Дополнительные документы в заявке
Лицензия ФСБ
Когда и кому нужна?
Заказчик может потребовать лицензию на самые обычные работы или поставку товаров, которые не связаны с гостайной, но проходят на режимном объекте, — например, установка окон в военной части. Оспорить это требование скорей всего не получится. ФАС и суд встают на сторону заказчика.
Но если заказчик просит лицензию в закупках, которые никак не связаны с секретностью, то подавайте запрос на разъяснения. Требование, которое выставили по ошибке, уберут. Если заказчик все-таки находит обоснование, возможно, он хочет ограничить круг поставщиков. Проще пройти мимо такой закупки, если лицензии нет.
В чем сложность?
Чтобы получить лицензию, нужно предоставить пакет документов из п. 5 постановления правительства от 15.04.1995 № 333 и запастись временем, так как данные тщательно проверяют. Но основная сложность — в противоречии, с которым сталкиваются участники.
Постановление № 333 требует, чтобы у руководителя предприятия был допуск к гостайне (пп «а» п.5). При этом решение о допуске к гостайне руководителей негосударственных организаций принимает заказчик работ (пп. «в» п.13 «Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан РФ»). То есть по закону поставщик может получить лицензию, только если на нее есть «заказ», но при этом он должен предоставить ее уже в составе заявки.
Как решать это противоречие?
Еще один вариант — обратиться в специализированные организации, которые помогают решить вопрос в получении лицензии. Но за эти услуги придется заплатить. Лицензию выдают на пять лет, после чего ее можно переоформить по упрощенной схеме еще на 3 года.
Одобрение крупной сделки
Когда и кому нужно?
Решение об одобрении крупной сделки нужно, чтобы пройти аккредитацию на государственных и коммерческих ЭТП. Также заказчик может потребовать от поставщиков включить этот документ в состав заявки при проведении:
Участник включает решение в состав заявки, если одновременно соблюдаются два условия:
Для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью размер крупной сделки составляет 25% и больше от стоимости имущества ООО или активов АО. Их стоимость определяется по бухгалтерской отчетности за последний отчетный период.
Сделка на любую сумму, которую АО или ООО совершают в процессе обычной хозяйственной деятельности, не считается крупной. Участники ООО вправе сами установить виды и размеры сделок, для которых требуется одобрение. Правила об одобрении не применяются к обществам, состоящим из одного участника.
С 1 сентября 2017 действуют новые требования к одобрению крупной сделки. Вступила в силу новая редакция 14-ФЗ, который регулирует деятельность ООО. В старой редакции не конкретизировано, сколько времени действует принятое решение, поэтому заказчик не мог отклонить заявку, если решение о крупной сделке было принято больше года назад. В новой редакции внесли уточнения: сейчас в решении надо указывать срок его действия. В ином случае такое решение по умолчанию будет действовать в течение года со дня его принятия. Те же условия для АО появились в новой редакции 208-ФЗ с 30 июля 2017.
В чем сложность?
Решение об одобрении принимает общее собрание участников общества или совет директоров. Такое решение открытые акционерные общества должны заверять нотариально, если другой способ не предусмотрен уставом организации (пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Если нужно срочно аккредитоваться в ЕИС, а уставом предусмотрено только нотариальное заверение, поставщик может не успеть подготовить документ.
Решение
Мы рекомендуем готовить документ заранее. прописывать срок его действия и использовать только нотариально заверенное Решение, даже если в вашем Уставе прописан другй способ заверения и установлены свои критерии, по которым сделка относится к крупным. Это быстрее и эффективнее, чем столкнуться с отклонением заявки и оспаривать в ФАС отклонение заявки.
Подробнее о Решении об одобрении мы писали в этой статье.
Как подтвердить соответствие дополнительным требованиям?
Когда и кому требуется подтверждение?
Дополнительные требования распространяются на поставщиков высокотехнологичных, инновационных товаров, продуктов питания, строительных и других услуг. Полный перечень есть в постановлении правительства от 04.02.2015 № 99. Заказчик устанавливает требования в:
В зависимости от вида товаров подтвердить добросовестность нужно наличием:
В чем сложность?
С 1 июля 2019 участники таких закупок должны заранее подтвердить соответствие дополнительным требованиям по виду работ у оператора ЭТП ( ч. 1 ст. 66 44-ФЗ ). Только после этого у них будет возможность подать заявку на участие. Подробности в этой статье.
Как подтвердить?
Опыт работ подтверждают исполненными контрактами по 44-ФЗ или 223-ФЗ за последние 3-5 лет, владение недвижимостью или техникой — правом собственности, а наличие квалифицированных сотрудников — копиями трудовых книжек и дипломов.
Ответим на вопросы
Какие документы нужны при приеме на работу (2020-2021)?
Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу
Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.
К первой группе относятся:
ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.
К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:
Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.
Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:
Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.
Порядок заполнения трудовых книжек подробно описан в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».
Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).
Перечень дополнительных документов при приеме на работу
Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.
Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.
Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.
При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ). Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку. Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).
При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).
Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др. А если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.
Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника
Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.
Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:
Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.
Список документов, издаваемых при приеме на работу
Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.
К таким документам относятся:
Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Итоги
Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.
Как заполнять УПД в 2021 году
Чтобы упростить документооборот, связанный с продажей товаров, оказанием услуг и выполнением работ, разработан универсальный передаточный документ (УПД). Он объединил функции первичных документов, оформляемых при совершении сделок. УПД является основанием подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. На его основе рассчитывается начисление или вычет НДС.
Что такое УПД и когда его ввели
Аббревиатура УПД расшифровывается, как «Универсальный передаточный инструмент», т. е. это документ, который объединяет счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную или другой первичный документ, которые подтверждают факт отгрузки товара.
Стандартно счет-фактура выписывается продавцом на оплату товара. Он формируется на специальном бланке и является первичным документом при расчете НДС. Вторым документом, подтверждающим факт совершения сделки, является накладная. Она заполняется при отгрузке товара покупателю.
В целях упрощения документооборота, эти два документа решили объединить и сделать подтверждением факта совершения сделки составление одного документа – УПД.
Форма УПД рекомендована к применению письмом ФНС № ММВ-20-3/96@. Она разработана на основе счета-фактуры и носит рекомендательный характер. Применять ее в бухгалтерском учете или нет, компания решает самостоятельно.
Виды УПД
УПД – это универсальный платежный инструмент, который может заменить следующие документы:
Он может быть сформирован в двух видах:
Бумажном. Стандартный способ, подразумевающий распечатку бланка документа на бумажном носителе и ручном введении данных. Способ уже исчерпал себя, хотя многими компаниями еще применяется. Недостатком является невозможность при необходимости добавить дополнительные строки или графы.
Электронном. Наиболее современный вариант. Возможности у электронного УПД больше, чем у бумажного документа. Составитель самостоятельно выбирает, какие ввести реквизиты, функцию для файла электронного документа, определяющую ее тип. Затем он заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, т. к. для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Когда и где применяется УПД
Пользоваться УПД могут компании любой формы собственности, частные и бюджетные, индивидуальные предприниматели. На это не оказывает влияние юридический статус, организационно-правовая форма фирмы, режим налогообложения.
УПД можно применять при совершении следующих операций:
УПД на услуги
УПД может оформляться вместо акта выполненных работ или одновременно заменять счет-фактуру и акт выполненных работ.
При этом должны быть соблюдены следующие требования:
УПД на товары
При оформлении УПД на оплату за товары, он заменяет счет-фактуру, которую выписывает продавец для оплаты.
ФНС рекомендовала форму, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Однако любая компания может видоизменять некоторые поля при условии, что все необходимые бланк будет содержать. Можно модернизировать блоки, дополнив своей информацией.
УПД на услуги и товары одновременно
Требования по выставлению отдельных счетов-фактур на каждый вид товара или услуги отсутствует. Соответственно в одном документе можно отражать одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно.
Что лучше счет-фактура или УПД
Оба документа применяются в качестве первичных, подтверждающих совершение операции. Какой удобнее использовать определяется спецификой бизнеса конкретной компании и условиями сделки.
В таблице приведена сравнительная характеристика СФ и УПД.
Обязательность применения
Назначение
Подтверждает факт отгрузки товаров и выполнения услуг
Может объединять счет-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную
Отражение применения документа в учетной политике компании
Вид документа
При использовании в качестве счета-фактуры только электронный
Форма документа
Расчет при авансовых платежах
Корректировки и исправления
Могут быть затруднения и замедления оформления документов
Если возникла необходимость в нескольких одинаковых экземплярах первичных бухгалтерских документов
Возможность включения в один документ товары и услуги
Наличие дополнительных документов, подтверждающих операцию
Да, необходима товарная накладная
Что проще оформить
Более объемный документооборот
Составляется один документ
С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации. УПД лучше использовать в малом и среднем бизнесе, когда количество хозяйственных операций достаточно ограничено, с небольшим документооборотом. Он снизит нагрузку и упросит работу учетного работника.
Какими документами можно заменить УПД
Пользоваться УПД или нет, решение принимает уполномоченное лицо компании. Заменить его можно на стандартные документы первичной отчетности: счет-фактуру, акт выполненных работ, накладную.
Можно ли УПД заменить акт выполненных работ
Да, акт выполненных работ может быть заменен формированием УПД. Он может быть сформирован в качестве только акта (счет фактура в этом случае выписывается отдельно) или объединить акт и счет-фактуру.
Можно ли создать УПД в иностранной валюте
Прямого запрета на заполнение документа в валюте, отличной от рублей нет. Однако, чтобы у налоговой не возникло вопросов, лучше добавить в форму графу с рублевым эквивалентом.
Использование УПД вместо товарной накладной
Применять вместо накладной УПД можно в следующих случаях:
В процессе хозяйственной деятельности могут возникать ситуации, когда УПД и накладные оформляются по одному договору одновременно. Это не повлияет на учет расходов и НДС, если этот способ будет закреплен в учетной политике компании и оговорен в договоре поставки. В этом случае у ФНС не возникнут вопросы о применении в рамках одного договора разных форм отчетности.
Пошаговая инструкция по заполнению
Поскольку в ФНС не установлены жесткие стандарты в отношении формы УПД, компания может составить свой вариант, ориентируясь на предложенную форму и соблюдая нормы, касающиеся счетов-фактур (если в этом есть необходимость).
Форма
За основу при формировании УПД была взята форма счета-фактуры. Бланк документа можно взять из письма ФНС ММВ-20-3/96@ (приложение №1) и адаптировать его под конкретную сделку.
Какие реквизиты являются обязательными
Учетный работник сможет включать или исключать из документа данные, но следующая информация должна быть в обязательном порядке:
Правила заполнения
Давайте разберем, как правильно составить документ.
Статус
Статус несет информационный характер. Этот реквизит отражается под кодом «1» или «2». В первом случае заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором заполняются только показатели для первичного документа. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.
Статус ставится с верхнего левого края бланка:
Номер
Номер документу присваивает продавец, формирующий УПД. Он ведет журнал учета полученных и выданных счетов-фактур (книгу покупок). При этом согласно правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 1137, счета-фактуры должны регистрироваться в хронологическом порядке по дате получения.
В документ ставится дата составления УПД.
Номер и дата проставляются вверху документа (и при исправлении также):
Она может совпадать с датой операции: когда был отгружен товар или оказаны услуги.
Табличная часть
В ней содержаться идентификационные признаки товара с расчетом суммы НДС.
Таблица заполняется в соответствии с наименованием граф.
Подпись
Подписывают документ руководитель компании, представитель бухгалтерии. Это обязательно в соответствии с требованиями ФНС.
Подписи в УПД со стороны продавца
В графе 10 должны быть указаны лица, которые занимались отгрузкой, водители, уполномоченные передавать права с указанием должности, Ф.И.О. и подписью.
В графе 13 лица, отвечающие за правильное оформление операции с продающей стороны.
Подписи в УПД со стороны покупателя
Рядом указываются лица, отвечающие за правильное оформление операции с принимающей стороны.
В графе 15 – кто получил товар.
В графе 18 – ответственный за правильное оформление документа.
Наименование организации и печать
Поле 19 – наименование составителя документа предназначено для случая, когда покупатель работает без печати. В этом случае может быть указан ИНН/КПП компании. Если поставлена печать, поле на заполняется.
Дополнительные поля
Дополнительными полями УПД считаются разделы, которые не обязательны к заполнению и применяются для удобства сторон.
Какие графы являются дополнительными:
Образец
Ниже представлен образец заполненной формы УПД.
Здесь представлен УПД, включающий счет-фактуру и передаточный документ.
Выставление УПД
Ст.168 НК РФ устанавливает, что счет-фактура должна быть выставлена в срок не позднее 5 календарных дней с момента совершения операции. На основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ первичный учетный документ оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной деятельности, либо сразу после него.
Получается, что УПД должен быть оформлен либо в день совершения операции, либо на следующий день, т. е. даты в полях 1 и 11 должны совпадать. Однако, согласно приложению № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ допускается разница в датах, если отгрузка произошла на следующий день после оформления документа или, когда документ был оформлен после даты фактической отгрузки, в случае, когда это невозможно сделать во время совершения операции.
Особенности исправления ошибок
Порядок исправления ошибок определен в письме ФНС N ММВ-20-15/86@. Он зависит от статуса документа и какие данные требуют изменения.
Статус 1
Необходимо руководствоваться Постановлением N 1137, в котором определен порядок исправления ошибок в счетах-фактурах, а также законом № 402-ФЗ, который содержит требования к исправляемым первичным бухгалтерским документам.
Применяя указанные нормы можно установить, что при обнаружении ошибок в УПД, должен быть составлен новый документ. При этом он должен содержать дату исправления и подписи лиц, которые внесли изменения.
Конкретные ситуации по способу исправления ошибок приведены в письме ФНС.
Статус 2
В УПД со статусом 2 исправление ошибок производится аналогично, как по документу со статусом 1, в зависимости от их характера и особенностей документа.
Корректировка реализации и УПД
Если изменилась стоимость товаров (выполненных работ, оказанных услуг), при наличии согласия покупателя на такое изменение, исправления в УПД, как и в иные первоначальные первичные документы, вносить не требуется.
Для корректировки ФНС предлагает применять универсальный корректировочный документ (УКД). Порядок его составления определен в письме № ММВ-20-15/86@.
Преимущества и недостатки УПД
Универсальный передаточный документ имеет следующие достоинства:
Какие есть ограничения:
Сколько времени хранятся УПД?
На основании статьи 283 налогового кодекса РФ первичные документы хранятся в течение 5 лет.
Требуется ли выдавать накладные (УПД) физическим лицам?
Нет, не требуется. Вместо УПД операция подтверждается кассовым чеком. Если покупателю- физлицу требуется накладная, вы сможете ее выписать, это не запрещено.
Заявка по 223-ФЗ: основные и дополнительные документы
Разбираемся, какие документы могут потребоваться для участия в закупках по 223-ФЗ
В отличие от 44-ФЗ, в 223-ФЗ не содержится строгих требований к составу заявок участников закупок. Эти требования прописывает сам заказчик в закупочной документации.
Список документов
Чаще всего требуется стандартный список документов:
Два последних документа можно скачать в открытом доступе с сайта налоговой.
Часто требуется предоставить решение или протокол об одобрении сделок. Также некоторым заказчикам нужны бухгалтерский баланс за последний отчетный период и справка из налоговой об отсутствии задолженностей.
Важно! Если в решении/протоколе об одобрении крупной сделки не прописан срок его действия, то по пункту 3 статьи 46 14-ФЗ документ действует 1 год. Для удобства можно прописать более длительный срок, чтобы каждый год не делать новое одобрение. Кроме того, с 29 декабря 2019 года все решения, даже единственного учредителя, необходимо заверять у нотариуса. Другой способ заверения можно прописать в уставе организации. Если нет возможности изменить устав, можно поступить так: сделать одно решение, пописать в нем иной способ принятия решений, не требующий нотариального заверения, и заверить его у нотариуса. Это решение можно прикладывать каждый раз ко всем остальным.
Кроме документов потребуется требуется заполнить формы. Чаще всего это сама заявка, анкета и декларация о соответствии.
Вид и форма документов
На документах обязательно должна быть синяя печать налогового органа. Если документ был получен в электронном виде, обязательно требуется извещение о вводе сведений и квитанция о приеме. Они нужны для подтверждения факта сдачи и получения документа налоговой.
Все документы нужно предоставлять в виде цветного скана. Текст должен быть читаемым, страницы не обрезаны. 1 файл – 1 документ, страницы не перевернуты. Самый подходящий формат — pdf.
Дополнительные документы
Дополнительные документы могут потребоваться в конкурсах и запросах предложений. Связано это с тем, что в таких закупках победитель определяется не только по цене, но и по различным критериям. Их устанавливает заказчик. Среди таких критериев могут быть предложенная цена, опыт участника, его квалификация. Для подтверждения опыта и квалификации понадобится прикладывать к заявке дополнительные файлы.
После подачи заявки не стоит расслабляться и ждать подведения итогов. Если это конкурс, запрос предложений или другая не аукционная процедура, заказчик может провести переторжку или сделать дозапрос участнику. Поэтому обязательно проверяйте все уведомления с площадки.
