Что такое корпоративный контент

Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?

В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации. Для того чтобы понять каким образом и чем конкретно «управляет» система, давайте разберемся в некоторых определениях.

Итак, данные бывают:

По каким критериям можно определить структурированы данные или нет?

В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить:

Электронный документооборот (СЭД);

Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;

Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;

Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM);

Управление web-контентом (WCM);

В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, прибавляются дополнительные модули управления данными. Так, например, в ECM системе «eDocLib: Актив Бизнес» реализованы функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также организовано управление заданиями и поручениями (Task management).

Отличие ЕСМ от СЭД

ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.

И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.

Источник

Enterprise Content Management — система управления корпоративным контентом

Enterprise content management (ECM) — это набор определенных технологий, которые включают процессы, позволяющие эффективно получать, организовывать, хранить и предоставлять необходимую информацию своим сотрудникам, заинтересованным сторонам и клиентам.

С помощью ECM вы сможете оптимизировать жизненный цикл информации и автоматизировать технологические процессы. Система управления корпоративным контентом совмещается с большинством типов файлов, включая офисные пакеты, файлы изображений, электронную почту, системы автоматизированного проектирования и многое другое.

Необходимо понимать, что любая организация с большим объемом контента с помощью ECM сможет устранить неэффективность операционной деятельности, снизить затраты и улучшить соответствие нормативным требованиям.

Компоненты ECM

ECM можно условно разбить на 5 основных компонентов: управление, захват, хранение, доставка и архивирование. Цель каждого компонента, определяемая Ассоциацией управления информацией и изображениями (AIIM), заключается в следующем:

Преимущества и важность ECM

ECM обеспечивает централизованную платформу, на которой контент может храниться и распространяться таким образом, чтобы соответствовать нормативным требованиям и принципам управления рисками. ECM достигает двух последних преимуществ, устраняя специальные процессы, которые могут подвергать предприятие рискам несоответствия нормативным требованиям и другим потенциальным проблемам.

Полнофункциональные системы управления контентом включают в себя такие функции, как расположение контента (обеспечение необходимой структуры для информации), возможности аудита, регистрация документов и другие средства управления рабочими процессами, а также механизмы безопасности.

С помощью ECM можно оптимизировать бизнес-процессы и процессы доступа к документации, устранить узкие места за счет сокращения объема хранилища, а также потребности в бумаге и почтовой рассылке, оптимизировать безопасность, поддерживать целостность документов и минимизировать накладные расходы. Всё это может привести к повышению производительности. Первым шагом является документирование всех типов контента, который связан с организацией. Программное обеспечение ECM можно использовать для идентификации дублированного контента, что позволяет организации распознавать дубли в системе.

ECM может помочь предотвратить финансовое мошенничество, обеспечивая эффективное информационное управление. Предприятиям также необходимо эффективно управлять контентом для интеграции с приложениями бизнес-аналитики, которые помогают им использовать имеющуюся информацию для руководства бизнес-решениями.

Будущее ECM

Стратегии и инструменты управления корпоративным контентом меняются. Это необходимо для адаптации к требованиям организаций. По мере развития технологий платформы ECM добавляют дополнительные функции, например, управление цифровыми активами (DAM). В основе этой функции лежат процессы, которые направлены на выполнение задач по хранению, классификации, обработке цифровых активов, а также на принятие различных решений в области дистрибуции. В качестве примера DAM можно привести цифровые фотографии, видеоролики, аудиофайлы.

Источник

Enterprise Content Management System

ECM, или Enterprise Content Management, представляет собой комплекс программного обеспечения, внедренного в организации в целях управления информационными данными предприятия. При этом создается единое медиапространство.

К главным задачам ECM относятся:

Круг задач велик. Поэтому созданы системы, которым присущи определенные функции:

Что такое корпоративный контент

К корпоративному контенту относится офисная и финансовая документация организации, в том числе счета-фактуры, соглашения и договоры, отчеты и пр. Корпоративный контент может быть представлен в виде бумажного или электронного файла, возможно, это таблица с данными. Для управления документацией предназначены программы СЭД, CRM или ERP.

Под определение подпадает и информация, которой обмениваются друг с другом специалисты предприятия посредством виртуальных чатов, форумов. Этот контент относится к записям и управляется при помощи RM.

Электронные письма создаются и распространяются при помощи системы EAM.

Страница компании в сети Интернет — это тоже корпоративный контент, но управляемый при помощи WCM.

Есть решение и для управления знаниями — это KM.

Нельзя упускать из виду медиаинформацию, представленную в виде фото, рекламных сообщений, видео и пр. Такой контент подвластен системе DAM.

Существуют также базы данных. Контент в них может храниться в структурированном или неструктурированном виде.

ECM и CMS: отличия

Обратите внимание, насколько близки по смыслу два термина: Enterprise Content Management и Content Management System. Первый является системой управления корпоративной информацией, второй — просто информацией.

На самом деле терминами ECM и CMS обозначаются системы с разнонаправленными задачами.

CMS — это чаще всего система управления сайтом или порталом компании. Это программа для создания сайта и его поддержки. С помощью движка можно редактировать новости, иную информацию, размещенную на сайте, публиковать статьи, управлять форумами.

ECM представляет собой комплекс программного обеспечения, с помощью которого управляется практически весь объем корпоративной информации и даже бизнес-процессы. CMS может быть частью ECM, если у организации есть свой сайт. В эту же систему включаются СЭД и программа для управления знаниями.

Развитие рынка ЕСМ: что прогнозирует Gartner

Инструментарий для управления ECM обновляется регулярно, появляются облачные технологии, новые запросы предприятий. Основные компании-разработчики продуктов ECM сливаются и сокращаются. В результате все это отражается на развитии рынка ECM-технологий. Согласно опубликованному отчету компании Gartner за 2010 г., есть четыре основных пути дальнейшего использования ЕСМ.

Gartner считает, что в последующие два года система ECM будет активно развиваться по ряду направлений.

Объем рынка ECM. Основные игроки

Согласно опубликованной информации Gartner, по итогам 2009 г. в развитие рынка приложений ECM было вложено свыше 3,5 млрд долл. США. Ежегодно этот рынок растет на 10%. Такая тенденция сохранится до 2014 г. Тогда объем средств в этом сегменте достигнет 5,7 млрд долл. США.

Отмечается, что в мировом масштабе доля управления информацией в Интернете равнялась в 2008–2010 гг. 15%. В то же время данный показатель достигает 30% в EMEA.

Примечательно, что Gartner составил схему, в которой представлены ведущие предприятия на рынке ECM.

Источник

Вам есть о чем рассказать. Каким должен быть корпоративный контент, чтобы привлечь клиента

Многие считают, что компании сегодня должны быть как Hollywood Pictures или Netflix и производить собственный крутой контент. Поэтому появляются не просто разделы с новостями на корпоративных сайтах, а целые блоги с самыми разными статьями и видео. Нужно ли бизнесу развивать зачастую непрофильное контентное направление и как это делать правильно — рассказала Валерия Ласкова, специалист по контент-маркетингу.

— Качественный контент-маркетинг нужен в первую очередь для того, чтобы принести пользу нынешним и потенциальным клиентам. И если вашему бизнесу есть о чем рассказать аудитории — собственный контент необходим.

Валерия Ласкова
Специалист по контент-маркетингу

А рассказать найдется о чем всегда — даже если вы продаете апельсины: как фрукты попадают в магазин, какие лучше выбирать для сока, а какие — чтобы просто есть и так далее. И эту информацию можно размещать в блоге компании, в Instagram, YouTube, Facebook и пр.

Для чего компаниям нужен свой контент

Качественный корпоративный контент помогает обрести доверие со стороны читателя, наработать экспертизу компании. Интервью со специалистом команды формирует из него лидера мнений в этой сфере, «очеловечивает» бизнес.

А еще корпоративный контент — это крутой способ проработать «боли» клиентов: рассказать, как определяется стоимость товара или услуги, почему цена именно такая, чем эта компания отличается от конкурентов, как проходит работа над продуктом. И получить от них обратную связь — в комментариях, сообщениях.

Такая забота о клиенте конвертируется в положительный образ бренда в целом, и HR-бренда в частности. Если соискатели будут видеть, что в компании работают профессионалы, которым есть чем поделиться, — это поможет привлекать ценных сотрудников.

Ошибки при производстве корпоративного контента

Я бы выделила три основных ошибки, которые совершают компании, начинающие производить собственный контент.

1. Попытка продвинуть плохой продукт усилиями слабых менеджеров в неработоспособном бизнесе. «Завернув» плохой товар или услугу даже в самую красивую «обертку», вы не обманете покупателя. Кроме того, «такое себе» отношение к продукту порождает аналогичное отношение и к контенту.

В моей практике был случай работы с интернет-магазином спортивных товаров, где: «ну, у нас этот товар дороже, чем везде», «ну, скидок нет», «ну, обычные товары, как у всех, ничего особенного». Это «ну» сразу говорит о том, что итогом такой работы будет второсортный и некачественный контент-маркетинг.

2. Отсутствие пользы. Как я уже говорила, контент должен быть полезен вашим клиентам. Переезд в новый офис, день рождения директора, тексты и видео в стиле «какие мы хорошие» — это совершенно никому неинтересно. В эпоху информационной перегрузки пользователь не захочет тратить и 5 минут своего времени на такой контент.

3. Писать, просто чтобы писать. Вы выпускаете качественный контент, тратите время специалистов… Но кроме самих специалистов этот контент никто не видит.

Из очевидных способов продвижения корпоративного контента — таргетированная реклама, публикации в соцсетях компании. Также можно задействовать гостевые посты, размещение в тематических Телеграм-каналах и блогах, сделать email-рассылку и др.

Каким должен быть контент — примеры

Пример классного корпоративного блога — HubSpot: компания предлагает интегрированное маркетинговое программное обеспечение.

Скриншот с сайта blog.hubspot.com

Полезный для пользователей контент HubSpot публикует с момента своего появления на рынке, и сегодня у блога более 300 тыс. подписчиков, а количество фолловеров на Facebook — более 1,7 млн.

Секрет успеха — качественный контент: в блоге компания отвечает на распространенные вопросы пользователей о продуктах HubSpot. Такая квалифицированная поддержка позиционирует HubSpot как лидера мнений в области маркетингового ПО.

В Рунете пример толкового корпоративного блога — Нетология. Там много полезного для digital-специалистов: от советов, как выбрать профессию, до лайфхаков в работе.

Скриншот сайта netology.ru/blog

Кстати, с помощью блога Нетология увеличила количество заявок на платные курсы на 150%, на бесплатные — на 300%. Такая вот монетизация.

Кроме собственного блога, размещать статьи можно в партнерских блогах и в соцсетях, вести канал на YouTube. Вообще, видео — сильный тренд в контент-маркетинге. А еще стали популярны подкасты, инфографика и вебинары. Не текстом единым, в общем.

В Байнете на эту тему есть крутой, на мой взгляд, кейс у «Гусаров Групп»: компания запустила реалити-шоу о продвижении конкретных проектов.

Скриншот сайта gusarov-group.by

Такой корпоративный контент доходчиво доносит ценность SEO-продвижения до владельцев бизнеса, вовлекает, показывает, какие проблемы бизнеса компания может решить. Это показательный случай: чтобы делать круто, делайте не как все.

Как оценить эффективность контента

Нужно отталкиваться от целей, для которых используется контент-маркетинг. Если для вас приоритетна заинтересованность аудитории и обратная связь — отслеживайте реакцию в социальных сетях: комментарии, лайки, репосты, участие в обсуждениях и т.д.

Если акцентируете внимание на определенных продуктах или услугах — смотрите, насколько увеличилось количество заявок.

Еще одна важная метрика — трафик из поисковых систем: можно оценить, какие статьи приводят больше посетителей, отследить конверсию, опираясь на данные по трафику, определить актуальные для целевой аудитории темы и подачу.

Развитие HR-бренда также можно отследить: спросите кандидата, откуда он узнал о компании. Если потенциальный сотрудник читал в блоге о стажировке в компании, миссии, корпоративных ценностях, качествах, которых ожидают от будущих членов команды — вы все делаете правильно.

Но не забывайте, что корпоративный контент — только один из способов продвижения. Человек не станет заказывать товар/услугу сразу после того, как прочитал статью. Скорее, это выглядит так: прочитал статью, увидел рекламу, потом прочитал еще одну статью, снова увидел рекламу, подписался на рассылку, зафолловил в социальных сетях. Через какое-то время появляется потребность в вашем продукте/услуге — человек обращается к вам, потому что помнит бренд.

Как создавать классный контент

Универсальной инструкции, которая сработает на 100%, нет, ведь целевая аудитория у каждого своя. Но я бы дала некоторые рекомендации:

Как будет развиваться корпоративный контент

В сторону мультимедиа, это точно. Существующим форматам есть куда расти, огромное поле для идей.

Фото с сайта rte.ie

Реалити, отдельные видеоролики или цикл на определенную тему — о внутренней кухне компании, например, а чтобы привлечь новую целевую аудиторию — обучающие сюжеты.

С видео можно много чего придумать. Качественные и полезные корпоративные блоги имеют все шансы трансформироваться в корпоративные СМИ — в лучших традициях Т-Ж («Тинькофф-журнал» — прим. «Про бизнес»). Нестандартно можно подать инфографику — сделать ее интерактивной. Не стоит надеяться на биржи контента — это дешевая и некачественная свалка текстов. Лучше купите на эти деньги мороженое и устройте с командой мозговой штурм.

В качестве резюме

Корпоративный контент — это голос вашего бренда. Профессиональный и сухой, дружеский и со сленгом — решать вам, главное, чтобы это находило отклик у целевой аудитории. Помните, что качественный контент-маркетинг может стать основным инструментом продвижения: реклама отойдет на второй план, при этом вы получите не только репутацию эксперта в своей сфере, но и лояльную аудиторию.

Источник

ECM-ликбез, часть 1: электронный документооборот и электронный архив

Одной из характерных тенденций наших дней является переход на электронный документооборот и электронное хранение документов. Многие организации сталкиваются с проблемой выбора и внедрения ECM-систем. В актуальной ситуации осуществить правильный выбор очень непросто. Содержательные аналитические публикации по ECM-проблематике на русском языке практически отсутствуют. Львиную долю имеющихся публикаций составляет реклама без намека на какую-либо аналитику. Конечно, в Интернете можно найти немало материалов на иностранных языках. Но здесь возникает еще одна трудностью: большинство терминов из области ECM не имеют точных эквивалентов в русском языке, а единого мнения относительно вариантов их перевода еще не сложилось. Отсутствие единой терминологии только способствует различным спекуляциям и маркетинговым ухищрениям.
Все описанные выше моменты стали для нас еще более очевидными, когда мы начали публиковать статьи по ECM-проблематике в своем блоге и получать обратную связь от читателей.
Осознав всю сложность данной ситуации, мы решили подготовить специальный цикл статей, представляющий собой своеобразный ECM-ликбез. И прежде чем говорить о проблемах ECM, необходимо прояснить основные понятия.

В зарубежных публикациях по проблемам ECM и документоведения различие между document и record является одним из основополагающих. В то же время в русских переводах различие это зачастую игнорируется. Английские document и record в большинстве случаев передаются одним и тем же словом «документ», что порой создает дополнительные сложности в понимании переводных текстов. Возникает вопрос: почему авторы зарубежных работ проводят данное различие?
Чтобы разрешить все проблемы, необходимо прояснить значение и особенности употребления двух терминов — document и record.
Для начала обратимся к словарям. Русское «документ» и английское document восходят к латинскому documentum — образец, свидетельство, доказательство. Английское слово record восходит к латинскому recordare — “помнить».
В Вебстерском словаре английского языка значение термина document разъясняется следующим образом: an original or official paper relied on as the basis, proof, or support of something (подлинная или официальная бумага, которая используется для обоснования, доказательства или поддержки чего-либо).
Слово record получает в этом словаре следующее определение: something that recalls or relates past events (то, что вызывает воспоминания о событиях прошлого или каким-то образом связано с этими событиями). Интересно, что в тексте этой же словарной статьи выделяются еще такие значения слова record: a body of known or recorded facts about something or someone especially with reference to a particular sphere of activity that often forms a discernible pattern (совокупность известных или зафиксированных фактов о чем-то или ком-то, как правило, относящихся к определенной сфере деятельности и определенным образом систематизированных) и a collection of related items of information (as in a database) treated as a unit (совокупность связанных единиц информации (как в базе данных), рассматриваемых как единое целое).

Во всех описанных случаях употребления слова record можно выделить один общий момент: оно употребляется для обозначения свидетельства о событиях прошлого. Документ также может использоваться в качестве свидетельства о прошлом. Но в то же время многие документы выступают в качестве свидетельства о событиях, происходящих в настоящий момент, или о событиях, которые должны произойти в будущем. Документы, соотнесенные с настоящими и будущими событиями, могут претерпеть изменения. Записи же, свидетельствующие об уже произошедших событиях, не могут быть подвергнуты никаким изменениям. В стандартах ISO 15489 и MoReq2 понятие «запись» (record) определяется так: Информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая организацией или частным лицом в качестве свидетельства в соответствии с требованиями закона или бизнеса)(Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. )
Визуально различия между документом (document) и записью (record) можно отобразить на схеме жизненного цикла документа:

По факту получения всех согласований и виз документ приобретает окончательный вариант и становится записью.
Некоторые документы вполне могут быть рассмотрены как записи: например, акт выполненных работ или квитанция о внесении платежа.
В то же время в качестве записей могут выступать носители информации, не являющиеся документами в традиционном смысле слова: графические изображения, аудио- и видеозаписи, и т. п. — например, фото с выставки, видео и электронная презентация доклада на конференции, диктофонная запись переговоров с клиентом.
Различия между документом и записью можно суммировать в виде следующей небольшой таблицы:

На основе проделанного анализа можно заключить, что документ (document) и запись (record) являются объектами различных типов, и работа с ними должна основываться на различных подходах. Соответственно, для работы с каждым типом объектов должна осуществляться при помощи специализированного ПО — систем управления документами (document management systems) и систем управления записями (records management system).

Электронный документооборот и электронный архив

В русском языке термин «система управления записями» пока не прижился. И управление документами, и управление записями в большинстве публикаций на русском языке обозначаются термином «электронный документооборот». Само понятие «документооборот» подразумевает, однако, что документы подвергаются постоянным изменениям. Программное средство, позиционируемое как система электронного документооборота, должно быть нацелено на автоматизацию всех оперативных процессов по работе с документами.
Для обозначения программных средств, предназначенных для защищенного структурированного хранения, в России получил достаточно широкое распространение другой термин — «электронный архив». В нашей стране этот термин используется не в том значении, в каком он обычно используется за рубежом..В англоязычных источниках понятие archiving означает прежде всего долгосрочное сохранение (long-term preservation) — обеспечение постоянного доступа к документу, независимого от смены технологий. В нашем случае понятие «электронный архив» скорее является синонимом системы управления записями. В отличии от систем электронного документооборота, в системах электронного архива основной акцент делается все-таки на другом: на автоматизации хранения бизнес-значимых (т. е. свидетельствующих об активности организации и выступающих в качестве записей) документов. Следует также отметить, что системы электронного архива рассчитаны на работу со значительно большими (по сравнению с системами электронного документооборота) объемами информации и обладают более развитыми инструментами для ее поиска и извлечения.

Описанные выше различия отражены и в стандарте MoReq2:

Можно провести аналогию между выбором ECM-системы и выбором автомобиля: для перевозки тяжелых грузов, конечно, можно использовать легковой автомобиль, но в конечном счете это будет очень малоэффективным и затратным; да и зачем это делать, если существуют грузовые автомобили, приспособленные наилучшим образом для транспортировки тяжелых крупногабаритных грузов? Системы электронного архива «заточены» под достаточно узкий класс задач — но в то же время во много благодаря этой узкой специализации они находят применение в самых широких областях.
Говоря о собственной системе электронного архива мы, основываясь на изложенном выше подходе, отмечаем, что она относится к классу ECM-систем, но в то же время не является системой электронного документооборота: она предназначена для решения иных (по сравнению с теми, для которых обычно используются СЭД) задач. Проведение четкого различия между двумя классами объектов и двумя соответствующими им классами систем позволяет рассмотреть под новым углом многие проблемы из области ECM. Такое рассмотрение и будет осуществлено в наших последующих публикациях.

Источник