Что такое информационный поток
Информационные потоки – понятие, типы, примеры
Тема изучения информационных потоков на сегодняшний день очень актуальна. Большое практическое применение информационные потоки нашли в сфере менеджмента предприятий. Само понятие включает в себя варианты передачи информации, которые способствуют улучшению жизнедеятельности любой системы.
Руководители предприятий с целью расширения производства и повышения качества выпускаемой продукции и эффективности работы внедряют различного рода научные и прикладные способы.
Для осуществления успешного управления во всех областях деятельности предприятия роль информационных потоков очень велика. Их изучение дает возможность решать задача, связанные с использованием производственных ресурсов.
Можно выделить два основных типа потока информации
Горизонтальные
— Горизонтальные — которые ведутся между сотрудниками, имеющими равнозначное служебное положение (к примеру, между начальниками отделов). Как правило, горизонтальные информационные потоки носят неформальный характер и считаются наиболее эффективными. Искажение информации, передаваемой таким образом, минимально. Это можно объяснить тем, что люди, находящиеся на одной ступени служебной лестницы, быстрее и проще понимают друг друга, так как по роду деятельности выполняют похожие функции и решают одинаковые проблемы.
Вертикальные
— Вертикальные — которые осуществляются между различными группами работников либо отдельными сотрудниками, занимающими должности разного уровня согласно иерархии (к примеру, между начальником и рядовым сотрудником). При этом, вертикальные информационные потоки делятся на нисходящие (которые двигаются от начальства к рядовым сотрудникам по иерархии) и восходящие (их движение направлено от рядовых сотрудников к руководящему составу). У каждого данного типа есть свои психологические тонкости.
Нисходящие информационные потоки бывают двух видов: формальные и неформальные. Если говорить об их эффективности, следует понимать, что чем больше передаточных пунктов приходится проходить информации, тем быстрее она меняется, при этом теряет определенный процент достоверности. Происходит процесс искажения данных. На практике менеджер должен понимать, что каждый передаточный пункт искажает половину поступающей информации.
Подробности
Эффект испорченного телефона
Интересен факт, что ни на каком этапе не происходит утаивание данных намеренно, полноте предоставления достоверной информации мешают коммуникативные барьеры. Это процесс можно сравнить с эффектом «испорченного телефона».
Некачественно налаженные информационные потоки приводят к следующим психологическим последствиям:
— вызывают у сотрудников чувство своей «незначительности» и неудовлетворенности,
— порождает домыслы (ими компенсируется нехватка информации),
— вызывает чувство неуверенности в будущем,
— приводит к снижению мотивации своей деятельности.
И, напротив, своевременная и четкая информация (то есть отлаженный информационный поток) способствует повышению производительности труда. Не стоит недооценивать такой резерв.
Неформальный характер данных
Восходящие потоки информации как правило, редко имеют неформальный характер. В данном потоке искажение информации может достигать 90 %. Надо сказать, что присутствующая в них информация редко анализируется. Если в компании не налажен приток предложений снизу, то возможности для нововведений и развития минимальны. И, напротив, если налажена схема получения идей от подчиненного персонала, то эффективность работы значительно повышается. Для того, чтобы заинтересовать и наладить приток предложений снизу есть несколько вариантов, но все же основное направление должно формироваться в обеспечении конфиденциальности. Конфиденциальная информация неформального вида искажается меньше всего.
Для того, чтобы улучшить восходящие информационные потоки можно применить следующее:
Условия
То есть, для успешного управления нужно применять следующие условия:
Внешние потоки
Существует понятие «внешние» информационные потоки. В данном случае речь идет об информации, которая поступает на предприятие откуда-либо и уходит из нее вовне. Ни одна социальная система не может функционировать без взаимообмена информацией с внешним миром. Информационные потоки такого рода имеют некоторые особенности. Во-первых, невозможность осуществления контроля над ними, то есть нельзя знать какого рода информация уходит из вашей компании. Во-вторых, внешним потоком информации нет возможности управлять и регулировать.
Однако, применять его можно для создания имиджа компании при формировании общественного мнения. Для этого нужно следить за тем, чтобы СМИ регулярно делали публикации о вашей компании с освещением событий, показывающих фирму в выгодном свете. На крупных предприятиях существуют отделы по связям с общественностью, в небольших — обязанности по информированию общественности о делах компании могут выполнять сотрудники управления.
Итоги
В ведении предпринимательской деятельности в области производства и продаж продукции широко применяются как информационные потоки, так и разные материальные (имеется в виду движение продукции от изготовителя к потребителю как внутри государства, так и за его пределы). Данной деятельностью занимается логистика.
Ее особенность в том, что в ней могут одновременно изучаться как информационные, так и материальные потоки. По мнению экспертов, качественное управление материальными потоками напрямую зависит от эффективности работы с информацией, с которой работают логистические системы. Этот процесс зависит от грамотности менеджеров и специалистов, занимающихся проведением анализа.
Для России логистика относительно новое направление, однако, надо сказать, что на сегодня она успешно развивается. В бизнесе и управлении информационными потоками особая роль принадлежит информационной логистике. Логистические компании активно взаимодействуют с различными участниками рынка в том числе и в вопросах обмена информацией.
Что такое информационные потоки? Схема информационных потоков. Классификация информационных потоков
Все большее количество российских бизнесов начинает изучать проблематику, связанную с информационными потоками. Что это за явление? Какое значение информационные потоки имеют для развития организаций? Каковы особенности применения методологии их изучения для предприятий разных отраслей?
Практическая значимость информационных потоков
Для того чтобы повышать эффективность выпуска товаров, а также их качество, осваивать производство новых типов и внедрять продвинутые технологии, руководители компаний задействуют широкий спектр научных и прикладных методов.
Информационные потоки в организации в значительной мере способствуют проведению качественной работы управленцев по всем отмеченным направлениям.
Исследуя их, компании могут успешно решать проблемы, связанные с эксплуатаций имеющихся производственных ресурсов.
Применение информационных потоков на производстве
Рассмотрим, посредством каких механизмов задействуются информационные потоки на предприятии. Как правило, компании стараются выстраивать их в системных проекциях. Основой для формирования которых выступают информационные ресурсы (имеющие как внутрикорпоративное, так и внешнее происхождение).
Типичная модель информационных потоков в компании, как мы уже сказали выше, отражает заинтересованность руководства предприятия в повышении качества менеджмента. Ее выстраивание подразумевает решение следующих основных задач:
Конкретный алгоритм выстраивания модели зависит, как правило, от отраслевой специфики компании. В некоторых сегментах обмен информацией как внутри корпорации, так и с внешним рынком может быть затруднен в силу секретности или же технологических затруднений в компилировании данных в файлы и последующей их передаче адресату.
Виды информационных потоков
Общепринятых критериев классификации, которые бы позволили однозначно назвать виды информационных потоков, в современной российской маркетинговой школе пока не выработано. Слишком много проблемных аспектов, отражающих изучение данных. Однако в среде экспертов достаточно распространена модель, подразделяющая потоки на типы в зависимости от характера информации. Так, они могут быть:
Задействование потоков как конкурентного инструмента
Если в компании внедрена корректно функционирующая система информационных потоков, то это может стать значимым конкурентным преимуществом фирмы. В каких аспектах?
Прежде всего в управлении технологическими процессами. Когда ответственные сотрудники компании соответствующим образом снабжаются нужной информацией, это позволяет им эффективнее оптимизировать те или иные этапы производства. Получаемые специалистами сведения позволяют выявлять наиболее значимые с точки зрения рентабельности бизнеса технологии, а также внедрять те, что с высокой вероятностью могут таковыми стать.
Владея необходимыми данными, корпоративные структуры управления персоналом имеют в руках инструмент, позволяющий организовать работу внутрикорпоративных структур эффективнее.
Еще один конкурентный фактор, который компания может получить, используя в своей работе информационные потоки, заключается в лучшем распределении финансовых и материальных ресурсов.
Практика информационного менеджмента
Данные, извлекаемые из внутрикорпоративных документов и прочих имеющих признаки достоверности источников, загружаются в информационную систему (условимся, что она в компании уже есть). После чего сведения анализируются и принимается решение, как именно задействовать документы. Если они носят характер предписывающих (например, являются инструкциями), то менеджеры могут посчитать нужным внести в них корректировки или же, наоборот, оставить без изменений. Если это, скажем, бухгалтерские бумаги, то соответствующие выводы по ним могут быть переданы в финансовый отдел для последующего анализа и составления отчета.
Сетевые технологии
Ряд экспертов называет основным критерием качества функционирования корпоративной информационной системы задействование сетевых технологий. Что здесь имеется в виду?
Сетевые технологии, безусловно, полезны также и с точки зрения выстраивания взаимоотношений между компанией и внешними игроками, которые, к слову, также могут быть генераторами сведений. Внешние информационные потоки, исходящие, к примеру, в виде обращений покупателей или коммерческих предложений от других организаций, во многих случаях являют собой данные, имеющие прикладную значимость.
Например, получив от клиентов некую совокупность запросов о выпуске товаров с характеристиками, которые пока не свойственны для выпускаемой продукции, менеджмент фирмы может принять решение запустить эти изделия в производство. Поскольку их хочет видеть на прилавке покупатель, сообщивший о своих пожеланиях посредством предусмотренного компанией информационного канала. Умение общаться с клиентами также можно причислить к конкурентным преимуществам в бизнесе.
Критерии качества информации
Рассмотрев, как формируются внешние и внутренние информационные потоки, мы можем изучить критерии, определяющие качество сведений, поступающих во внутрикорпоративный оборот. К таковым эксперты причисляют:
О контроллинге
Ряд экспертов вкладывают в термин «контроллинг» дополнительный смысл. В частности, есть мнение, что это деятельность, связанная не только с анализом качества информации, но также и интерпретации ее, выявления аспектов, влияющих на прикладную значимость сведений. Кроме того, есть специалисты, сводящие значение термина «контролллинг» только лишь к деятельности финансово-хозяйственных структур предприятия. То есть, по их мнению, вся информация, что есть в обороте внутри фирмы, должна, в конечном счете, использоваться в целях оптимизации прибыли и расходов. Любая схема информационных потоков в соответствии с этой концепцией должна анализироваться на предмет влияния на рентабельность бизнеса.
Есть эксперты, несколько сужающие функции специалистов, занимающихся контроллингом. В их теории эта деятельность должна ограничиваться только лишь сбором информации от разных генераторов и распределением ее в компетентные отделы. В некоторых случаях контроллерами может формироваться оптимальная, по их оценке, структура информационного потока, формат его преподнесения. Анализом же ее и интерпретацией, полагают эксперты, должны заниматься структуры, специализирующиеся на том или ином направлении работы предприятия.
Ценность управления информационными потоками
Попробуем определить, в каких аспектах выражается набольшая ценность управления информационными потоками. Условимся при этом, что контроллинг занимает в этом процессе одну из центральных функций (а не только в части сбора данных и их структурирования).
Работа с информационными потоками, равно как и контроллинг (при условии достаточной глубины его использования) позволяет обнаружить в бизнесе слабые места. Совершенствуются отдельные производственные связки, продукция фирмы становится лучше и конкурентоспособнее.
Работа с информационными потоками предполагает концентрацию ресурсов компании (не только материальных, но и кадровых), выявления наиболее сильных сторон в бизнес-модели, нахождения новых источников повышения конкурентоспособности, внедрения инновационных, ранее не опробованных в компании механизмов организации производства.
Использование информационных потоков в логистике
В каких еще сферах активно используются информационные потоки? В логистике однозначно. Чем это может быть обусловлено?
Эксперты полагают, что эффективное управление материальными потоками непосредственным образом зависит от качества обработки информации, которая обращается в логистических системах.
Здесь многое зависит от уровня знаний, которым обладают менеджеры и специалисты, проводящие соответствующий анализ.
Прежде всего, отмечают эксперты, на уровне методов и принципов. С технологической точки зрения логистический информационный поток вполне может быть исследован традиционными инструментами. Но то, как их корректно задействовать в методологическом аспекте, российская логистика еще только учится понимать, полагают эксперты.
Понятие информационного потока
СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННОГО ПОТОКА ЛОГИСТИЧЕСКОЙ ЦЕПИ
Информационным потоком считают совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций.
Сообщения, составляющие информационные потоки выполняются на разных носителях:
1) бумажных документах традиционного типа;
2) электронных документах (магнитных и бумажных — перфоленте, перфокартах) и др.
Сообщения могут быть и устными: телефонными, а также речевыми (общение без телефона).
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:
— в зависимости от вида связываемых потоком систем: горизонтальный и вертикальный;
— в зависимости от места прохождения: внешний и внутренний;
— в зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной.
Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.
Входные информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.
Информационные потоки разделяют по срочности: на обычные, срочные, очень срочные («молнии» ). Соответствующая пометка (» срочная «, «молния») указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения.
Информационные потоки различают по степени конфиденциальности (секретности). Сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом (пометкой) о секретности документа. В том же порядке направляются сообщения, содержащие государственную тайну. Благодаря этому удается ограничить доступ к такого рода документам и предотвратить утечку важной информации.
По значимости информационные потоки почковых сообщений делят на простые, заказные и ценные. Заказные почтовые отправления принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений. Ценные сообщения имеют цену компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения.
По области охвата информационные потоки делят, на местные, иногородние, дальние, международные. В зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений.
Информационный поток характеризуется такими показателями, как:
— направление движения потока;
— скорость передачи и приема;
— интенсивность потока и др.
Управлять информационным потоком можно следующим образом:
— изменяя направление потока;
— ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
— ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением. Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов на складе, процесс внутризаводского и внурискладского перемещения материальных ресурсов.
Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изоморфным (полным).
Часто информационные и материальные потоки протекают в разных временных интервалах. Так, материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него сюда могут быть еще не доставлены. Тогда материальный поток считается неотфактурованными поставками, принимается получателем на ответственное хранение и лишь потом, после прибытия документов, проверяется соответствие прибывших материалов этим документам.
Может быть и наоборот: документы на груз прибыли на место назначения, а материальный поток находится еще в пути следования. Такие документы фиксируются как основание для учета «запасов в пути» и после прибытия груза сверяются с его составом и объемом.
Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда.
Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков. Но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей-получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.
Есть и другие несоответствия информационных потоков материальным.
Информационные потоки характеризуют о помощью ряда оценок:
1) по источнику возникновения;
5) порядку согласования;
6) порядку утверждения;
8) порядку хранения и др.
5. Информационные потоки документального характера проходят при оформлении определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.
7. Некоторые документы имеют срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Таковы лицензии, квоты, право на место в транспортном средстве, некоторые уведомления о возможности заказа, праве на востребование похищенного груза и др. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия.
Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояния их движения к заданному месту доставки.
8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме.
Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно)и др.
Информационные потоки в логистике
Что такое информационные потоки в логистике
Информационные потоки в логистике — это инструмент, который регулирует управление процессами движения и складирования продукции для своевременной доставки товаров в необходимом количестве, качестве и комплектации при минимальных затратах и оптимальных маршрутизации и сервисе.
Понятие «информационный поток» включает совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между логистической системой и внешней средой массовых сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.
Основные свойства информационной логистики:
Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.
Способы существования информационных потоков — бумажные и, в случае автоматизации процессов, электронные документы.
Для того чтобы необходимые сведения перемещались по направлению к системе управления и от нее своевременно, без задержек происходящих бизнес-процессов, информационная логистика выполняет определенные функции:
Вся полученная и переданная информация используется для реализации управленческих функций:
Что они собой представляют и какими бывают
В логистике информационный поток тесно связан с материальным: циркулирующие в логистических системах материалы позволяют управлять и контролировать совершаемые операции.
Виды информационных потоков в логистике в зависимости от направленности связей могут быть:
В зависимости от места прохождения потоков средства управления бывают двух типов:
В зависимости от направления движения классифицируются на:
В зависимости от степени конфиденциальности перенаправляемых документов подразделяются на:
В зависимости от области охвата различают:
Степень синхронизации информационных и материальных потоков в логистике разнится: данные могут опережать, следовать одновременно с ценностями или после них, могут быть направлены в одну сторону или в противоположные. В зависимости от этих обстоятельств меняются и параметры содержания.
Особенности передачи информации
Пути, по которым движутся оба потока, могут не совпадать. На циркулирующие сведения влияют:
Чтобы сформировать качественные информационные системы, необходимо исследовать потоки в разрезе конкретных показателей.
Необходимо обеспечить рабочее место вычислительной техникой. Количественных сведений об объемах проходящей через него информации и скорости обработки поступающих сведений нет. Для общего представления о потоках требуется их предварительная оценка с использованием устойчивых характеристик модели.
Процедуры управления информационными потоками
Успех управленческой деятельности зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка необходимой документации. Движение документов происходит по определенным маршрутам от места их составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным партнерам или сдачи на хранение в архив. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. Для этого помимо разработки маршрутов их прохождения, устанавливают конкретные сроки нахождения у каждого исполнителя, контролируют перемещение по всем рабочим местам.
Порядок движения выглядит так:
Четкое описание обязанностей, сроков действия, перечень разрешенных и запрещенных к передаче сведений повышает ответственность, исключает дублирование, решает вопрос безопасности хранения и передачи коммерческих данных или секретных файлов.
Внутренние, входящие и исходящие документы распределяют в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структуре предприятия, компании, в должностных инструкциях исполнителей.
Схема движения входящей в систему корреспонденции:
Обработка исходящих из учреждения сведений:
Процедуры оформления и передачи корреспонденции внутри системы похожи на общие правила работы с исходящими потоками.