия
Как уже указывалось, одной из основных задач, стоящих при разработке системы обучения персонала, было повышение эффективности обучения, рентабельности вложенных средств. Поскольку вопрос эффективности обучения достаточно сложный, над ним «бьются» мировые умы и не приходят к общему мнению. Пока нет идеальных методик для измерения эффективности обучения, мы решили воспользоваться моделью Д. Кирпатрика, дополненной Д.Фишером 6. На рис. 3 в процессах, в том числе направленных на измерение эффективности обучения, красным цветом поставлены цифры, соответствующие уровням оценки эффективнсти по Д. Кирпатрику (табл.3)
Таблица 3. Обобщенная модель Д. Кирпатрика
Роль обучения персонала в развитии организации
Развитие невозможно без получения новых знаний. Чтобы правильно выбрать методы обучения персонала, сначала стоит определиться с целями и задачами, которые ставит бизнес перед L&D.
И, как правило, все упирается в стратегию развития компании. К примеру, есть глобальная цель — сохранить знания внутри. Исходя из этого строится концепция L&D, сюда же относится работа с внутренними тренерами, передачей знаний внутри компании, система управления знаниями и т. д.
Или же в компании есть сложности с текучестью в период испытательного срока — тогда важно понять причину и выбрать эффективные методы обучения персонала, которые помогут улучшить адаптацию.
В современном COVID-world сотрудникам L&D необходимо не только проявлять гибкость, учиться и развиваться, но и понимать задачи бизнеса, предвосхищать ожидания. Сейчас в L&D востребовано умение смотреть на ситуацию в мире целиком и учитывать внешние факторы.
Поэтому популярность набирает смешанный вид обучения: это такой микс синхронного и асинхронного обучения. К примеру, сотрудникам дали задание на самостоятельный разбор (асинхронное) и через некоторое время провели онлайн-встречу по данным пунктам (синхронное).
Основные виды смешанной формы обучения персонала:
Формат обучения выбирается исходя из приоритетов и возможностей компании. Оно может быть краткосрочным или долгосрочным, групповым или индивидуальным, может проводиться очно или онлайн.
Смешанный вид обучения позволяет гармонично вписать модель 70/20/10 Чарльза Дженнингса.
В соответствии с ней, весь объем учебной информации делится на три группы:
Сотрудники превращаются в студентов и послушно конспектируют за преподавателем.
Плюсы: Этот метод хорошо для больших аудиторий: материал можно объяснить сразу сотне человек. И при этом сам выступающий контролирует содержание и подачу материала.
Минусы: Отсутствие обратной связи и низкая активность слушателей. Преподавателю приходится прилагать большие усилия, чтобы увлечь аудиторию.
Семинар — это дискуссия, которая может проходить в формате brainstorm для поиска решения проблемы. Семинар служит закреплению пройденного на лекции материала.
Плюсы: Свобода действий, которая помогает сохранить интерес и включить в слушателях активность.
Минусы: Такие формы обучения персонала подходят для небольших аудиторий — до 25 человек. И даже при такой численности преподаватель должен быть опытным модератором, чтобы дискуссия не превратилась в эмоциональный спор.
Участники тренинга на практике отрабатывают знания и навыки, полученные на лекции и семинаре.
Плюсы: Тренинги помогают добиться быстрого эффекта от обучения. Сотрудник уже на утро после тренинга может применять усвоенные инструменты в работе. Кроме того, он получает эмоциональный заряд и уверенность в своих силах.
Минусы: Пройденный материал может быстро забыться, если его не использовать на практике. Я рекомендую после каждого обучения прорабатывать полученный материал, закреплять его в течение 21 дня и проводить посттренинговое сопровождение.
Это тренировки в условиях максимально приближенных к боевым, когда сотрудники решают конкретный бизнес-кейс в режиме реального времени. Раньше деловые игры и бизнес-симуляции, проводились только оффлайн, но современное обучение приучает нас к онлайн-играм.
Плюсы: бизнес-симуляции дают возможность погрузиться в безопасную среду, где сотрудники могут отработать свои скилы. В отличие от лекции или семинара, они позволяют L&D наблюдать за поведением сотрудников в разных ситуациях и видеть, как проявляются их компетенции и сильные стороны.
Минусы: подготовка логики и сценария игры требует серьезного вложения времени и сил.
Такие методы обучения персонала позволяют опытному сотруднику поделиться знаниями с новичком.
Плюсы: основное преимущество — ученик может развиваться прямо на рабочем месте. И адаптация проходит гораздо быстрее, так как наставник помогает закрепить знания и исправляет ошибки. За счет этого новичок чувствует себя намного увереннее.
Минусы: сам наставник тратит много своего времени на обучение, уделяя меньше внимания основным задачам.
Применяются в рабочих ситуациях, когда необходимо найти способы решения определенной ситуации. Максимальный состав рабочей группы — до 9 человек. Участниками могут быть как линейные специалисты, так и менеджеры высшего звена. Перед группой ставится задача и устанавливаются временные рамки для решения. Чем-то похоже на правила игры «Что, где, когда».
Плюсы: Такой формат развивает в сотрудниках самостоятельность и формирует навык принятия решения. Можно отметить также повышение мотивации за счет осознания степени своего влияния на ситуацию внутри организации.
Минусы: Есть риск, что проявившийся лидер группы будет «тянуть одеяло на себя», не давая возможности другим участникам принимать решения.