ЗРС (как это работает)
Законченная работа сотрудника (ЗРС)
Как получить одобрение действий, задач и проектов?
Все то можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен будет ЛИЧНО закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.
Пример неправильной ЗРС: В послании из Москвы говорится: «Местный филиал тратит много денег». И все! Больше никаких данных.
Посмотрите, что теперь вынужден делать руководитель.
Он вынужден выяснять:
— представляет ли это опасность,
— придумывать, как уменьшить расходы,
— выпускать приказы по этому поводу.
Ничто из этого не является его работой. Его заставили выполнять работу человека, который предоставляет информацию.
Пример правильной ЗРС: Руководитель получает пакет. В сопроводительном послании говорится: «Местный филиал быстро приближается к состоянию неплатёжеспособности. Данные прилагаются в пакете.
— переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела обучения, который сейчас пустует;
— Магомеда Магомедова принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 50 000 руб. в месяц.
— Директору данного филиала объявить выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.
— Внедрить систему заказов на приобретение.
— С начальником отдела продвижения провести занятия по составлению рекламных писем.
Не одобрено _________
Прилагаются копии докладов рекомендательного совета, показывающие неплатёжеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
Поскольку данные, решения и приказы были все собраны в виде «законченной работы сотрудника», правильное действие стало возможным. ИМЕННО ТАМ МЫ НАЧИНАЕМ СТРОИТЬ ДЕЛОВУЮ СРЕДУ В КОМПАНИИ.
Законченная работа сотрудника (ЗРС)
Как получить одобрение действий и проектов?
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».
А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создаёт излишнее движение: кто-то посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем представлено, он вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои собственные линии. Он вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что его линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Его корзина с надписью «Отложенные» переполняется, и в результате возникает неразбериха.
Это можно назвать «н езаконченной работой сотрудника ». Она не закончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:
1. Собирая данные, необходимые для принятия решения.
2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на письменных данных.
3. Выпуская приказы, вместо того чтобы одобрять их.
1. Излагается ситуация.
2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.
3. Предлагается решение.
4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.
Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.
Известно, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего хотел руководитель.
Как освободить время руководителя при помощи ЗРС
Высокая загруженность на работе — проблема большинства руководителей. Ситуация, когда нет ни минуты свободного времени, а необходимые задачи все же не выполняются своевременно, далеко не редкость. Фото рабочего дня обычно помогает выяснить причину этой проблемы. Подробнее об этом инструменте мы рассказывали здесь.
Часто, помимо рабочих задач, руководителю приходится еще и отвечать на вопросы сотрудников. Именно этот момент может мешать выполнению должностных обязанностей. В задачу HR-специалиста, помимо прочего. входит и внедрение инструментов, оптимизирующих рабочие процессы. Освободить время руководителя поможет использование ЗРС.
Что такое ЗРС
Расшифровывается аббревиатура как «законченная работа сотрудника». Это документ, составляемый в бумажном или электронном виде и описывающий проблему, с которой работник обращается к руководителю.
ЗРС немного похож на докладные записки, которые были приняты ранее для обращений к руководству. Однако имеется ряд особенностей. В ЗРС описывают не только проблему, но и предлагаемый вариант ее решения. То есть, руководителю нет необходимости запрашивать информацию по вопросу или долго разбираться в ситуации.
ЗРС пишется по шаблону и содержит все сведения о проблеме. Кроме того, в документе указан способ ее решения и предполагаемые затраты. ЗРС составляется таким образом, чтобы после ознакомления с ним руководителю осталось только принять или отклонить предложение.
Как ЗРС помогает освободить время
Многие сотрудники на описание своей проблемы тратят гораздо больше времени, чем на ее решение. Даже если речь идет о покупке новой швабры для уборщицы, начальнику придется выслушать длительную историю о том, как ей не хватает зарплаты, насколько много у нее работы и что никто не ценит ее труд. На все это уходит драгоценное рабочее время.
Кроме того, любой сотрудник, обращаясь к руководителю, описывает не только проблему, но и собственные эмоции, связанные с ней. В результате начальнику приходится запрашивать подробные данные у других работников, проводить расчеты, придумывать верные решения. В итоге это отнимает большое количество времени, отвлекая руководителя от выполнения текущих задач.
Законченная работа сотрудника уменьшает количество времени, затраченного на рассмотрение любой проблемы в несколько раз. В письменном виде излагаются только основные данные. Никто не захочет описывать лишнюю информацию. Поэтому времени на изучение проблемы потребуется минимум.
Не менее важно наличие в документе исходных данных и готового решения. То есть, начальнику не придется тратить время и усилия на разбор ситуации. Ознакомившись с документом, останется только принять положительное решение или отклонить ЗРС. На это понадобится максимум 2-4 минуты.
Как составить ЗРС
Шаблон документа разрабатывается индивидуально для каждой компании. Строгих норм и правил нет. Но важно, чтобы шаблон не позволял сотрудникам уклоняться от внесения важных данных. В шапке указывают название компании, должность и имя руководителя, которому предназначен документ, ФИО и должность составителя и дату обращения.
ЗРС состоит из трех блоков:
данные по ситуации;
С первым блоком проблем обычно не возникает. В нем просто описывают сложность, с которой столкнулся сотрудник. Далее следует точная информация: цифры, сроки, затраты, статистика. Заключительный блок заполняется решением, предлагаемым сотрудником.
Справка! Важно донести до работников, что решение — это не фраза «сделайте что-нибудь», а именно готовое, продуманное предложение. Иначе составление ЗРС теряет всякий смысл.
Как внедрить ЗРС
Просто сказать сотрудникам, что в компании будет использоваться данный вид обращения к руководителю, не получится. Работники будут использовать привычный и удобный для них способ решения всех проблем. Необходимо оформить изменения официально. То есть, издать приказ о внедрении ЗРС.
Все нововведения обычно вызывают недовольство сотрудников. Поэтому вполне вероятно, что даже после ознакомления с приказом работники будут пытаться побеседовать устно. Причина этого проста. Личный разговор более привычен и не требует особых усилий. Сотруднику нет необходимости собирать данные или искать решение проблемы. Он просто перекладывает эту работу на руководителя. Кроме того, во время разговора обычно высказывается несколько жалоб, не всегда обоснованных.
В первое время руководителю придется потрудиться, прививая в коллективе новые правила. При каждом устном обращении важно в самом начале мягко прерывать разговор и сообщать, что претензии и просьбы рассматриваются только в письменном виде, оформленные надлежащим способом.
Через 2-3 недели недовольство стихнет, сотрудники примут новые правила, а у руководителя освободится немало времени.
Совет! Отличным решением также станет разработка организационной схемы компании. В ней указываются все сотрудники, сфера их деятельности и ответственности. Если вывесить подобную схему в общей доступности, работникам будет легче разобраться, кому направлять ЗРС.
Преимущества ЗРС
Разгрузка руководства — далеко не единственное преимущество внедрения ЗРС. Благодаря такой системе общения в коллективе развиваются ответственность и самостоятельность. Работники привыкают не перекладывать проблему на начальника, а искать и находить решения лично.
Кроме того, возрастает взаимопонимание между работниками и руководством. Зачастую, озвучивая проблему, сотрудник не понимает, насколько возможно или невозможно ее решить. И если ответ начальника не соответствует ожиданиям коллектива, возникают негатив и недовольство.
При составлении ЗРС сотрудники вынуждены самостоятельно обдумывать ситуацию и искать возможные решения. Таким образом они понимают всю сложность процесса и осознают, что улучшить положение легким движением не получится.
Не менее важно, что в ЗРС можно обнаружить неординарные и эффективные идеи по улучшению работы компании.
Законченная работа сотрудника (ЗРС) или главная часть должностной инструкции любого сотрудника
Одна из самых больших проблем руководителей и владельцев бизнеса — безответственность сотрудников. По нашим данным, абсолютное большинство руководителей перегружено рутиной из-за того, что сотрудники не хотят или не могут взять ответственность, чтобы решить какую-то проблему, которая относится непосредственно к их должности.
Сотрудник пытается сбросить ответственность, принося проблему руководителю. Ведь если решение руководителя окажется неверным, то с сотрудника взятки гладки. В этом видео предлагается одно из решений проблемы безответственности сотрудников — ЗРС. ЗРС расшифровывается как «завершенная работа сотрудника».
Это точный инструмент, с помощью которого вы создадите четкую систему посланий и решений от сотрудников.
Еще почитать
Давайте возьмём обычного предпринимателя, владельца бизнеса, который борется за выживание.
Наёмные сотрудники видят его красивый джип и знают, что он живет в неплохой квартире. Да и дача за городом у него — не избушка на курьих ножках, а нормальный дом. В отпуск на моря. Казалось бы — не это ли предмет для зависти?
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КРИЗИС 2020. Как вести себя владельцу малого бизнеса, чтобы не обанкротиться, а увеличить активы.
Этот кризис будет особенным, я думаю более затяжным, чем все предыдущие. По одной простой причине — он коснулся всех до единого стран на планете, чего раньше никогда не было. Раньше сидят немцы, попивают шнапс, и смотрят на кризис недвижимости в США. Сейчас проблемы у всех сразу и одновременно. Доигрались.
Почему мы не растем? Любимая проблема малого бизнеса.
Небольших организаций гораздо больше, чем больших. Некоторые владельцы не ставят себе такой цели, как «расширение деятельности». И это их дело.
Как бизнесмену защититься от паразитов и мошенников (различных лайф-гуру и прочих тоник-роббинсов)
Времена такие. Смутные, тяжкие. Всем хочется ваших денег. Без обид. Людей можно понять. Простить — вряд ли, но понять можно. Прощения не заслуживают гельминты, которые называют себя бизнес-гуру, но таковыми не являются.
Достижение полной финансовой свободы
Как желанна свобода! Многие ее сулят, но не многие могут показать подлинный путь к ней.
Что такое свобода? Отсутствие барьеров. Но полное отсутствие барьеров означало бы вместе с тем конец игры и счастья.
Как бизнесмену выйти из операционки и не заниматься микроменеджментом
Если руководитель хочет освободиться от операционки, то к гадалке не ходи: он выполняет целый ряд действий, которые в идеале должен делать кто-то другой.
0 Комментариев
Оставить комментарий Отменить ответ
Ничего не найдено
Запрашиваемая страница не найдена. Попробуйте уточнить параметры поиска или используйте меню для нахождения страницы.
Подпишитесь на нас в социальных сетях:
+7 (499) 938-95-70 (Москва)
+7 (958) 538-34-58
с 9:30 до 18:30 по будням
Наш адрес:
127486, Москва, отель «Holiday Inn», Коровинское шоссе 10, стр. 2, подъезд 3, этаж 3, офис 20
Как проехать →
Покупка в рассрочку — простой, удобный и современный способ покупки услуг в интернет-магазине.
Преимущества:
Условия для оформления рассрочки:
Купить услуги в рассрочку очень просто:
По вопросам, связанным с одобрением рассрочки, обращайтесь в АО «Тинькофф Банк» на горячую линию:
8 (800) 555-08-08 (звонок по России бесплатный, круглосуточно).
МОДУЛЬ «ЗРС»
Благодаря нашей доработке сотрудник самостоятельно проводит работу по возникшей проблеме, а вышестоящий руководитель получает всю необходимую аналитику и готовое решение, которое остается только принять к исполнению, отправить на доработку или отклонить.
Зачем нужен модуль «ЗРС»
Можно настроить отдельные бизнес-процессы для регулярных действий: оформления отпуска, согласования договора или оплаты счета. Но для нестандартных случаев, когда нужно получить согласие руководства, подойдет модуль «ЗРС».
Как в вашей компании происходит согласование запросов: на совещаниях или на бумаге? Как долго сотрудники собирают сведения и ждут ответ?
Обычно на все подобные процессы уходит достаточно времени: нужно «подловить», когда вышестоящий коллега свободен, привести доводы, завизировать согласие… С помощью автоматизации процесса одобрения можно, не вставая с места, запустить процесс решения проблемы и получить нужное «Да» или заняться дополнительным сбором информации, если ее мало и не хватает руководителю для однозначного согласования.
В любом случае, при помощи модуля экономится время руководителей, собираются более полные сведения о проблеме, и сотрудники чувствуют себя причастными к решению важных задач. «ЗРС» содержит все необходимые поля для предоставления данных и позволяет сразу предоставить и готовое решение для нестандартной ситуации, а также задать исполнителя одобренных действий.
В чем особенность модуля « Законченная работа сотрудника » от OKTOBIT24?
