Что такое доу в делопроизводстве
Что такое документационное обеспечение управления — понятие простыми словами
Гарантией стабильной внешней и внутренней деятельности управленческого аппарата, высокой конкурентоспособности предприятия является организация документационного обеспечения управления.
В условиях современного технологического прогресса наиболее эффективной системой служит электронный документооборот.
Что такое документационное обеспечение управления (ДОУ)
Важнейшим товаром в условиях рыночных отношений является информация.
Конкуренция способствует постоянному отслеживанию новинок в области техники, технологии.
Консолидация сведений во времени называется документами, а деятельность по их формированию — документационное обеспечение управления.
Цель и задачи ДОУ
Целью документационного обеспечения является информирование администрации компании о текущем состоянии дел, принятие обоснованных решений.
Делопроизводство в организации способствует правильному учету, хранению документации, ее систематизации. Для определения главных правил оформления, контроля исполнения и организации работы с деловыми бумагами на предприятии готовят специальную инструкцию. Некоторые компании утверждают единую систему документирования обязательную для всего персонала. Юридической слой наделяется документ при совокупности обязательных элементов.
Объектом являются документы по отдельности, а также вся система, предметом — оформление документов в соответствии с требованиями ГОСТа.
Задачами данного направления служит отражение управленческой, производственной деятельности компании в соответствующей документации, их рациональное применение на практике.
Отработанный порядок с документами не будет отвлекать специалистов от основных профессиональных задач.
Существует несколько типов организации делопроизводства, каждый хозяйствующий субъект самостоятельно ее выбирает:
Формат делопроизводства выбирается с учетом величины компании, небольшие коммерческие фирмы, как правило, применяют первый тип.
Основные правила и порядок ДОУ
Процесс документационного обеспечения решений руководства состоит из 3-х этапов:
Основные требования по организации документооборота:
Принятие управленческого решения начинается с получения сведений, их обработки и дифференциации. Эти составные элементы тесно связываются с документационным обеспечением управления.
Полученные данные, а также их количество и продуктивность влияет на получение экономического эффекта.
На предприятиях, где не отлажено направление работы с деловыми бумагами, значительно ухудшается управленческая деятельность, она напрямую зависит от результативности и достоверности приема-передачи данных, грамотного и быстрого поиска, хранения и применения документов.
Когда руководство предприятий осознает необходимость и важность процесса совершенствования ДОУ часто совершают ошибки при попытке его автоматизирования. В такой ситуации выбор способов автоматизации является центральной проблемой.
Самое распространенное направление при решении данного вопроса является автоматизация рабочих мест (отдельных) специалистов: делопроизводителя, секретаря, директора, главного бухгалтера, топ менеджера. При этом методе уязвимым местом в системе является отсутствие электронного взаимодействия (обмена информацией) между специалистами.
Если директором юридического лица поставлена задача по созданию эффективной среды по обработке данных и улучшения качества управления, то необходимо придерживаться позиций:
Нормативные акты
Координация всей системы делопроизводства и ее методическое сопровождение регламентирована Федеральным архивным агентством.
Разработка формуляров находится в ведомстве Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт), в компетенции организации ВНИИДАД — научно-исследовательская работа в части документоведения и архивного дела.
Специалистам делопроизводства необходимо обратить внимание на положения законов и подзаконных актов:
Методические рекомендации по оформлении инструкций делопроизводства также предлагаются Росархивом.
При анализе и оценке практики делопроизводства в России, сложившейся за прошлый период, можно отметить отсутствие единого органа, несущего всестороннюю юридическую ответственность за оформляемую и применяемую документацию в хозяйственной и управленческой деятельности юридических лиц. И как следствие несостоятельность единообразного подхода в данном вопросе. Иногда работа с документацией регламентирована высшими органами государственной власти и управления.
Основополагающее воздействие на регулирование делопроизводства оказывается министерствами и ведомствами, а наибольшая роль отводится Государственной архивной службе РФ.
Документационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Делопроизводство
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Наряду с организацией документооборота в понятие “организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Три источника и три составные части ДОУ
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
Документационное обеспечение управления
Предмет, содержание и задачи документационного обеспечения управления
Объект, предмет, основные задачи дисциплины
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
Организация делопроизводства в дошкольном учреждении
Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников в них, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях. Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Существует система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Но, к сожалению, до сих пор нет конкретных стандартов оформления локальных актов для дошкольных учреждений. Поэтому необходимо разработать требования, определяющие общие принципы управления документацией в ДОУ.
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ», Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.
Дошкольное учреждение является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банковских учреждениях, имеет в оперативном управлении имущество, находящееся в муниципальной собственности и обособленное имущество на правах собственности, приобретенное за счет внебюджетных средств, круглую печать, штамп, бланки со своим наименованием и другие реквизиты. Оно приобретает права юридического лица в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, направленной на обеспечение образовательного процесса, с момента государственной регистрации в установленном законом порядке.
Осуществление образовательной деятельности разрешено с момента выдачи учреждению лицензии на образовательную деятельность.
Руководитель Учреждения в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях местного самоуправления и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.
Управление осуществляется на принципах единоначалия и самоуправления. Общее руководство Учреждением осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги на основании Положения о Совете педагогов (приложение 1).
Совет педагогов как высший орган руководства всем воспитательно-образовательным процессом решает конкретные задачи Учреждения. Для более эффективной работы по вопросам воспитания и образования воспитанников действует Положение о контрольной деятельности (приложение 2) и другие Положения, регламентирующие деятельность педагогов.
Совет педагогов решает вопросы своей деятельности на заседаниях, которые проводятся не реже одного раза в три месяца, все вопросы отражаются в протоколах.
Заведующий ДОУ несет всю полноту ответственности за правильность документирования и оформление соответствующих документов.
С появлением управленческих технологий многократно возрастает роль делопроизводителя в ДОУ. Раскроем более полно деятельность делопроизводителя.
Делопроизводитель действует в соответствии с должностной инструкцией, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия, предъявляемые к работнику, занимающему эту должность.
Делопроизводитель Учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства данного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.
Таким образом, делопроизводитель отвечает за организацию делопроизводства в Учреждении. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения.
Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.
Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на группы:
Документы, организующие медицинскую деятельность.
Документы, организующие педагогическую деятельность Учреждения и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности), распоряжения руководителя.
Документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.
Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.
В уставе прописывается особенность функционирования Учреждения, права и обязанности участников образовательного процесса.
Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим Учреждением, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем Управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы.
Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Согласно Уставу Учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим. При приеме на работу заведующий Учреждением обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).
При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы.
Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.
В Учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ страниц», которая подписана заведующим Учреждением.
Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны соответствовать статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.
Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.
Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.
Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.
В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.
Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.
Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.
Приказ может быть подписан руководителем Учреждения или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.
За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О. работника».
Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.
Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.
Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Остановимся на кадровой документации.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.
Делопроизводитель, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и делает соответствующую запись в трудовой книжке.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.
Таким образом, основным нормативными документами деятельности Учреждения являются локальные акты: устав, приказы заведующего, договора, Положения и др. документы, не противоречащие законодательству РФ.
Обязательно в ДОУ должна составляться номенклатура дел.
Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.
Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.
Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).
Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях.
Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
1. Организация деятельности дошкольного учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.
2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.
Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности дошкольного учреждения важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.