Что такое инвойсы простыми словами
Что такое инвойс и для чего он нужен
Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.
Кто оформляет документ
Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.
Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.
Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.
Для чего нужен инвойс
Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).
Правила составления инвойса
На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:
Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.
К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.
Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.
Правила оформления инвойса
Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.
Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.
Как проверить документ
Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.
Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.
В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.
Образец составления инвойса
Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).
Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.
Что такое инвойс простыми словами
Инвойс — это необходимый для международной торговли документ. В статье расскажем, какие сведения указывают в инвойсе, как этот документ отправляется, за что отвечает.
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс (иногда инвойс-фактура) — это документ, который иностранный продавец-экспортер отправляет вместе с экспортируемым товаром. Это — один из самых важных документов для таможенного оформления. По нему оплачивается товар (так что коммерческий инвойс является еще и счетом), по нему рассчитывается НДС, который выплачивает импортер, и таможенные сборы. Также инвойс в некоторых случаях заменяет накладную на отправляемые товары.
Если допустить ошибку в заполнении инвойса, растаможивание может сильно затянуться.
Как отправляется коммерческий инвойс
К отправляемому товару прилагаются оригинал инвойса и пять его копий в клейком кармане на упаковке товаров вместе с авиатранспортной накладной. Еще одну копию можно положить внутрь упаковки.
Что такое проформа-инвойс
Ведите учет экспорта и импорта на УСН в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Валютный учет и инструкции по работе, налоги, авторасчет зарплаты и отправка отчетности в одном сервисе
Проформа-инвойс — документ, содержащий предварительные данные о товаре: цене, объеме или количестве штук. Этот документ обычно используется, когда товар поставляется безвозмездно (гуманитарная помощь, участие в выставках) или по частичной предоплате. Проформа-инвойс — это основание для выписки коммерческого инвойса, который уже является счетом.
Данные, которые указаны в проформе-инвойсе — это предварительные данные, они могут поменяться после окончательного согласования контракта. После уточнения параметров товаров по проформе-инвойсу составляется коммерческий инвойс, который является окончательным документом.
Указанная же в проформе-инвойсе сумма не является счетом или требованием выплаты, это только информация для импортера. На основании одного только этого документа нельзя получить оплату товара.
Как заполняется инвойс
Инвойс чаще всего заполняется в фирменной форме экспортера, но может быть и просто напечатан на листе бумаги А4. Документ заполняют от руки на бланке или с помощью компьютера, а затем распечатывают.
Отправитель в инвойсе должен указать следующие данные:
Что включает опись товара
Опись товара включает полную информацию о каждом конкретном товаре. Если в поставке несколько идентичных товаров, они вносятся как один с указанием количества. Предусмотрено указание серийных номеров: одинаковые товары с разными серийными номерами указываются в одной позиции, а в графе «серийные номера» их номера просто перечисляются. Точно так же у одинаковых товаров с разными данными указывают эти данные по порядку в соответствующей графе.
Информация, которую экспортер должен дать по каждому товару:
Это обязательные пункты, но экспортер может дать дополнительные данные. Сведения о количестве товаров, их стоимости и названиях вносятся по данным контракта на поставку без изменений.
Итоговая сумма указываются в той же валюте, что и в контракте. Если покупатель собирается оплачивать товары не в той валюте, которая указана в условиях контракта на поставку, то в инвойсе продавец указывает, по какому курсу и на какую дату должна быть рассчитана итоговая стоимость. Если вы экспортируете из России, то для указания валюты итоговой суммы используйте ОК 014-2000 — Общероссийский классификатор валют.
Информация о специфическом товаре
Ведите учет экспорта и импорта на УСН в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Валютный учет и инструкции по работе, налоги, авторасчет зарплаты и отправка отчетности в одном сервисе
Для пересылки определенных видов товаров укажите дополнительную информацию.
Часы. Укажите отдельно стоимость элементов, корпуса, гальванических и подвижных элементов, камней, если есть.
Биологические образцы. Животного, человеческого или растительного происхождения, причину отправки, способ транспортировки (сухой лед, заморозка, вакуумирование и т.п.), сроки хранения. Обязательно прикрепите копию разрешения на экспорт и укажите его номер.
Изделия из ткани. Состав ткани в процентах, вид переплетения нитей, предназначение (мужское/женское/белье). Демонстрационные образцы помечайте этикеткой с надписью MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.
Химические вещества. Название, подробное описание и классификацию, заверение, что, согласно нормам TSCA, отправляемые вещества не подлежат контролю. К химическим веществам относятся в том числе стиральные порошки и некоторые пищевые продукты.
Если вы занимаетесь импортом или экспортом, ведите валютный учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в нашей системе — бухучет, налоги, зарплата, отчетность через интернет. Все новые пользователи работают в системе бесплатно в течение 14 дней. Познакомьтесь с возможностями Бухгалтерии и избавьтесь от авралов и рутины.
Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?
Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.
Что такое инвойс?
Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).
Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:
Виды инвойсов
Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.
Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.
Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.
После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.
Какая информация заполняется в инвойсе?
Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:
Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.
Образцы инвойсов на русском и английском
Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.
Как правильно заполнять инвойс
За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.
Правила описания товаров
Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:
Особые требования к некоторым товарам
К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.
Изделия из текстиля
Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.
Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.
Инвойс — что это и как он работает
Торговля на зарубежный рынок, это сложный процесс, требующий постоянной осведомлённости о текущей ситуации, налаженной логистики и знаний особенностей составления документов, которые отправляются вместе с грузом. Инвойс, это один из обязательных документов при отправке товара на экспорт. Правильное его оформление поможет быстро и без проблем пройти проверку таможни.
1. Что такое инвойс простыми словами
Оформлением инвойса занимается поставщик, то есть продавец. Он должен направить его покупателю при отгрузке товара. Если документ будет отсутствовать, транспортная компания вправе отказаться от перевозки груза. Инвойсом называется наименование счёта, по которому будет проходить оплата. Он предоставляется экспортером.
Существует два вида инвойса:
2. Правила заполнения инвойса
В процессе внешнеэкономической коммерческой деятельности были сформированы требования к оформлению инвойса, которые необходимо обязательно соблюдать. Если нет уверенности в том, что документ заполнен корректно, юристы советуют обратиться за помощью к высококвалифицированным специалистам, которые разбираются в этом вопросе.
К общим правилам составления инвойса можно отнести следующие:
Данные требования к заполнению инвойса необходимо соблюдать, так как корректность оформления будет тщательно проверяться таможенными органами. Если проигнорировать данные правила, это может спровоцировать задержки на таможне. В результате налаженные отношения поставщика и заказчика могут значительно ухудшиться.
3. Какая информация указана в инвойсе
Для оформления инвойса допускается несколько форматов заполнения. Самые распространённые из них, это инвойс на бланке отправителя. Иногда его печатают на обычном листе бумаги. Если речь идёт о коммерческом инвойсе, сюда необходимо внести следующую информацию:
Что касается описания конкретной товарной позиции, здесь необходимо указать следующее:
Эти пункты являются обязательными, но, при необходимости можно указать и какие-либо другие данные, в зависимости от разновидности товара. Итоговая сумма указывается в валюте, согласованной ранее в процессе подписания контракта на поставку. Иногда, покупатель хочет произвести оплату в другой валюте.
В таком случае в документе следует прописать, по какому курсу будет производиться оплата и в какие сроки. Данные о товарных позициях, их количестве и наименования следует заполнять, опираясь на информацию из договора. Если груз отправляется из России, в качестве указания валюты цен необходимо применить ОК 014-2000 – «Общероссийский валютный классификатор».
В инвойсе должна находиться подпись отправителя и дата подписания. В соответствующую графу следует прописать условия транспортировки по Инкотермс-2010. Данные международные правила необходимы для контроля рисков отправителя и получателя. В графу «условия платежа» следует писать адрес банка, его название, номер счёта, SWIFT-код, сроки оплаты, номер счёта и другую важную информацию о переводе.
4. Особенности оформления специфического товара
Существует несколько видов товаров, которые требуют при заполнении инвойса указания специфических данных. Если это биоматериалы, указывается следующее:
Если речь идет о химическом веществе, необходимо составить краткое описание, указать название, а также сделать запись о том, что оно подлежит контролю TSCA. В случае с настольными или настенными часами, необходимо указать материал корпуса, наличие камней и их разновидность (если они есть), вид гальванического и подвижного элемента. Вещи из текстиля требуют наличия следующей информации:
5. Платформа инвойс — что это такое
От коммерческого инвойса он отличается возможностью внести более точную информацию о модели товара, количестве и т.д. Только после того, как данные будут уточнены, можно приступать к оформлению коммерческого инвойса.
Платформа инвойс может быть составлена после частичной оплаты товара, а также при отправке в случаях, когда груз не требует денежного перевода. Например, при гуманитарной помощи. Документ применим для любых разновидностей транспорта, автомобилей, кораблей, самолётов и поездов.
Инвойс нужно предоставить на таможне для подтверждения заявленной стоимости.
Платформу инвойс составляет экспортёр на русском и английском языке. Здесь обязательно указывается следующая информация:
Маркировка и наименование товара указывается без сокращений. Лучше всего составлять более подробное описание груза. Если речь идёт об одежде, обязательно прописывается материал изготовления. В случае с техникой, например, телефонами, необходимо подробно описать технические характеристики.
6. Международные требования к оформлению отгрузки
Международная отгрузка требует оформления следующих документов:
Последняя бумага не является заменой инвойса, хотя при составлении описания отправляемого товара, здесь также указывается подробная информация о нём. Но, в данном документе может указываться другая стоимость товара, которая определяется согласно положениям таможенного законодательства РФ.
Счёт-фактура не является обязательным документом в момент вывоза груза из России. За пределами страны такая бумага не требуется. Но, отечественные отправители всё равно её оформляют, применяя для оплаты налога нулевую ставку, которая используется при экспорте. Здесь документ нужен для отображения в отчётах продажи с данной налоговой ставкой.
7. Проверка перед отправкой товара
Перед тем, как отправить груз с коммерческим инвойсом, юристы рекомендуют заняться проверкой, которая будет включать в себя следующее:
Коммерческий инвойс является международным документом, который составляют для разных типов отправлений. Аналогов данного документа в РФ нет, как и платформы инвойс. Некоторые считают счет-фактуру равнозначную бумагу инвойсу, но, это ошибка. В момент заполнения особое внимание следует уделить подробному описанию всех товарных позиций, а также их стоимости. Также не стоит забывать в дополнительных сведениях, если речь идёт о специфическом товаре.
Несмотря на то, что счёт-фактура и инвойс имеют совпадения по реквизитам, они не являются аналогичными документами. Инвойс можно сравнить с внутренней российской товарной накладной, но в то же время, он необходим для отправки груза за рубеж. Кроме этого, инвойс расценивают как счёт на оплату в случае отсутствия денежного перевода за совершенную по нему отгрузку.
Оформить инвойс
Читатель Валерий спрашивает:
Я дизайнер с ИП, у меня появился заказчик из-за рубежа. Как оформить сделку и пройти валютный контроль? Работаю без посредников, напрямую с клиентом.
Отвечаем: для разовой сделки хватит инвойса
Инвойс — это международное обозначение счета на оплату услуг или товаров. Здесь все так же, как и в России: вы выполняете услугу или поставляете товар для клиента, выставляете ему счет, клиент оплачивает.
Сложности начинаются, когда вы работаете с иностранным клиентом. Такие сделки государство считает внешнеэкономической деятельностью — то есть вы экспортируете свои услуги или товары за границу. Поэтому нужно проходить валютный контроль, и одного инвойса может оказаться недостаточно.
Счет-договор, инвойс и договор
Основным документом по сделке с иностранным клиентом может быть:
Инвойс подходит для разовых и небольших сделок. Например, веб-дизайнер сделал одностраничный сайт, выставил иностранному заказчику инвойс в 500 долларов, тот его оплатил. Все, сделка завершена.
Счет-договор или счет-договор-акт подходит для простых сделок на постоянной основе, если предприниматель хочет упростить бумажную работу. С полноценным договором все тянется долго: сначала нужно его подготовить и согласовать, потом подготовить акты, потом все это подписывает исполнитель, потом клиент, потом нужно обменяться оригиналами.
Счет-договор быстрее и удобнее. В нем предприниматель прописывает основные условия сделки и кто сколько платит, но не уточняет все детали сделки. Счет-договор подписывает исполнитель, поэтому не надо ждать подписи от клиента. Но для крупных или специализированных сделок — например, если вы выполняете заказ на миллион или продаете лекарства, счет-договор не подходит. Еще он не подходит, если есть дополнительные документы, например, техническое задание на 30 страниц.
Договор нужен для крупных, специализированных сделок и работы на постоянной основе. Специализированные — это если вы продаете лекарства, бурите скважины, консультируете по финансам. В нем подробно прописываются суть и стоимость сделки, оценка качества, ответственность сторон на случай, если что-то пойдет не так.
К крупным сделкам другие требования. Крупными контракты считаются, когда вы переводите за границу больше трех миллионов рублей или вам платят иностранцы больше шести миллионов. Тогда договор обязателен — при валютном контроле банк поставит договор на учет и присвоит ему уникальный номер. Так банк контролирует крупные сделки.
Что должно быть в инвойсе
Чтобы банк принял инвойс и выдал вам деньги от заказчика, в инвойсе должны быть указаны:
Тем, кто работает в услугах, можно не составлять и не пересылать друг другу акты. Достаточно указать в инвойсе такую формулировку: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». То есть, если заказчик оплатил работу по инвойсу — значит, она принята и претензий у него нет. Если инвойс выставляют на товары, то эта фраза не подойдет. Чтобы подтвердить получение товаров, понадобятся другие документы — они зависят от способа доставки.
В Модульбанке при разовых сделках можно пройти валютный контроль только по инвойсу. В других банках условия могут отличаться, поэтому лучше уточнить в поддержке.
Легкий валютный контроль для бизнеса в Модульбанке
Получайте деньги из других стран и обменивайте валюту без комиссий