Менеджмент
Контроль в менеджменте
Сущность и содержание контроля
Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того момента, как они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль является неотъемлемым элементом любой организации.
Контроль должен обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и создавать предпосылки для внесения корректив, запланированных в показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации. Поэтому контроль является одним из главных инструментов в выработке политики принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в оперативном руководстве.
Контроль – это одна из важнейших функций менеджмента. Цель контроля состоит не в том, чтобы поймать, уличить или схватить. Главное, что включает в себя функция контроля – это оказать помощь работникам в достижении поставленной цели или результата.
Контроль в условиях рыночных отношений, когда требуется раскрытие всех ресурсов работников, выступает в качестве инструмента управления и мотиватора высокой производительности труда. Ответственными за контроль являются непосредственные начальники. Процедура контроля выстраивается по цепочке подчинения (от старшего к младшему).
Функция контроля входит в круг обязанностей руководителя не подлежащих делегированию, т.е. передачи другим лицам. Контроль представляет собой функцию менеджмента, а следовательно, проявляется как непрерывный процесс управления. В связи с этим, любой руководитель должен сделать так, чтобы работники воспринимали процедуру контроля как само собой разумеющееся действия, не имеющие ни начала, ни конца. Функция контроля направлена на выявление отклонения в производственном процессе и своевременное их отклонение.
Контроль – это искусство управления и менеджер не может научиться ему только теоретически он должен практически пройти через него.
Кроме того, система контроля оказывает сильное влияние на поведение людей при соблюдении следующих требований:
Основные виды контроля
Выделяют три основных вида контроля:
Эти виды контроля схожи по форме осуществления, т.к. они имеют одну и ту же цель – способствовать тому, чтобы фактически достигнутые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются эти виды контроля только методом осуществления.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. В организации предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальный и финансовым ресурсам.
Текущий контроль – осуществляется в ходе проведения работ подчинёнными их непосредственным начальником. Этот вид контроля не проводится одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения этапов работы направленной на достижение желаемых успехов.
Заключительный контроль – проводится после завершения работ, и данный вид контроля имеет две важные функции:
Процесс контроля
К структурным методам разрешения конфликтов относятся следующие:
Контроль как функция менеджмента
• Надзор — регулярные проверки выполнения каких-либо правил, законов, приказов
• Допинг-контроль — проверку, направленную на выявление применения спортсменом допинга
• Финансовый контроль — совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности субъектов
• Наблюдение — постоянные или периодические измерения каких-либо свойств объекта
• Неразрушающий контроль — наблюдение свойств и параметров объекта, при котором не должна быть нарушена пригодность объекта к использованию и эксплуатации
• Управление — действия, направляющие действия других людей или объектов
• Автоматику — управление каким-либо устройством без непосредственного участия человека
• Круиз-контроль — устройство, поддерживающее постоянную скорость автомобиля
Содержание
Контроль как основная функция менеджмента
В менеджменте контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей (См. Целеполагание). Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий(См. Организация как функция менеджмента, Коммуникации как функция менеджмента, Планирование как функция менеджмента, Мотивация как функция менеджмента).
Существует три аспекта управленческого контроля:
• установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;
• измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;
• подготовка необходимых корректирующих действий;
Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.
Основные виды контроля для менеджмента
• предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);
• текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;
• заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.
Технология контроля
При наличии индивидуальных аспектов и в соответствии с моментом технология контроля осуществляется по следующей схеме: • выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);
• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);
• установление норм контроля (этические, производственные, правовые);
• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);
• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).
Определение понятия «контроль» в менеджменте
Контроль представляет собой заключительную стадию процесса управления.
Контроль как общая функция менеджмента определяется как систематический процесс, посредством которого регулируется деятельность организации, обеспечивая ее соответствие планов, целям и нормативным показателям.
Более четкое определение:
Контроль – это процесс оценки уровня выполнения заданий и достижения целей, выявление отклонений, сбоев и причин их появления с целью обеспечения выполнения планов, заданий, направленных на достижение целей организации.
Контролю подлежит все, что имеет прямое и опосредованное отношение к производительной деятельности организации. Бесконтрольность порождает целый ряд негативных последствий. В любой организации не должно быть работников, вышедших из-под контроля, какой бы высокий пост они не занимали.
Контролю подлежат все технические и технологические условия производства, здания, сооружения, коммуникации, машины, станки, оборудование, приборы и инструменты, сырье, комплектующие и т.д. Обязательным и систематическим должен быть контроль финансовой деятельности предприятия, кадровых служб и др.
В определенной степени контроль на предприятии осуществляют все работники, каждый в сфере своей компетенции. Ведущую роль в этой деятельности играют отдел технического контроля (ОТК) и менеджеры. Кроме руководителей организации, ОТК и его работников, контроль осуществляется контролирующими службами государства (налоговая инспекция, пожарная инспекция, экологические службы и др.). К работе по контролю могут привлекаться независимые эксперты, аудиторские фирмы, специалисты других организаций и предприятий.
Разработаны определенные требования к организации процесса контроля:
1. Контроль должен быть всеохватывающим, но не мелочным, не назойливым, не тотальным и не вызывать у подчиненных чувства неприязни к контролирующим.
2. Контроль должен быть тщательно спланирован, в планах необходимо определить приоритеты и четко выражать стратегическую направленность контроля.
3. Контроль осуществляется не ради самого контроля или «подсиживания» сотрудников, а ради получения результатов, важных для улучшения работы, снижения издержек производства и улучшения качества продукции.
4. Контроль необходимо осуществлять своевременно и эффективно, что подразумевает получение сведений об объекте или субъекте контроля во времени и месту, а также конкретные предложения по его итогам.
5. Система контроля не должна быть дорогостоящей, нельзя отвлекать на его проведение большое количество работников от их непосредственной деятельности. Затраты на контроль должны быть меньше прибыли, возникающей по результатам контроля.
Контроль необходим для выявления и решения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, а также могут использоваться для стимулирования успешной деятельности работников организации. Менеджер, осуществляющий контроль, обязан учитывать человеческий фактор. Он должен стремиться к объективности, доброжелательности, избегать скрытности и заботиться об улучшении морально-психологического климата в коллективе. Контролирующий всегда должен помнить, что лучше самих рабочих дело никто не знает, поэтому важно привлечь на свою сторону всех, имеющих отношение к контролируемому вопросу.
Организуя контроль, менеджер обязан не мешать основной деятельности предприятия, если контроль не предполагает остановки процесса производства.
Виды контроля
Впервые управленческий контроль был определен Р.Н.Энтони как процесс, с помощью которого менеджеры убеждаются в том, что ресурсы поступают и используются эффективно и результативно для достижения целей организации. Энтони однозначно отделял управленческий контроль от стратегического и операционного. Эта позиция сохранялась и в работах других авторов, которые писали об управленческом контроле позже, в 70-х – 90-х годах прошлого века.
Контроль классифицируют по различным признакам.
По сферам производства:
· Контроль состояния материально-технического обеспечения.
· Контроль маркетинга и сбыта.
Контроль ресурсов включает контроль материальных, финансовых, человеческих и информационных ресурсов.
Контроль материальных ресурсов охватывает систему регулирования запасов, состояние материальных ресурсов и соответствие их потребностям производства, качество материальных ресурсов.
Контроль финансовых ресурсов заключается в оценке уровня обеспеченности организации, эффективности их использования, правильности финансовых решений, анализе финансовых потоков.
Контроль человеческих ресурсов связан с оценкой системы переподготовки и повышения квалификации персонала и деловых качеств менеджера, оценке эффективности мотивационной системы и системы оплаты труда.
Контроль информационных ресурсов состоит в оценке соответствия объемов информации в организации потребностям управления и производства и изучения путей повышения информационного уровня всей организации, отдельных подразделений и каждого рабочего места.
Контроль процессов должен подтвердить, что все операции, виды работ и процессы осуществляются в соответствии с процедурами и правилами, действующими в организации.
По этапам осуществления производственно-хозяйственной деятельности различают:
Предварительный контроль. Этот вид контроля проводится до начала любой деятельности и включает следующие направления: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы – средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и т.д.; каналы сбыта готовой продукции.
Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам.
Осуществляется также предварительная проверка организационной структуры управления, знания руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, наличие долгосрочных, тактических и оперативных планов, инструкций и т.д.
Выясняются знания непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.
Текущий контроль. Существуют два основных вида текущего контроля –стратегический и оперативный.
Стратегический контроль предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. Выясняется главный вопрос – как используются все виды ресурсов?
Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической, хозяйственной деятельности предприятия; выработанных и применяющихся норм и нормативов; норм выработки и норм загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов. Выявляются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и др.
Итоговый контроль. Проводится по результатам предварительного и текущего контроля. Состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам разрабатываются мероприятия по устранению выявленных отклонений от плановых заданий. Намечаются работники, ответственные за их выполнение, определяются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.
Контроль в менеджменте
Контроль является одной из функций управления, без которой не могут быть реализованы такие функции управления, планирование, организация и мотивация.
В узком смысле под контролем следует понимать различные ограничения.
В широком смысле контроль – это одна из функций менеджмента, которая состоит в сравнении результатов работы с планами, нормами и стандартами, а также в устранении возникающих отклонений.
Контроль необходим менеджеру:
Формы контроля очень разнообразны. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами используются различные финансовые и бухгалтерские документы. Своих подчиненных руководитель может контролировать с помощью письменных отчетов, проводить регулярные совещания, планерки с целью обсуждения проблем, возникающих на предприятии.
В функцию контроля входят:
В менеджменте контроль решает несколько задач:
1. Позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать негативное влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать;
2. Позволяет своевременно выявить нарушения, ошибки, промахи, оперативно их предотвратить или устранить;
3. Дает возможность выявить резервы;
4. Обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи;
5. Позволяет оценить работу персонала за определенный период
Существуют разнообразные виды контроля:
Например, можно выделить внутренний (внутрихозяйственный) и внешний контроль.
Внутренний контроль – это контроль, осуществляемый менеджерами организации за соблюдением технологии производства продукции или услуг, исполнительской дисциплины персонала, расходом фонда оплаты труда и т.д.
Внешний контроль – это контроль организации государственными органами за соблюдением ею действующего законодательства (банковский, валютный, налоговый, таможенный, экспортный, бюджетный, за сертификацией продукции, экологический)
По времени осуществления и назначению можно выделить три разновидности контроля: предварительный, текущий, заключительный (итоговый)
Предварительный контроль выполняется до фактического начала выполнения работ и осуществляется по трем направлениям:
1-ое направление предварительного контроля – проверка учредительных документов (устав, лицензия, свидетельство об аккредитации и т.д.) и управленческих решений (обоснованность приказов, распоряжений и т.д.).
При этом необходимо выяснить:
— соответствуют ли они по форме и содержанию установочным требованиям;
— утверждены ли настоящим образом;
— разъяснены ли всем причастным к ним лицам (приказы)
Кроме того, на данном этапе важно установить, насколько четко составлены должностные инструкции, сформулированы и доведены до подчиненных цели организации
2-ое направление предварительного контроля – оценка персонала.
При этом проверяются деловые и профессиональные знания и навыки кадров, необходимые для работы в организации. Во многих организациях контроль персонала продолжается и после приема на работу, в ходе дополнительного обучения.
3-ье направление предварительного контроля – состояние материальных и финансовых ресурсов организации.
Сделать качественную продукцию из плохого сырья или отсутствия средств на его приобретение невозможно. Поэтому проверяется соответствие качества сырья установленным стандартам, а также наличие финансовых ресурсов для обеспечения производственного процесса.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он проводится с целью выявления отклонений от заданных режимов функционирования и корректировки дальнейшей деятельности. Его объектом чаще всего выступают подчиненные сотрудники, деятельность организации.
Заключительный (итоговый) контроль проводится после того, как работа выполнена. Его суть состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с имеющимися нормативами или заданными параметрами. В процессе этого контроля выявляются отклонения от заданных параметров и устанавливается, находятся ли эти отклонения в пределах допустимого.
Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы точнее увязать вознаграждение работников с достигнутыми ими результатами (создать условия для мотивации).
В процедуре контроля выделяются три четко различимых этапа, на каждом из которых реализуется комплекс специальных мер:
Второй этап состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами.
Менеджеру предстоит определить:
Варианты действий менеджера по результатам контроля могут быть следующими:
Если отклонения от стандартов или плановых заданий вызывают у менеджера необходимость действовать, то важно принять меры по устранению причин этих отклонений. Например, изменить организационную структуру, сократить или заменить часть персонала, внедрить в производство новые виды продукции, пересмотреть стандарты, планы, мотивации работников и т.п.
Важно! Учитывая особенности поведения работников, менеджер должен так организовать систему контроля, чтобы исключить «показное» отношение сотрудников к работе и ориентировать их на конечный результат.
Эффективность контроля должна превышать затраты на его обеспечение. Эффективным можно назвать контроль, параметры которого отвечают следующим требованиям (принципам):
| Требования (принципы) | Комментарий |
| Стратегическая направленность | Контроль должен отражать и поддерживать главные приоритеты организации |
| Ориентация на результаты | Конечной целью контроля является достижение результатов работы организации, а не выявление отклонений (т.е. не контроль ради контроля, а ради результатов) |
| Соответствие целям | Контроль должен соответствовать конкретному виду деятельности, быть адаптированным к нему |
| Своевременность | Правильный выбор временного интервала контроля, соответствующий контролируемому процессу |
| Гибкость | Система контроля должна быть адаптивной к внешним изменениям |
| Простота | Система контроля не должна быть излишне сложной Самое важное состоит в том, что если система контроля слишком сложна и люди ее не понимают и не поддерживают, такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, к потере контроля над ситуацией. Существует много примеров организаций, затративших большие средства на разработку изощренных методов контроля, которые, однако, никогда не применялись, потому что были чересчур сложны для людей, призванных их применять |
| Экономичность | Затраты на контроль не должны превышать его эффективность Например, груз не очень ценный – следует оприходовать всю поставку и смириться с хищениями, чем проверять каждый ящик. |
| Объективность | Выводы, сделанные по результатам контроля, не должны зависеть от предвзятого мнения каких-либо лиц |
Организуя контрольные процедуры, очень важно помнить, что контроль может оказывать на сотрудников как положительное, так и отрицательное влияние:
| Положительное влияние | Отрицательное влияние |
| Создание условий для стремления работников избегать ошибок в работе | Формирование поведения, ориентированного на контроль, а не на результат. Излишне частый, необоснованно строгий контроль может стать причиной такого поведения сотрудников, когда они будут либо основное внимание уделять только тем видам работы, которые строго контролируются менеджерами, «забывая» о других, либо «изображать» активную и продуктивную работу в то время, когда их контролирует руководитель, не заботясь о качестве и эффективности. |
Типичные ошибки контроля:
| Ошибка | Последствия |
| Контроль по случаю | Неполнота информации о появлении отклонений и пр. |
| Тотальный контроль | Порождает безынициативность, равнодушие, иждивенчество |
| Скрытый контроль | Ухудшение морально-психологического климата |
| Контроль ради наказания | Ухудшение морально-психологического климата |
| Не информирование о результатах контроля | Ухудшение морально-психологического климата и снижение эффективности контроля |
Чтобы избежать негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и повысить его эффективность приведу ряд рекомендаций науки по осуществлению эффективного контроля:
— Устанавливать осмысленные, понятные для сотрудников стандарты – люди должны чувствовать, что стандарты достаточно полно и объективно отражают их работу, помогают организации;
— Устанавливать двухстороннее общение – возможность обсудить проблемы, связанные с системой контроля, поддерживать взаимосвязь между начальником и подчиненным — не только говорить, но и слушать;
— Избегать чрезмерного контроля – нельзя перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, излишний мелочный контроль – вызывает раздражение и обиду;
— Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты – четкий и ясный стандарт создает мотивацию – чего ждет организация от работников. Мотивацию разрушают нереальные, и низкие стандарты.
— Устанавливать справедливые вознаграждения за достижение стандарта.
Для того чтобы иметь представление о том, что делается, не нужно контролировать изо дня в день всех и вся. Вполне достаточно держать под контролем основные факты, от которых зависят результаты в узловых видах деятельности. Искусство руководства как раз и заключается в том, чтобы умело разработать процесс контроля. Для этого необходимо, во-первых, определить перечень возможных слабых звеньев во взаимодействии работников между собой и, во-вторых, продумать систему наблюдения за ходом работ каждого.
Процесс контроля осуществляется разными руководителями по-разному. Одни пытаются контролировать все и вся, а некоторые не контролируют вообще ничего. При выборе объема контроля требуется исходить из степени развития коллектива, а именно, чем ниже уровень знаний и опыта работников, тем объемней должен быть контроль, и наоборот, чем выше их профессионализм, тем больше обязанностей должен делегировать руководитель, в том числе, он должен отказываться от некоторого объема контроля, взамен на самоконтроль.
Таким образом, контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента. По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
